涉外礼宾活动礼仪

一、 着装礼仪

根据涉外礼仪的规范,在国际交往中,涉外人员所接触的各种具体场合,大体可以分作三类:即公务场合、社交场合和休闲场合。

(一)公务场合

公务场合,指的就是涉外人员上班处理公务的场合。在公务场合,涉外人员的着装应当重点突出庄重保守的风格。

中国的涉外人员在公务场合的着装,最为标准的主要是深色毛料的套装、套裙或制服。具体而言,男士最好是身着藏蓝色、灰色的西装套装或中山装,内穿白色衬衫,脚穿深色袜子、黑色皮鞋。穿西装套装时,务必要系领带。

女士的最佳衣着是:身着单一色彩的西服套裙,内穿白色衬衫,脚穿肉色长筒丝袜和黑色高跟皮鞋。有时,穿着单一色彩的连衣裙亦可,但是尽量不要选择以长裤为下装的套装。

(二)社交场合

在社交场合,涉外人员的着装应当重点突出 “时尚个性”的风格。既不必过于保守从众,也不宜过分地随便、邋遢。

在需要穿着礼服的场合的做法是,男士穿着黑色的中山套装或西装套装,女士则穿着单色的旗袍或下摆长于膝部的连衣裙。其中,尤其以黑色中山装套装与单色旗袍最具有中国特色,并且应用最为广泛。

在社交场合,最好不要穿制服或便装。

(三)休闲场合

在休闲场合,涉外人员的着装应当重点突出 “舒适自然”的风格。衣着没有必要过于正式,尤其应当注意,不要穿套装或套裙,也不必穿制服。另一个方面的主要问题是,涉外人员应当使自己的衣着得法。

二、 迎送礼仪

1.确定迎送规格

迎送规格,一般应遵循对等或对应原则,即主要的迎送人员应与来宾的身份相当或相应。若由于种种原因,主方主要人员不能参加迎送活动,使双方身份不能完全对等或对应,可以灵活变通。以对口原则,由职务相宜人员迎送,但应及时向对方做出解释,以免误解。

2.掌握抵达和离开的时间

接待工作人员应当准确了解来宾所乘交通工具的航班号、车次以及抵离时间。将这些情况和迎送人员名单一并通知机场 (或车站、码头),以便做好接站 (或送站)准备。一般提前一个小时到达。

3.安排好车辆

根据来宾和迎送人员的人数,以及行李数量安排车辆。乘车座位安排应适当宽松,正常情况下,附加座一般不安排坐人。如果来宾行李数量较多,应该安排专门的行李车。如果是车队行进,出发前应明确行车顺序,并通知有关人员,以免行进中发生错位。

4.献花

如安排献花,须用鲜花,并注意保持花束整洁、鲜艳,忌用菊花、杜鹃花、石竹花和黄色花朵。有的国家习惯送花环,或者送一两枝名贵的兰花、玫瑰花等。通常由儿童或女青年在参加迎送的主要领导人与客人握手之后,将花献上。有的国家由女主人向女宾献花。

5.介绍

介绍一般由礼宾工作人员负责,不能由翻译介绍,先把谁介绍给谁要讲究顺序。

6.陪车工作

客人抵达后,从机场到住地,以及访问结束,由住地到机场,有的安排主人陪同乘车,也有不陪同乘车的。如果主人陪车,应请客人坐在主人的右侧。如是三排座的轿车,译员坐在主人前面的加座上;如是二排座,译员坐在司机旁边。上车时,最好客人从右侧门上车,主人从左侧门上车,避免从客人座前穿过。遇客人先上车,坐到了主人的位置上,则不必请客人挪动位置。

如果陪客人同乘一辆车,要首先为客人打开轿车的右侧后门,并以手掌挡住车篷上沿,提醒客人不要碰头。等客人坐好后,方可关门。最后,公关人员应绕过车尾从左侧后门上车。

三、 宴请礼仪

(一)宴请种类

1.宴会

宴会是正餐,出席的人员应按主人排好的席位入座,由服务员按专门设计的菜单依次上菜。宴会又可分为国宴、正式宴会、便宴和家宴。国宴规格最高,是国家元首或政府首脑为国家庆典或外国元首来访而举行的正式宴会。宴会厅内悬挂国旗,乐队奏国歌和席间乐,席间有祝词或祝酒。正式宴会,除不挂国旗、不奏国歌及宴席规格不同外,其余安排与国宴相似。有些正式宴会极为讲究,对餐具、酒水、菜肴及陈设等均作严格要求。便宴则是作为非正式的宴会,形式简单,不排座位,不安排讲话,菜肴亦可酌减。便宴气氛比较随便、亲切。家宴,在家中设宴招待客人,是一种表示更加亲切友好的形式。宴会按时间的不同又分为早宴、午宴和晚宴。一般来说,晚上举行的宴会要比白天举行的宴会更为隆重。便宴不排座位,不作正式讲话,菜肴道数亦不多,气氛较随便。

