维护上司权威

二、维护上司权威

社会群体中必须具有权威，上司应当是单位或部门中的权威，这与他们的地位、职权相称，权威能产生群体凝聚力，使上司得以实施指挥。作为助手的秘书为此应当随时注意维护上司的权威，这可以从如下方面着手：

1．尊重上司

平时无论秘书单独和上司相处，还是在其他人面前、在电话中，凡谈及上司，都应称呼其姓氏并加上他的职务；

凡有初次前来的宾客与上司交谈，秘书如在场，要恭敬地向客人介绍自己的上司；双方洽谈时，秘书不多嘴插话，除非上司问你；要坐得离双方稍远些，既使双方谈话方便，又能随时应上司召唤；

在公开场合，秘书要让上司走在前面，自己跟随身后，或让上司坐在中间，自己坐在稍后左右侧；

秘书切勿在他人面前批评、贬低上司，背后说上司坏话和做小动作，对秘书将是不利的。你应该站在认可上司的角度上说话，以与人为善的姿态，力求维护上司的威信。至于上司的为人，自有公论，处于秘书的位置上，不宜加入对上司的公开议论，更不宜去议论上司的私生活。

当秘书受到上司的批评时，不要反驳，上司遭到下属反驳是难堪的，最易损伤其自尊心，这时，秘书应冷静接受，有则改之，最好当面承认、致歉，无则加勉。受到上司的批评而能反思的秘书，既显示出自己良好的涵养，也能为上司所赏识。

2．及时汇报、请示

及时向上司汇报和请示，既是秘书的职责，也是尊重上司的表现。

对于上司交办的事项，在遇到疑难、情况变化或办理完毕后，应向上司汇报；有些费时较长的交办任务，还得向上司作中途汇报，让上司了解此事的进程，心中有数。

当上司外出时，秘书对所有寄来的信函、来访事宜要仔细登记，凡属已得到授权的事，秘书可以自己处理，除此之外的留待上司回来处理。当上司回来后，秘书应向上司汇报他外出期间的重要情况，使上司感到你处理的很得当。

凡工作中出现新问题或难以把握的事情，秘书要向上司请示，不能想当然，自作主张；琐碎的小事不宜请示，不分场合、不看时机、事事请示，会打扰上司，影响其工作，也会引起他对你工作能力的怀疑。

对于重要事项，宜以书面形式请示报告；事务性的问题宜直接作口头汇报。

当上司正忙于紧要问题时，开会时，与他人洽谈工作时，一般不宜去做汇报请示，以免打扰他。

汇报时内容要核对属实，不能掺杂传闻、推测以及个人感情等。

如果秘书同时为几位上司服务，应根据事项内容，向分管上司请示汇报，涉及全面、综合性的问题则向主要上司请示汇报。

3．进言艺术

进言指秘书主动向上司提出意见、建议或批评、劝规，这是秘书对上司拾遗补缺，发挥参谋作用的一种方式，当然，涉外秘书是否需要运用这种方式，则应视上司是否开明、秘书与上司的关系如何而定。

秘书向上司进言是为了改进工作，或规劝上司，利于提高或保持上司的权威，所以，进言时必须注意方式方法，以使进言收到成效，如下的方式方法被证明是可行的：

(1)适事。秘书进言，必需是紧急的事，重大的事，领导者需要知道的事；工作发生了错误、疏漏，需要纠正、补救的事；自己反复思考确实认为是合理的事。而不应该自作聪明，热情过头，随便想到什么就立即进言，这样反而会干扰领导工作。

(2)适时。秘书进言，要考虑时机，重大的、紧急的事应立即进言，勿因顾虑而贻误时机；一般的事，可视领导空闲之时，或心情较好时再进言。

(3)适地。秘书进言，要看场合。工作上的建议，可以在公众场合或会议上提出；对领导者的提醒，则应在个别场合悄然提出；对领导的批评、劝谏，则应经过深思熟虑之后，预先约定时间提出，以让领导者有一定的思想准备。一般地说，批评宜在个别场合进行。

(4)适度。秘书进言，还要注意掌握分寸。显而易见的事，点到为止，毋须反复讲。领导一时接受不了的，可以过一段时间再提，要让领导有一个思考的过程，而不要一味纠缠不休。尤其重要的是，秘书不应自以为是，进言不是单向的，而应是双向的交流，秘书要随时准备自己的意见被否决，乐于在与领导者交流、切磋中接受正确的意见。