报表的预览与打印

6.5　报表的预览与打印

对于设计完成的报表，用户可以通过“打印预览”，浏览所建报表，如果对数据的输出格式不满意，则可以对其进行进一步的编辑；对于满意的报表，则可以将其送往“打印机”打印输出。

6.5.1　报表的预览

在把设计完成的报表，送往打印机之前，用户通常希望首先预览报表的打印效果，而“打印预览”，则是预览报表的最佳环境。操作如下:

（1）利用“导航窗格”预览报表。操作方法:

在“导航窗格”中，展开“报表”对象，右击指定的报表，在“快捷菜单”中，选择“打印预览”。

（2）利用“报表设计工具”预览报表。操作方法:

单击“报表设计工具”的“设计”上下文选项卡，单击“视图”组中的“视图”下拉菜单，选择“打印预览”。

（3）利用“快捷菜单”预览报表。操作方法:

右击“设计视图”的选项卡的“标题”，在弹出的“快捷菜单”中，选择“打印预览”。

（4）利用“状态栏”预览报表。操作方法:

单击“设计视图”状态栏中，右边的“打印预览”图标。

“打印预览”的选项卡如图6.59所示。

图6.59　性别分组—设计结果

利用“打印预览”，不但可以通过“显示比例”预览报表的打印效果；而且可以通过“页面大小”和“页面布局”设置打印参数；同时还可以通过“数据”，导出报表的数据到Excel、Text、Pdf或者Xps等文件中。

6.5.2　报表的打印

对于最终的报表，就可以送往打印机打印输出了。操作方法:

（1）单击“文件”选项卡，单击“打印”。在如图6.60所示的界面中，提供了“快速打印”“打印”和“打印预览”等3种打印模式。

（2）单击“快速打印”，把报表直接送往默认的打印机，打印输出。

（3）单击“打印”，如图6.61所示，可以定制打印报表。单击“属性”，可以设置打印机的属性及其打印参数（例如:效果、纸张类型和打印份数等）；单击“设置”，可以进行“页面设置”；然后单击“确定”，送往选定的打印机，打印输出。

图6.60　报表的打印与预览

图6.61　课程信息的打印预览

（4）单击“打印预览”，切换到“打印预览”视图，进行报表预览，导出报表数据。单击“页面设置”，如图6.62所示，进行页面布局及其参数设置。最后单击“打印”组的“打印”按钮，进行打印。

图6.62　报表的页面设置

报表的理想打印模式:先预览，再打印。首先对需要打印的报表进行预览，如果存在不足，可以对其进行进一步的修改，确定准确无误后，再送往打印机打印输出。