填写办公物品购置领用清单

任务三　填写办公物品购置领用清单

一、训练目标

掌握办公物品购置领用清单的填写方法。

二、任务内容

按照惯例，北京联视传播股份有限公司行政秘书小郑每月都会对办公物品的库存与使用情况进行查看清点。这天，她查看办公物品库存记录，发现打印机消耗品已显不足，需要购置。随后，公司营销部职员王芳代部门申请添置一台传真机，同时欲领取两箱A4纸张。根据案例中的情境，小郑应该如何处理以上事务？

三、任务要求

拟定3份表格，一份是办公物品库存记录表，一份是办公物品采购申请表，还有一份是办公物品的领取表。

四、训练提示

（1）本实训可选择在模拟办公室进行。

（2）全班同学分成若干小组，每个小组3人，其中1人扮演行政秘书小郑，1人扮演营销部职员王芳，1人进行监督和评价。每人都要轮流演示小郑填写办公物品购置领用清单内容的过程。

（3）每个学生在演练过程中一定要严肃认真，言行符合规范。

（4）每个学生最好都能按照实训内容设计演练的脚本（包括情节和台词），并给本小组成员分派角色。

（5）老师可以临场发挥，比如，增设模拟角色和任务；在学生演练时，组织其他学生对表演进行评论。

五、训练内容及成果

1.工作任务

（1）办公物品采购申请表（表2－41）应列明申购人，申购时间，申购部门、申购办公物品名称、数量等项。

表2－41　办公物品采购申请表

（2）办公物品领用登记表（表2－42）主要列明：物品名称、单位、数量，领用人等项。

表2－42　办公物品领用登记表

（3）库存记录表（表2－43）主要列明：接收数量、发放数量、余额等项。

表2－43　库存记录表

2.工作过程概述

小郑根据办公物品库存记录，发现办公物品出现短缺，于是按程序填写办公物品采购申请表，由领导审批盖章后，按要求添置相应的办公物品。而领取办公物品时需要填写办公物品领用登记表，注明领取用品的名称、型号、数量，以及用途或原因，并到所属部门盖章后方可领取。

3.训练成果

（略）

六、综合训练题

（1）办公室办公需用文件夹15个、订书机3个、打印纸1包，这些物品公司都没有库存。因此，秘书需要拟写一份办公物品的采购计划并填制采购计划单。

（2）海潮公司需要购置一批办公物品，清单如下：货架1个，储藏文件柜1个，打印纸5箱，打印墨盒10个，信封500个，横格笔记本100个，稿笺纸200本，铅笔、圆珠笔、签字笔各120支，大头针、曲别针各50盒，订书机5个，碎纸机2台，备忘录100个，锁10把。秘书张洁应该怎么做好这项工作？

（3）你是飞扬国际集团办公室秘书，今天你在检查库存时发现A4纸张、16K纸张、装订机等都为数不多，需要再订货，请填写办公物品购置领用清单以便及时进行货物采购。

（4）一天上午，华荣公司北京销售分公司秘书小王正在办公室整理文档。销售部小田推门进来，说要领5令A4打印纸、三包C6信封。小王要他填写办公物品领用申请单。小田嘟嘟囔囔地说这还要填呀，他不会填。如果你是小王，请说说该如何帮小田填写这份表格，并说说该如何有效发放办公物品。