工作计划和总结撰写

第六章　行业协会基础管理

第一节　行业协会会员开发与服务

一、会员开发与服务的涵义

行业协会作为一个行业的代表，如何体现行业协会的行业代表作用，其中一个重要的衡量指标就是同业企业的会员数量，或者说会员规模。行业协会要想真正成为“行业代表”，充分发挥行业代表作用，就必须重视行业协会的会员开发和服务工作。

行业协会的会员开发和服务，是指行业协会为了能充分代表行业，真正服务行业发展，在现有会员的基础上，通过开展一系列服务工作、会员活动等，进一步吸引同业企业加入协会，提高行业入会率，扩大会员规模；同时，通过预测规划、考核评价、学习培训、维护激励等多种手段，系统地调动会员的积极性，从而达到凝聚会员单位、增强会员对协会的认同度，集中会员单位的智慧和力量，使其自主自愿参与协会工作的最终目标。

对于会员开发与服务需要考虑以下四个方面的问题：

第一，会员开发与服务既要强调开发，更注重服务，要在开发中服务，在服务中开发。行业协会的会员开发就是要吸引更多企业加入协会，而会员服务的目的则是让会员单位在享受服务的同时，更愿意参与协会的各项工作。

第二，会员开发与服务的重点是挖掘和凝聚更多会员单位的力量，调动会员的积极性和创造性，集思广益，为行业及行业协会的发展献计献策。

第三，会员开发与服务是一个系统工程，贯穿行业协会建设和发展过程的始终，预测规划、培训学习、考核评价、维护激励等，都是其中不可或缺的环节。

第四，会员开发与服务的程度受到行业协会自身发展水平的影响，行业协会发展越成熟，会员开发与服务水平也将越高。对于新成立的行业协会来说，会员的开发与服务工作还相对薄弱；而随着组织的发展，会员开发与服务工作将成为行业协会的重要工作内容之一。从某种程度上说，会员开发与服务过程就是行业协会组织发展和业务能力提升的过程。

二、会员开发与服务的内容

（一）会员入会

1．会员资格

凡在本行政区本行业从事经营、管理、研发、服务等活动的企事业单位，承认行业协会章程，自愿申请参加，经理事会批准，即为协会团体会员单位。凡在本行政区本行业从事经营、管理、研发、服务等活动的人员自愿申请，承认行业协会章程，经理事会批准，即为协会个人会员。

2．入会程序

第一步，申请单位或个人在认真阅读协会章程的基础上，填写《入会申请表》，加盖单位公章，连同单位营业执照法人复印件和公司简介各一份递交协会秘书处会员部。《入会申请表》和协会章程可向协会秘书处会员部领取，或从协会网站下载。

第二步，会员部接到《入会申请表》后提交秘书处审批，秘书处在规定工作日内提出意见并报理事会审批。

第三步，会员部将审批意见及时告知申请单位或个人，对审核批准入会的单位统一颁发会员证书、铜牌并收取会费。

（二）会员权利和义务

1．会员权利

会员有选举权和被选举权；有权要求就行业共同关心的问题开展调查研究，并向政府及有关部门提出政策性建议；有优先参加协会组织的各项活动的权利；在经济、技术咨询、业务培训中享受优惠待遇；优先获得协会的刊物和有关信息资料等。

2．会员义务

会员应遵守协会章程，执行协会决议，维护协会利益；积极参加协会举办的各项活动，完成协会部署和委托的任务；经常向协会提供本单位经营管理情况的经验；及时反映行业信息和动态；按照规定及时交纳会费。

