建立表结构

3.2　建立表结构

利用Access 2010管理表，可以使用5种视图。设计视图，用于创建和修改表结构；数据表视图，用于浏览、编辑和修改表内容；数据透视图视图，用于以图形的形式显示数据；数据透视表视图，用于按照不同的方式组织和分析数据；SQL视图，用于利用Access SQL语句直接创建表及其查询。前两种视图是建立表的最基本、最常用的视图。

3.2.1　利用数据表视图创建表

在打开数据库后，利用数据表视图创建表是一种简单方便的方法。在数据表视图下，可以快速构建一个比较简单的表。

【例3.1】在“例2.5学籍”数据库中，建立“教师通信”表，字段分别为姓名（文本，4），性别（文本，1），生日（日期/时间），住址（文本，16），电话（文本，11）和E－mail（文本，20）。操作如下:

（1）打开“例2.5学籍”数据库，如图3.1所示。

图3.1　利用数据表视图创建表

图3.2　数据类型

（2）单击“创建”选项卡，再单击“表格”组的“表”按钮（图3.1）。系统自动创建一个默认名称为“表1”的新表，并以数据表视图打开“表1”。

（3）单击“单击以添加”下拉菜单，如图3.2所示。选择“文本”，则添加一个文本型的默认字段“字段1”，如图3.3所示。

（4）修改“字段1”为“姓名”，如图3.4所示。

图3.3　默认“字段1”

图3.4　字段重命名

（5）重复（3）和（4）依次添加性别，生日，住址，电话和E－mail。完成表结构之后的数据表视图如图3.5所示。

（6）单击“快捷访问工具栏”的“保存”按钮，在弹出的“另存为”窗口中输入“教师通信”，单击“确定”按钮，完成表结构的保存。然后就可以输入记录数据了，输入一条记录数据后的“教师通信”表如图3.6所示。

图3.5　“表1”数据表视图

图3.6　“教师通信”数据表视图

▲提示:如果需要改变字段的类型和属性，可以单击属性列，单击“表格工具”中的“字段”上下文选项卡，然后在“属性”“格式”或“字段验证”等组中选择或设置相应的参数；在“添加和删除”组中添加或删除字段。

3.2.2　利用设计视图创建表

尽管在数据表视图下可以直观地创建表，但是对于结构复杂的表，则需要使用功能强大的“设计视图”来创建。

打开表“设计视图”的方法:在数据库窗口中，单击“创建”选项卡，再单击“表格”组的“表设计”按钮，如图3.7所示。系统自动创建一个默认名称为“表1”的新表，并以设计视图打开“表1”的空结构。

“设计视图”由3部分组成:上部分是字段输入区，用于输入字段的名称、数据类型和对该字段的说明信息；下部左侧是字段的参数区，用于设置字段的属性参数；下部右侧是帮助信息区，用于显示当前操作的相关帮助信息。

图3.7　数据库窗口的设计视图

【例3.2】在“例2.5学籍”数据库中，建立“学生”表，表结构参考学籍数据库实例（3.1.3小节）。操作如下:

（1）打开“例2.5学籍”数据库。

（2）单击“创建”选项卡，单击“表格”组的“表设计”按钮（图3.7）。系统自动创建一个默认名称为“表1”的新表，并以设计视图打开“表1”的空结构。

（3）在“字段名称”下方的第一行输入“学号”；在“数据类型”的下拉菜单中选择“文本”；在“常规”中的“字段大小”右侧输入“8”。

（4）在“字段名称”下方的第二行输入“姓名”，以下操作与“学号”字段相同。

（5）在“字段名称”下方的第三行输入“性别”；在“数据类型”的下拉菜单中选择“查询向导”，在如图3.8所示的查询向导界面中选择“自行键入所需的值”，单击“下一步”按钮；在如图3.9所示的查询向导界面中，“列数”的右侧输入“1”，在“第1列”的下方依次输入“男”和“女”，单击“下一步”按钮；在如图3.10所示的查询向导界面的“请为查阅字段指定标签”的下方输入“性别”，单击“完成”按钮。

