办公文稿的写作技术

时间：2022-10-16 百科知识版权反馈

【摘要】：通过这个案例，我们可以认识到，使用Office办公室自动化的专门应用工具，比我们按普通文档的制作更为方便，应用更加广泛，自动化程度更高。Power Point文稿制作与演示工具不仅可以做如上的文件保存、打包、打印与函件发送工作，而且还有更为重要的一个方面，即通过幻灯演示进行播放。文稿制作与演示等方面的相关知识还很多，读者可以触类旁通，通过菜单的显示即可了解其功能作用。

7.4　办公文稿的写作技术

办公文稿涉及的内容比较多，不可面面俱到，也不可一概而言，我们以几个比较典型的办公文稿为例来加以说明。

其实办公文稿与其他任何文稿一样，可以通过文字输入、文稿编辑达到一切需要的样式与内容。如果你熟悉了Word 97/2000的文字处理与文档编辑技术，你就可以解决一切问题了。

除此之外，我们将提出一个更高的要求。我们知道Office 97/2000是一个办公室自动化家族产品，它不仅包含了具有强劲功能的Word 97/2000——文字处理工具，而且还拥有Excel ——电子表格制作工具，Access——电子数据库制作工具，Power Point——公文文档编辑工具等办公自动化系列工具。下面我们将利用其中之一的Power Point文档生成工具，看看能否给你一些启示。你会想到如何在办公室自动化当中超越自我，不断学习新的东西。同时，你也会体会到现代科技给你的生活与工作带来的无限魅力。

Power Point是一个专门制作如公司会议、年度总结、工作安排、公司蓝图报告等公文文档的工具，它是一个可以任意修改、保留、进行幻灯片演示和远程发送的现代化工具。下面便是一个文档制作的全过程。

● 从Windows 98/95的开始菜单启动Power Point（前提是你必须安装了Office 97/2000），其菜单如图7-17所示。

图7-17　Power Point菜单

● 点击Power Point 菜单进入文档制作窗口，如图7-18所示。

图7-18　文档制作或管理窗口

在上面的文档制作与管理窗口中，我们可以制作一个新的演示文稿，也可以打开一个已有的演示文稿。在文稿创作开始，往往系统给出了许多的模板供我们选择，可在你喜欢的模板中进行所需要的文稿写作。

● 选中“模板”选项并点击“确定”按钮，出现图7-19所示。

图7-19　新建演示文稿窗口

● 将上面的标签页切换到“演示文稿设计”，出现图7-20所示。

图7-20　演示文稿类型面板

在上面的演示文稿类型面板之中，系统提供了各种各样的演示文稿风格，它已经为我们提供了多种选择方案，我们可以从中选择一种最喜欢的风格加以运用。

● 用鼠标点击选择“热切型模板”，出现图7-21所示。

● 点击“确定”按钮，出现图7-22所示。

在图7-22中给出了文稿各种各样的版式，从中可以选择你最喜欢的一种。我们不妨选择第一行第二列的版式并点击“确定”按钮，出现图7-23所示。

图7-21　热切型文稿选中显示

图7-22　文稿版式选择窗口

图7-23　文稿版式确定后的情形

在图7-23中实际上给出了一个文稿标题和文稿内容的书写窗口，只要用鼠标单击即可进入标题和文稿内容的书写。这里不妨为之做一个演示，如图7-24所示。

图7-24　文稿标题与内容书写

现在，你也许对Power Point的文稿演示与制作有了一个初步认识。对于已经制作的文稿，我们可以对其进行打印、保存、打包或通过电子函件发送。尤其是电子函件可将你的报告发送到你的主管部门、下属部门、总公司、分公司等。这些可以通过文件管理菜单方便地进行，文件管理菜单如图7-25所示。

图7-25　文稿通过文件菜单的各种管理

对文件进行保存，在以后你需要的时候可以随时打开、修改与查询。

通过这个案例，我们可以认识到，使用Office办公室自动化的专门应用工具，比我们按普通文档（如用Word）的制作更为方便，应用更加广泛，自动化程度更高。

Power Point文稿制作与演示工具不仅可以做如上的文件保存、打包、打印与函件发送工作，而且还有更为重要的一个方面，即通过幻灯演示进行播放。幻灯演示包括“本地演示”和“远程演示”两个方面。如果作为本地播放，则一台计算机既作为主机又作为客户机播放；如果作远程演示，则你的计算机作为服务器，远处的计算机作为客户机，可在世界各地进行接收。为此我们进行如下操作：

● 点击“幻灯片放映/观看放映”菜单，出现观看画面，如图7-26所示。