会员有退会的自由，退会时应书面通知协会秘书处，由协会通知全体会员单位。

（三）会员服务

（1）行业协会秘书处在每年第一季度向会员进行服务需求调查，以会员的需求作为改进工作的目标，并据此形成年度活动计划向会员公布，并保证每位会员获得直接或间接服务。

（2）行业协会会员参加由协会组织、承办或与其他部门合办的各类活动，享有优先参与权，并依照活动内容减免活动费用。

（3）行业协会对会员、理事和常务理事提供不同的增值服务，免费向会员寄发相关资料，通过协会网站和其他渠道及时报道业界动态、相关政策以及会员动态，搭建信息沟通桥梁。

（4）行业协会秘书处通过走访企业、电话、邮件、座谈、问卷调查等多种形式与会员保持经常性联络，了解会员需求、帮助会员解决问题，并将企业需求及时反映给有关政府部门。

（5）行业协会秘书处根据会员的特殊服务需求，与会员共同研究定制服务方案，并由会员和协会共同组织实施。

（四）会籍管理

（1）行业协会会员部负责建立会员数据库，设立专人维护、更新和管理。

（2）各会员单位指派专人作为协会联络员，当本单位在协会注册信息变更或有重要变化时，及时与协会联系。

（3）为协会发展作出贡献的单位或个人，由会员部推荐，报秘书处或理事会批准，视贡献大小分别给予通报表扬、嘉奖或授予荣誉称号等奖励。

（4）对违反协会章程或其他规定的会员，由会员部提出，报理事会批准，视情节轻重通报批评或取消会员资格。

（5）对不交纳会费的会员，视为自动退会。由会员部与该单位清理未尽事务，收回会员证书。

（6）违反国家有关法律、法规被公开曝光的单位，取消其会员资格。

（7）会员自愿退会应由本单位或本人提出书面申请，报秘书处备案。会员部与该单位或个人清理未尽事务，收回会员证书。

第二节　行业协会资金筹集

一、行业协会资金来源构成

（1）会费收入，是指行业协会根据章程等的规定向会员收取的会费，分为团体会员会费和个人会员会费。

（2）提供服务收入，是指行业协会根据章程等的规定向其服务对象提供服务取得的收入，主要有信息服务、培训、咨询、举办展览会等活动获得的收入。

（3）政府补助收入，是指行业协会接受政府拨款或者政府机构给予的补助而取得的收入。

（4）捐赠收入，是指行业协会接受其他单位或者个人捐赠所取得的收入。

（5）经营性收入，是指行业协会开办经济实体经营所取得的收入。

（6）其他收入，是指除上述收入以外的其他收入。

二、行业协会扩大资金筹集方法

（一）加强会费收缴

会员会费可以根据在行业协会中承担的不同职位确定不同的会费标准，如：会长20 000元、副会长10 000元、常务理事5 000元、理事2 000元，等等。

会员单位自愿交纳的超出会费标准的部分视为会员支持协会工作的费用。

会员如有特殊情况可申请延期交付或减免会费，但应向协会秘书处提交书面申请并获得批准。

（二）争取政府的支持

行业协会要抓住政府向社会组织转移职能的机会，积极拓展服务范围，提高服务能力，并主动与政府合作，将政府原有的部分服务项目转移出来，争取获得资金、减免税费的优惠政策和免费或低价提供的办公用房。

行业协会要加强自身能力建设，提高组织专项活动的能力，并对自己可能组织的活动进行筛选，选择与行业性和公共性密切相关的部分，积极与政府沟通，以期获得政府购买社会服务项目。

（三）扩大捐赠来源

捐赠是行业协会获取外部资金的一条传统途径，分为直接捐赠和专项捐赠。

直接捐赠就是直接联系企业为行业协会捐款。直接捐赠方法的有效性，与行业协会及主要领导人的社会地位和威望以及关系网络有十分重要的关系。

专项捐赠就是结合行业协会开展的某一项活动，向企业要求捐赠。专项捐赠可以使企业在活动中提高知名度，通常企业会有更高的积极性。行业协会应该针对企业特点和需求设计专项活动，保证企业捐赠获得良好的效果。

行业协会在争取捐赠过程中，要树立很高的社会公信度，向捐赠者提供真实的、能满足其抉择需要的财务信息。

（四）收取服务费用

行业协会在为会员、社会公众提供特定的服务时，可以收取一定的费用。这里的特定服务，是指能够为会员、社会公众带来某种独有收益的服务。但是，收取一定费用的目的是弥补开支，降低成本，所以收费应该是低水平的，而不应该按照市场价格来收取费用。

（五）从事经营活动

行业协会可以从事一些相关的经济活动，将获取的收入用于行业协会发展所需。行业协会从事经营活动的目的是更好地实现其服务的宗旨，所以从事的经营活动必须是合法的，不会对自己的声誉造成不良影响，并且从中所获的经济利益不能在内部进行分配，必须全部用于行业协会发展。