图3.8　查询向导之一

图3.9　查询向导之二

图3.10　查询向导之三

（6）在“字段名称”下方的第四行输入“生日”；在“数据类型”的下拉菜单中选择“日期/时间”；在“常规”中的“格式”右侧的下拉菜单中选择“长日期”。

（7）在“字段名称”下方的第五行输入“政治面貌”；在“数据类型”的下拉菜单中选择“查询向导”，以下操作与“性别”字段相同。

（8）在“字段名称”下方的第六行输入“专业号”，以下操作与“学号”字段相同。

（9）在“字段名称”下方的第七行输入“是否四级”；在“数据类型”的下拉菜单中选择“是/否”；在“常规”中的“格式”右侧的下拉菜单中选择“是/否”。

（10）在“字段名称”下方的第八行输入“高考成绩”；在“数据类型”的下拉菜单中选择“数字”；在“常规”中的“字段大小”右侧的下拉菜单中选择“整数”。

（11）在“字段名称”下方的第九行输入“家庭住址”，以下操作与“学号”字段相同。

（12）在“字段名称”下方的第十行输入“照片”；在“数据类型”的下拉菜单中选择“OLE对象”。

（13）在“字段名称”下方的第十一行输入“简历”；在“数据类型”的下拉菜单中选择“备注”。

（14）单击“快捷访问工具栏”的“保存”按钮，在弹出的“另存为”窗口中输入“学生”，单击“确定”按钮；在图3.11所示的定义主键界面中选择“否”，完成表结构的保存。如果选择“是”，则系统自动添加一个字段名是“ID”的“自动编号”类型的字段。

图3.11　定义主键

▲提示:尽管在“例3.2”中，仅仅创建了表的结构，而实际上我们已经建立了一张表，只不过是一张没有记录的空表。

同理，创建“例2.5学籍”数据库的“课程”表和“选课”表。

3.2.3　修改表结构

对于已经完成的表结构，如果发现存在不妥之处，则可以打开该表的“设计视图”，对其进行修改。特别需要强调的是表结构一般不建议修改。

打开已有表的“设计视图”的方法:在图3.7的“导航视图”中展开“表”对象，右击指定的表，在快捷菜单中选择“设计视图”。

3.2.3.1　添加字段

在图3.7的“设计视图”中，在“字段名称”下方的空行处输入字段名称，然后依次输入数据类型和说明，并设置相应的字段属性。

如果在指定字段之前插入字段，则可以利用“字段选择器”选择该字段，单击“表格工具”中的“设计”上下文命令选项卡，单击“工具”组中的“插入行”；或者右击该字段，在快捷菜单中选择“插入行”（图3.7）；然后在新添加的空行处输入字段名称，然后依次输入数据类型和说明，并设置相应的字段属性。

如果需要移动字段的顺序，则可以利用“字段选择器”选择该字段，然后拖动该字段到指定位置。

如果需要建立相同或者相似的字段，则可以通过复制字段完成。

3.2.3.2　删除字段

在图3.7的“设计视图”中，利用“字段选择器”选择指定字段，单击“表格工具”中的“设计”上下文命令选项卡，单击“工具”组中的“删除行”；或者右击该字段，在快捷菜单中选择“删除行”（图3.7）。如果删除的是主键，则在如图3.12所示的删除主键界面中单击“是”按钮。

图3.12　删除主键字段

3.2.3.3　字段重命名

在图3.7的“设计视图”中，利用“字段选择器”选择指定字段，在“字段名称”下方的指定行输入新的名称。

对于数据类型和字段说明，则可以使用相同的方法进行修改。

3.2.3.4　重设字段属性

字段的属性用于控制数据的存储、输入和输出（显示）的方式等，不同字段所拥有的属性不尽相同。

（1）字段大小:用于定义文本、数字或自动编号的存储空间。文本字段大小是文本字符串的长度；数字字段的大小可以选择字节、整型、长整型、单精度型、双精度型、同步复制ID和小数的默认长度。

（2）格式:可以在不改变数据存储的情况下，改变数据的显示与打印的格式。

①对于文本、备注和超链接类型，可以使用如下4种格式符号控制输入数据的格式:

＠:不足规定长度，自动前补空格，右对齐；

＆:不足规定长度，自动后补空格，左对齐；

＜:输入的所有字母全部小写（放在格式开始）；

＞:输入的所有字母全部大写（放在格式开始）。

②对于数字型和货币型，则选择如图3.13所示的格式。

③对于日期/时间型，则选择如图3.14所示的格式。

④对于是/否型，则选择“真/假（True/False）”“是/否（Yes/No）”和“开/关（On/Off）”的格式。

图3.13　数字/货币型格式

图3.14　日期/时间型格式

（3）小数位数:对数字和货币型数据有效。位数默认0—15位，根据数字或货币型数据的字段大小而定。

（4）输入掩码:用于定义数据的输入格式，为输入提供一个模板，确保数据具有正确的格式（例如:输入密码时不显示具体内容，只能显示“＊”）。输入掩码可以使用两种方式:向导输入掩码和人工输入掩码。