2.招待会

招待会是指一些不备正餐的宴请形式。一般备有食品和饮料,不排席位,可自由活动。招待会有冷餐会和酒会两种常见的形式。

(1)冷餐会又叫自助餐,冷餐会一般是在招待人数较多时举行,规格有高有低。举办时间多在中午12点至下午2点,下午5点至7点。地点可在室内、庭院或花园中,设小桌、椅子,自由入座,不排座位,也可站立进餐。菜肴多以冷食为主,备有酒水,餐桌同时陈设各种餐具,供宾主自取,边谈边用。

(2)酒会,亦称鸡尾酒会,以酒水为主,略备小吃,一般不设桌椅。酒会举办时间较为灵活,早、午、晚均可。客人到达和退席时间不受限制。采用酒会形式举办大型活动已日渐普遍。

3.工作进餐

工作进餐是现代国际交往中经常采用的一种非正式宴请形式 (有时由参加人各自付费),利用进餐时间,边谈问题边进餐。此类活动一般只请与工作有关的人员。

4.茶会

茶会是一种更为简便的招待形式,常在客厅或室外花园举行。不排席位,可以随便就座,主宾和主人坐在一起。茶会主要是请客人品茶 (也有喝咖啡的),茶叶、茶具的选择应该讲究。除茶之外,还可略备点心和地方风味小吃。

(二)宴请程序

1.选择宴请的时间

应对主客双方都合适,注意避开对方的重大节假日、有禁忌的日子和时间。例如,宴请基督教徒不要选13日,更不要选13日又星期五;伊斯兰教徒在斋月内白天禁食,宴请应安排在晚上。

2.宴请的方式

各种宴请活动,一般应发请柬,这既是礼貌,亦可对客人起备忘之用。请柬内容包括活动形式、时间及地点、应邀人的姓名、对服饰的要求、是否要求回复等。请柬行文所提及的人名、单位名、节日名称都应用全称。正式宴会最好能在发请柬之前排好席次,并在信封下角注明席次号。

3.布置宴会厅

宴会厅的布置应该严肃、庄重、大方。不要用红绿灯、霓虹灯装饰,可以少量点缀鲜花。

4.安排座位

正式宴会的席位、桌次高低以离主桌位置远近而定,右高左低。同一桌上,主人居中,主宾位于主人右侧,其他席位的高低以离主人的座位远近而定。外国的习惯是,男女穿插安排。

5.餐前准备

用餐前二十分钟,应将冷盘放好。凡是花式冷盘,如凤凰、孔雀、蝴蝶等拼盘,以及鸡鱼等,头要朝主位。食品、饮料摆好后,服务人员不要离开餐厅。宾主落座后,即可斟果酒、汽水等,斟酒斟水八分满即可。

6.宴会礼仪

宴会如有讲话,要拟好书面讲稿。通常宾主双方事先交换讲话稿。主、宾讲话在宴会开始时进行。主人、主宾讲话时,其他人员不得用餐。主桌首次起立祝酒时,其他桌也应起立祝酒;一般情况下,主桌祝酒之前,其他桌不可首先起立或串桌祝酒。宴会进行中,主人和陪客应普遍地同外宾交谈,不要只和个别外宾或我方人员之间长谈而冷落其他客人。

四、 西餐礼仪

吃西餐讲究文雅,就餐时,要求坐姿端正,不可以手托腮或臂肘交叉放在餐桌上。坐定后将餐巾打开,平铺在腿上,不能将餐巾吊在领口 (婴幼儿除外)。西餐餐具与中餐不同,一般有刀、叉、匙、盘、杯等,使用时通常是右手拿刀,左手拿叉,切下一小块后直接用叉送入口中,不能用刀叼着吃东西。吃面包时,应用刀切成片或用手撕成片后送入口中,不能拿起整块面包用嘴直接啃。喝汤时,应用汤勺舀起一勺一勺地喝,不能端起汤碗直接喝,最重要的是千万不要喝出声来。汤太烫时,不能用嘴吹,要想冷得快,唯一的方法是用小勺轻轻搅拌。喝酒或饮料要先擦擦嘴再喝,以免将嘴上的油渍遗留在杯口上。

进餐时,一面嚼东西一面交谈是不礼貌的。同桌人可相互敬酒,但绝对不能劝酒。用餐时也不能抽烟。万一有东西嵌入牙缝时,可以用餐巾掩嘴偷偷取出,如果不能简单取出,就借故去一下洗手间再想办法,千万不可当桌用手指或叉子掏剔。喝茶或咖啡如愿加牛奶和糖,自取后用小茶匙搅拌,搅好后将茶匙放在小碟内,不要插在杯中。喝时应端起杯子就口慢慢喝,不要用勺舀,也不要端起杯子一饮而尽。