行业协会从事的经营活动应避免与会员单位经营活动的重叠或冲突。

（六）尝试基金运营

行业协会可以通过与公募基金会的合作设立专项基金，吸引关心和支持行业协会发展的热心人士出资，用以资助与行业协会发展相关的专门项目。

第三节　行业协会办公室管理

一、工作计划和总结撰写

（一）工作计划撰写

1．工作计划的特点

计划是管理的一项重要职能，任何组织中的各项管理活动都离不开计划。行业协会的工作通过计划将组织在一定时期内的活动任务分解给协会的每一个部门、环节和个人，从而不仅为这些部门、环节和个人在该时期的工作提供具体的依据，而且为解决行业协会目标的实现提供了保证。

行业协会工作计划的特点表现在：时间一般在一年或半年左右，范围通常都是行业协会的一般工作安排或某一大项重要工作，内容和写法要比规划具体深入、比设想正规细致、比方案简明集中。

2．工作计划的内容

行业协会工作计划是以行业协会的工作内容为范围，只在协会内要求执行的，所以一般不以文件形式下发，因而除标题和正文外，往往还要在题下或文后标明“×年×月×日制定”字样，以示郑重。计划的标题是“四要素”写法，即：协会名称＋时间期限＋内容范围＋“计划”两字，其中哪一个要素都不应省略。由于工作计划是对行业协会的全面工作或某一项重要工作的具体要求，所以，工作计划要比规划和设想具体和详细。

工作计划一般包括以下几方面内容：

开头：或阐述依据，或概述情况，或直述目的，要写得简明扼要。

主体：即计划的核心内容，阐述“做什么”（目标、任务）、“做到什么程度”（要求）和“怎样做”（措施办法）三项内容，既要写得全面周到，又要写得有条不紊，具体明白。全面工作计划一般采取“并列式结构”（任务、措施分说）。

结尾：或突出重点，或强调有关事项，或提出简短号召。

（二）工作计划要素

工作计划应该包括四大要素（WHWW）：

做什么（WHAT）：工作目标、任务。计划应规定在一定时间内所完成的目标、任务和应达到要求。任务和要求应该具体明确，有的还要定出数量、质量和时间要求。

怎么做（HOW）：采取措施、策略。要明确何时实现目标和完成任务，就必须制定相应的措施和办法，这是实现计划的保证。措施和方法主要指达到既定目标需要采取什么手段、动员哪些力量与资源、创造什么条件、排除哪些困难等。总之，要根据客观条件，统筹安排，将“怎么做”写得明确具体，切实可行。特别是针对工作总结中存在问题的分析，拟定解决问题的方法。

谁来做（WHO）：工作负责。这是指执行计划的工作程序和时间安排。每项任务，在完成过程中都有阶段性，而每个阶段又有许多环节，它们之间常常是互相交错的。因此，制订计划必须胸有全局，妥善安排，哪些先干、哪些后干，应合理安排。而在实施当中，又有轻重缓急之分，哪是重点、哪是一般，也应该明确。在时间安排上，要有总的时限，又要有每个阶段的时间要求，以及人力、物力的安排。这样，使有关单位和人员知道在一定的时间内、一定的条件下，把工作做到什么程度，以便争取主动，有条不紊地协调进行。

什么时间做（WHEN）：工作进度安排及完成期限。

（三）行业协会工作计划结构

指导思想：党的方针政策、政府规划文件、行业发展要求等。

主要工作：会员发展、会员服务、活动安排、诚信建设、政府服务、行业监管、协会日常常规工作等。

工作措施：即针对主要工作所需达成目标而进行的具体方案、措施规划。

具体安排：可以按时间方式划分安排，也可按照项目方式划分安排。

二、工作总结

工作总结就是把一个时间段的工作进行一次全面系统的总检查、总评价、总分析、总研究，并分析成绩和不足的原因，从而得出可以承继的经验及引以为戒的教训。行业协会工作总结是对协会已经做过的工作进行理性的思考，与计划相辅相成，也是进行下一步工作计划的依据。其间有一条规律：计划—实践—总结—再计划—再实践—再总结，如此循环往复，促进行业协会工作的不断提升。

（一）工作总结的内容

标题：一般有两种写法，一种是发文单位名称＋时间＋文种，如：《上海市生物医药行业协会2013年工作总结》；另一种是采用新闻标题的形式，如：上海市生物医药行业协会绩效管理专题总结——《以治理结构为抓手，以创新精神为支撑》。