①向导输入掩码:输入掩码可以打开一个向导，根据提示输入正确的掩码。如图3.15和图3.16所示。

图3.15　输入掩码向导

图3.16　长日期的输入掩码

②人工输入掩码:使用系统指定的字符按照需要自行定义的格式。输入掩码可以使用的字符及其含义如下:

0:必须输入数字（0到9），不允许使用加号（＋）和减号（－）；

9:可以选择输入数字或空格，不允许使用加号（＋）和减号（－）；

＃:可以选择输入数字或空格，允许使用加号（＋）和减号（－），空格显示为空白；

L:必须输入字母（A—Z，a—z）；

？:可以选择输入字母（A—Z，a—z）；

A:必须输入字母或数字；

a:可以选择输入字母或数字；

＆:必须输入任意一个字符或空格；

C:可以选择输入任意一个字符或空格；

＜:使其后所有字符转换为小写；

＞:使其后所有字符转换为大写；

！:使输入掩码从右到左显示；

:使其后的字符显示为原义字符（例如: A表示显示A，而非输入掩码A）；

.，:；－/:小数点占位符及千位、日期/时间的分隔符。

密码:输入的字符按照字面字符保存，但是显示为星号（＊）。

例如:学号必须输入8位数字，则输入掩码为“00000000”。电话可选输入3或4位区号7或8位号码，横线连接，则输入掩码为“9000－00000009”。时间的时分秒均必须输入2位数字，依次使用时分秒连接，则格式为“长时间”；输入掩码为“99 时00 分00 秒；0；＿”。课程号必须C开头后跟3位数字，则输入掩码为“C000”。

（5）标题:用于在数据表视图、窗体和报表中替代字段名称，但不改变表结构中的字段名称。要求简短明确，以方便管理和使用。

（6）默认值:新记录在数据表中自动显示的值。默认值只是开始值，可以在输入时改变，目的是减少输入时的重复操作。

（7）有效性规则:用于对输入字段的数据加以限制。如果输入的数据违反了有效性规则，则可以使用“有效性文本”给用户显示提示信息。有效性规则不但可以限制字段（即字段有效性），而且还可以限制记录（即记录有效性）。

例如:高考成绩必须大于0，则有效性规则为“＞0”，或者“［高考成绩］＞0”。性别必须是“男”或“女”，则有效性规则为“"男"Or"女"”。生日必须在1970年1月1日之后和在2003年12月31日之前，则有效性规则为“＞＝＃1/1/1970＃and＜＝＃12/31/2003＃”。总分必须在0与100之间，则有效性规则为“Between 0And 100”。

▲技巧:如果需要控制整个表的完整性约束，则可以在“属性表”中的“有效性规则”右侧输入相应的约束规则。主要用于控制基于“记录”的字段之间的约束（记录有效性）。

例如:对于“例2.5学籍”中的“学生”表，要求性别的长度小于姓名的长度，操作方法:打开“例2.5学籍”，打开“学生”表的设计视图；点击“表格工具”的“设计”上下文命令选项卡，在“显示/隐藏”组中，单击“属性表”；在“属性表”中的“有效性规则”右侧输入“Len（［性别］）＜Len（［姓名］）”。

有效性规则可以是任意合法的表达式（直接输入），并且可以使用“表达式生成器”来辅助完成。详细用法请参考后续章节。

（8）有效性文本:用于给出在输入数据违反有效性规则时向用户显示的提示信息。具体内容可以直接在“有效性文本”右侧输入，或者光标位于该文本框时按组合键Shift＋F2，打开显示比例窗口，输入相关内容。内容本身可以是任意的字符串，没有语法要求，不做语法检查。