自助式西餐,取食时应沿菜台按顺时针方向移动,以免与人发生碰撞。要掌握好分量,以少为宜,不够再取,切勿浪费。吃好后暗示服务生收拾餐具的方法是:将刀叉合拢并列放在盘子中间。

五、 对外赠礼

1.选择礼品

在涉外交往中,为了表达友谊、祝贺或为了纪念,往往需要送一些小礼品。选择礼品时应考虑到客人的爱好、习惯和忌讳,同时应考虑具有一定的纪念意义、民族特色、艺术价值和实用价值,一般可选用本市小件土特产、工艺品、纪念品、水果或鲜花等。赠送的礼品要用礼品纸包扎,并用彩带系上花结。外国人接到礼品后往往有当面打开包装并加以欣赏、赞赏的习惯,当遇到这种情况时,送礼人可进一步对礼品作一些介绍说明。

2.鲜花礼俗

花是友谊的象征。鲜花是人们最普遍用来表达感情的礼物。国际礼仪中常见的花语有:紫藤花表示欢迎;橄榄表示和平;白百合花表示纯洁;玫瑰表示爱情;白栎树表示独立;万寿菊表示悲哀;豆蔻表示别离。宴会上,用与来访外宾的国旗颜色相同的花朵装点宴会厅,是对来宾的礼遇。会谈 (洽谈)室用鲜花加以布置,会产生祥和、生机盎然的气氛。在客人下榻的宾馆房间摆上一束迎宾鲜花,能给客人一种宾至如归的感觉。

3.花木交往中的忌讳

(1)根花忌:探视病人时,日本人严忌以根花 (包括盆花)为礼,因为日文的 “根”字与 “睡”字的发音相同。

(2)山茶花忌:日本人在探望病人时,忌用山茶花、仙客来、淡黄花及白花。因为山茶花凋谢时整个花头落地,不吉利;仙客来花,日本念为 “希苦拉面”,而 “希”同日文的 “死”发音相同;淡黄花与白花,多为日本人不喜欢。

(3)荷花忌:印度人忌以荷花作馈赠品,因为印度人多以荷花为祭祀之花。

(4)白花忌:在欧洲,人们以花为礼时,除生日与命名日之外,一般忌用白色鲜花。

(5)香花忌:一些欧洲国家的人,在探望病人时,往往忌用香气浓烈的或具有特殊象征义的鲜花。送予中年人的,忌用小花;送予年轻人的,忌用大花。

(6)盆花忌:在通常以花为礼的交往中,许多欧洲人爱用切花,忌用盆花,但在复活节之际,可用盆栽的风信子为礼。

(7)菊花忌:在欧洲许多国家,人们忌用菊花为礼。传统习俗认为菊花是墓地之花。日本人忌用菊花作室内装饰,认为菊花是不吉祥的。

(8)双花忌:波兰人与罗马尼亚人以花为礼时,所用的花束必须是单数,即使一枝也可,忌讳双数,但罗马尼亚人的生日除外。

(9)干花忌:除人造花之外,波兰人忌送干花或枯萎的花。波兰人认为,送干花或枯花,意味着情谊的终结。

(10)郁金香忌:德国人往往忌以郁金香为馈赠品,他们认为它是无情之花。

(11)黄玫瑰忌:英国人忌以黄玫瑰为礼花。英国传统习俗认为,黄玫瑰象征亲友分离。

(12)黄花忌:法国人往往忌送黄花。法国传统的习俗认为黄色花象征着不忠诚。

(13)妖花忌:许多拉丁美洲人,将菊花视为 “妖花”,他们忌用菊花装饰房间,忌以菊花为礼。

(14)紫花忌:巴西人忌用绛紫色的花为礼,因为巴西人惯以紫花为葬礼之花。

这些都是很重要的礼节。此外,应邀赴宴时,忌讳迟到,且不要忘记向女主人送上5朵或7朵 (忌双数的)鲜花。在主人正式敬酒之前,客人不宜先行自饮。在畅谈时,应忌讳谈当地的政治问题。

【小资料】

她为什么不辞而别?

武汉市与日本某市缔结友好城市,在某饭店举办大型中餐宴会,邀请本市最著名的演员助兴。这位演员到达后,费了很长时间才找到了自己的位置。当她入座后发现,同桌的许多客人都是接送领导和客人的司机。演员感到自尊心受到了伤害,没有同任何人打招呼就悄悄离开了饭店。当时宴会的组织者并未觉察到这一点,直到宴会主持人拟邀请这位演员演唱时,才发现演员并不在现场。幸好主持人头脑灵活,临时改换其他节目,才算没有出现 “冷场”。

【分析提示】一个大型活动的组织者,事先应精心策划,对被邀请的对象逐一分析,从门口接待到宴请的桌次和座位安排均应一一落实,分工到位。而这位中餐宴会的组织者,对著名演员的到来一无所知,也无人接待她,而且座位安排不当,极大地伤害了这位著名演员的自尊心,难怪她要不告而别了。