基本情况：这是对自身情况和形势背景的简略介绍。自身情况包括单位名称、工作性质、基本建制、人员数量、主要工作任务等；形势背景则包括国内外形势、有关政策、指导思想等。

成绩和做法：工作取得了哪些主要成绩，采取了哪些方法、措施，收到了什么效果等，这些都是工作的主要内容，需要较多事实和数据。

经验和教训：通过对实践过程进行认真的分析，总结经验，吸取教训，发现规律性的东西，使感性认识上升到理性认识。

结尾：在总结经验教训的基础上，提出今后的方向、任务和措施，表明决心、展望前景。这段内容要与开头相照应，篇幅不应过长。有些总结在主体部分已经表达，就不必在结尾中重新陈述，而主要是要写明打算。最后，应该在正文的右下方（指横行文字），写上总结单位的名称和年月日。

（二）工作总结主体的结构形态

工作总结主体部分的结构形态主要有三种：纵式结构、横式结构、纵横式结构。要根据行业协会总结的实际需要选好结构形态。

1．纵式结构

就是按照事物或实践活动的过程安排内容进行写作。写作时，把总结所包括的时间划分为几个阶段，按时间顺序分别叙述每个阶段的成绩、做法、经验、体会。这种写法主要以工作回顾为主，连带谈及经验教训。基本上是按工作展开的程序和步骤，分段说明每个步骤和阶段的工作情况，夹叙夹议地引出相应的经验教训。这种写法的好处是事物发展或社会活动的全过程清楚明白。

2．横式结构

按事实性质和规律的不同分门别类地依次展开内容，使各层之间呈现相互并列的态势。这种写法的优点是各层次的内容鲜明集中。

3．纵横式结构

安排内容时，即考虑到时间的先后顺序，体现事物的发展过程，又注意内容的逻辑联系，从几个方面总结经验、教训。这种写法，多数是先采用纵式结构，写事物发展的各个阶段的情况或问题，然后用横式结构总结经验或教训。具体写法是以总结经验教训为主，用工作回顾阐明经验教训。一般是先归纳和提炼出几条经验或教训，分别展开论述，把工作过程、工作办法、取得的成效等穿插在里面写，使经验和教训看起来更加充实。但是这样写，整个工作回顾会被拆开来分别为阐明观点服务，显得零散。为了弥补这一不足，可以在第一部分基本情况中适当加以详述，使人对工作概貌有一个总的了解。

（三）工作总结写作注意事项

调查研究：总结的对象是过去做过的工作或完成的某项任务，进行总结时，要通过调查研究，努力掌握全面情况和了解整个工作过程。只有这样，才能进行全面总结，避免以偏概全。

熟悉业务：热爱本职工作、事业心强，是做好工作的前提，也是搞好总结的基础。写总结涉及本职业务，如果对业务不熟悉，就难免言不及义。

实事求是：总结是对以往工作的评价，必须坚持实事求是的原则，夸大成绩，报喜不报忧，是违反总结宗旨的不良行为。

三、会务组织

现代意义上的会务，是指有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。它体现了会务的四个基本条件：有组织、有领导、商议事情和集会。一个会议的构成，包括以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终止时间）、会议地点、会议人员（出席人员、列席人员和工作人员）、会议程序、会议主题等。

行业协会为加强日常工作管理，提高工作效率与质量，一般将会务分为协会工作会议、秘书处工作会议、协会主承办的会议以及其他会议四类。

（一）协会工作会议

协会工作会议为会员大会和理事会。会员大会每年召开一次，理事会每年至少召开一次，情况特殊可随时召开。理事会任期4年，到期召开会员大会进行换届选举。协会的工作会议一般在秘书长的领导下组织安排，由办公室或有相应职权的部门负责会务的准备工作。

（二）秘书处办公会议

秘书处办公会议一般每周召开一次，每次会议召开的时间应固定。因特殊情况需调整会议时间或者召开临时会议，应有确定的负责部门进行提前通知（一般为办公室）。相关负责部门要做好会议记录，并根据会议要求就有关重要事项及时整理形成会议纪要，并跟进、联系、落实相应的工作安排。