例如:性别必须是“男”或“女”，则有效性文本为“性别必须是"男"或"女"！”。

（9）必须:用于确定字段中是否必须有值。若选择是，则该字段的值不能为空。

（10）允许空字符串:用于设置字段是否允许零长度字符串。

（11）索引:用于设置单一字段索引，即对该字段是否建立索引。可以选择“无”“有（有重复）”或“有（无重复）”。索引可以实现快速查询。系统默认为“无”。

（12）Unicode压缩:用于设置字段是否允许进行Unicode压缩。系统默认为“是”。

（13）输入法模式:用于设置当光标移至该字段时，应该使用哪一种输入法模式。系统默认为“开启”。

（14）输入法语句模式:用于设置当光标移至该字段时，应该使用哪一种输入法语句模式。可以选择“正常”“复数”“讲述”或者“无转化”。系统默认为“无转化”。

（15）智能标记:用于设置用于该字段的操作标记。

（16）文本对齐:用于设置控件内文本的对齐方式。

【例3.3】修改数据库中表结构。

（1）课程号必须输入4位数字，则输入掩码为“0000”。

（2）设置“生日”的必须为4位年2位月2位日的数字，依次使用年月日连接，则输入掩码为“9999 年99 月99 日”。

（3）设置“性别”的默认值是“男”，则在“默认值”右侧输入“"男"”。

（4）设置“性别”的默认值是“男”且不能为空值，则在“默认值”右侧输入“"男"”；在“必须”右侧的下拉菜单中选择“是”，或者直接输入“是”。

（5）设置“平时”“期中”和“期末”的小数位为1，则在指定字段的“小数位数”右侧的下拉菜单中选择“1”，或者直接输入“1”。

▲思考:把学生表的“专业号”字段的类型改为“查询向导”型，并且向导列表的数据来自“专业”表的“专业号”。

▲提示:在图3.8中，选择“使用查阅字段获取其他表或查询中的值”，单击“下一步”按钮，选择“专业”表，单击“下一步”按钮，选择“专业号”，单击“〉”，单击“下一步”按钮，在“1”右边的下拉菜单中选择“专业号”，单击“下一步”按钮，再单击“下一步”按钮，勾选“启动数据完整性”，单击“完成”按钮。

3.2.4　设置和取消主键

为了有效地管理表，通常需要为表设置或者取消相应的主键以区分表中的记录。针对单个字段的主键和多个字段的组合主键，设置或取消主键的方法稍有区别。

3.2.4.1　设置主键

设置主键需要经过选中主键中的字段和设置主键两步来完成。

（1）选中主键:如果是单个字段的主键，则直接使用字段选择器，单击该字段。如果是多个字段的组合主键，对于连续的字段，则先单击第一个字段，然后按下“Shift”键，最后单击最后一个字段（或者直接使用鼠标拖动）；对于不连续的字段，则先按下“Ctrl”键，然后依次单击主键的每一个字段。

（2）设置主键:选中主键后，单击“表格工具”中“设计”上下文命令选项卡，单击“工具”组中“主键”按钮。或者右击选中字段（注意:对于组合主键，不能松开“Shift”或“Ctrl”键），在快捷菜单中单击“主键”。

如果主键设置成功，则在字段的左侧（“字段选择器”的位置）出现“钥匙”的标记。

3.2.4.2　取消主键

取消主键与设置主键的方法基本相同。使用字段选择器，单击主键的任意一个字段，单击“表格工具”中“设计”上下文命令选项卡，单击“工具”组中“主键”按钮。或者右击“主键”的任意一个字段（注意:对于组合主键，不需要按下“Shift”或“Ctrl”键），在快捷菜单中单击“主键”。

如果主键取消成功，则字段左侧（字段选择器的位置）的“钥匙”标记消失。

▲提示:如果表间已经建立了关联关系，则需要先删除相应的关联关系。

【例3.4】对于“例2.5学籍”数据库，设置四张表的主键。操作如下:

（1）打开“例2.5学籍”数据库。

（2）学生表中“学号”主键的设置:在“导航窗格”中右击“学生”，单击“设计视图”，通过字段选择器，单击“学号”字段；然后单击“表格工具”中“设计”上下文命令选项卡，单击“工具”组中“主键”按钮。

对于课程表和专业表，主键的设置方法与学生表相同。

（3）选课表中组合主键（学号，课程号）的设置:在“导航窗格”中，右击“选课”，单击“设计视图”，通过字段选择器，拖动选择“学号”和“课程号”两个字段，然后单击“表格工具”中“设计”上下文命令选项卡，单击“工具”组中“主键”按钮；或者通过字段选择器，单击“学号”字段，按下“Shift”键，再单击“课程号”字段，然后单击“表格工具”中“设计”上下文命令选项卡，单击“工具”组中“主键”按钮。