权衡轻重的工作计划

9.权衡轻重的工作计划

前文谈及工作计划的问题，合理制定工作计划有利于消除干扰，促使工作顺利进行。但真正要使计划能够顺利推动，还得制定妥当的工作顺序。且让我们设想一下，若打算烧壶开水，那么应该先将壶里灌满冷水，还是先把瓦斯炉打开？显然，不论采用何种方法，最后都能达到把水烧开的目的。但究竟哪个方法较好，较适当呢？

妥当的工作计划有一个重要标准，那就是合理的工作顺序。

陈小姐是一家制药公司的总经理助理。一天，她正在为一场重要的会议进行事前的准备事宜。忽然，上司委托她处理一份很棘手的文件，所以陈小姐马上放下手边的工作去处理。谁知那份文件花了她很多时间，等她处理完，距离开会的时间只剩下半小时，陈小姐只好马不停蹄地继续投入会议的准备工作。她费了九牛二虎之力才勉强把事情赶完，可是上司却很不满意。他责备陈小姐做事不分轻重缓急，以致场面弄得一团糟。这使陈小姐有苦难言，内心十分委屈。其实在陈小姐决定如何处理这两件事情之前，的确应该稍加衡量轻重，如此才能合理安排工作顺序，不致发生前述的困扰。

生活中，许多人都因计划不当使工作事倍功半，浪费不少宝贵的时间。所以在此建议这些人不妨先制定三类计划——“年度计划”、“当季计划”及“每周计划”，并且在每天上班前另外草拟一份“备忘录”，以便充分确定目前最重要的工作事项，以免自己的工作步骤被突如其来的状况打乱，因而受到责备。

在这三类计划中，都必须将时间因素列入考虑，亦即要先确定如何安排工作顺序，才能使自己在最短的时间内取得最大的效益。你必须预先算好完成那些工作共需花多少时间，并且保留一定空档以便应付突如其来的事件，如此才能使工作进行得更顺利，也才能助你摆脱这类困扰。