（三）协会主承办的会议

由会议组织者制定会议计划，提出会议名称、会议内容、时间地点、出席对象、费用预算，提交秘书长审批。

若协会主承办的是小型一般会议，一般由办公室协助做好会务工作，按照会议的内容和要求，制定相应的会务工作计划，主要包括会议通知（邀请书）的印制发放，制定会议议程、会议日程表、会议文件等，落实会标、签到、摄影、录音及和会议纪要工作。

若协会主承办的是较大型会议活动，一般在会议召开前四周开始准备，并成立相应的会务小组。会务小组主要包括总指挥、副总指挥、策划组、会务组、秘书组构成，做好相应小组的分工，特别是会务组的任务分工一定要周密详细，具体要求见表6－1、表6－2、表6－3。

表6－1　会务小组的一般构成表

表6－2　会务组织时间内容表

表6－3　会务组一般分工职责表

（四）其他会议

凡参加上级主管部门和有关方面的会议，根据会议要求及内容，由秘书长负责安排人员参加。参会人员应做好会议记录，会后及时向秘书长汇报会议精神，需落实的事项由秘书长组织安排。参会人员在会上领取的相关文件，会后应及时送达相应负责部门，按相关规定办理。

（五）会务的预算与决算

1．会务预算

第一，交通费用。交通费用可以细分为：出发地至会务地的交通费用：包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通；会议期间交通费用：主要是会务地交通费用，包括住宿地至会务地的交通、会务地到餐饮地点的交通、会务地到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通；欢送交通及返程交通：包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

第二，会议室／厅费用。会议场地租金：一般情况下场地的租赁已经包含某些常用设施，比如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等。会议设施租赁费用：主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等。会场布置费用以及其他支持费用：通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。

第三，住宿费用。若会务持续时间较长，则住宿费用是会务预算中必须涉及的。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关（如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务）。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

第四，餐饮费用。会议的餐饮费用取决于会议议程需要及会议目的，主要包括餐费和会场茶歇等。

第五，杂费。这是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

2．会务决算

会务决算是会务预算情况的总结。全面的决算是对会务组织、财务收支状况的真实反映，也是下次会务决策、组织、安排等的重要依据。做好财务决算必须注意以下事项：一是对财务凭证资料要收集到位。按照《会计法》，单位的财物收发、债权债务的发生、各种款项的收付等，都必须取得原始凭证，并及时由财务部门进行会计核算。二是会务结束后，会计对会务预算、决算情况的处理要及时到位。三是对财务制度要执行到位，会务期间发生的一切财务收支活动都必须严格执行财经纪律。四是对会务结束后的财务清查工作要落实到位。《会计法》和企事业财务制度都明确规定，在编制会计报表之前，对单位的财产、物资、往来等必须严格实行清查盘点，以确保账账一致，账实相符，对于会务的组织也同样应及时点清会务物资等的购买、支出及剩余情况。最后，会务的财务情况公开要到位。

表6－4　会务预决算表

四、档案管理

（一）行业协会档案管理的内容

档案管理，亦称档案工作。从狭义上讲，档案工作就是档案业务工作，它是利用科学的原则和方法管理档案，并服务于行业协会各项工作的一项活动。档案管理是各类组织工作的组成部分，是提高组织工作效率和工作质量的必要条件，是维护组织历史真实面貌的一项重要工作。

行业协会在各项活动中形成的、反映行业特点及各种要求、对今后工作有利用价值的各种文字、图表、照片、声像、电子文档等形式的历史记录，包括往来文件、各项规章制度、账册、凭证、书刊以及专项专业会议所形成的文件等均须列为协会档案。

档案工作的管理原则是：统一领导、分级管理。行业协会的档案管理工作实行统一领导，分级保管和查阅的原则。同时，为维护档案的完整与安全，进行档案管理必须要有相应的管理制度，并便于协会各职能部门的利用，如《档案管理办法》、《档案人员岗位职责》、《文件材料归档范围和不归档范围》、《文书档案保管期限表》、《档案利用制度》、《档案保管（密）制度》、《档案销毁制度》等。

（二）档案管理的机构及其职责

一般而言，行业协会的秘书处有保护档案的义务，由协会秘书处指定专人负责档案管理工作。档案工作由行业协会会长统一领导，协会秘书处负责接收、收集、整理、立卷、保管档案工作。

协会秘书处应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

（三）档案管理的要求与方法

档案管理的基本要求是：分类科学、格式统一、标识鲜明、记录及时。

档案管理中首先要对档案进行分类，档案分类的标准主要有：时间分类法、来源分类法、内容分类法和形态分类法。其中，时间分类法是最常用的分类方法，可以按照年度进行分类，也可以按照特定的时期进行分类。

（四）档案管理的流程

1．资料的收集与整理

收集档案资料，就是要明确哪些资料需要归档，归档范围是什么？

在档案资料归档期，由行业协会秘书处人员负责向各职能部门收集应该归档的原始资料，要求份数齐全，包括附件、批复、定稿等。各职能部门负责人应积极配合与支持。

所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。

2．资料的分类与归档

档案资料的分类归档工作，应坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。一般情况下，行业协会“当年立前一年的卷，并预立当年的卷”。

根据类别分类法进行档案分类。同时，根据文书整理和文件整理编号，由档案管理专员对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。

另外，注意要区分档案资料的不同价值，以确定相应的保存期限：主要分永久、长期、短期三种。需注意的是：所有长期保存的档案，不宜用铅笔或喷墨打印，宜用激光打印；传真纸不能保存；所有的签名、批示不能用铅笔、圆珠笔、红墨水等。

3．档案的借阅

各部门若需借阅相关档案，必须按要求填写好档案查阅单，并由行业协会秘书长签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经秘书长核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

4．档案的销毁

任何个人或部门非经允许不得销毁行业协会档案资料。

当某些档案到达销毁期时，由档案管理专员填写《行业协会档案资料销毁审批表》，交行业协会秘书长审核，并经协会会长批准后执行。销毁时应有两人以上负责销毁，并在清单上签字。

5．档案的保密

档案管理人员应具有一定的档案知识和责任心，必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、行业协会图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。档案接收、移交，以及档案工作人员变动时，必须根据档案管理制度严格做好记录与交接手续。

（五）电子档案管理

电子档案管理是使用电子设备对档案进行无纸化、信息化的管理。电子档案管理系统能够大大提高档案管理的工作效率，加快档案检索速度，提高档案查找的准确率，同时节省储存空间，便于及时更新。行业协会电子档案管理方法步骤如下：

第一，行业协会各部（室）需要归档的电子文件，应通过局域网、E－mail或软盘等将电子文件传送给档案管理员，经档案管理员确认无误后收取。

第二，档案管理员在收到各部（室）传送的电子文件后，应及时进行分类、填写分类目录表，并对归档电子文件标注一定标记（文件题目、生成日期、编号等）。办理标记后的电子档案应在规定时间内将归档电子文件保存到磁盘或刻录在光盘上，并在光盘上标明有关信息（文件格式、名称、生成编号等）。

第三，要做好电子档案的备份工作，电子文件必须经禁写操作处理，文本文件以POF格式储存，以确保其真实性和有效性。

第四，归档的电子文件应存放在具有防磁、防光、防潮、防尘、防高温的场所，并定期查看，妥善保管，确保电子文件的安全有效。

第五，电子文档形成后，由于储存容量限制，应及时转存硬盘保存；储存5年以上需删除时，应慎重处理，一般应征求秘书长同意。

第四节　行业协会传播渠道

一、会刊编辑

（一）行业协会会刊的要素

行业协会的会刊是行业协会出版的、有关本行业的定期或不定期的刊物。行业协会履行职能必须拥有自己的媒体，而协会会刊所具备的媒体功能和优势，使其成为行业协会的首选。行业协会会刊编辑部门是协会主要机构之一，编辑出版会刊也是协会每年的主要工作之一。

行业协会会刊的要素有：①有正式的刊物名称。行业协会会刊一般都有正式刊物名称，而且名称的行业性很强，一般从名称中可以推测出其所属行业。②一般为内部出版物。行业协会会刊一般都是内部出版物，面向本行业、本单位内部，用于指导学习、工作、交流信息。不过也存在公开出版的协会会刊。③多为月刊或半月刊。行业协会会刊多为半个月出版一期或一个月出版一期。④一般有纸质版和电子版。行业协会会刊大多同时存在现实发行的纸质版和网上出版的电子版。在网站上可以看到各期会刊内容，方便快捷。

（二）行业协会会刊编辑的要求

（1）准确定位，精心策划。行业协会会刊必须要在明确会刊定位、明确办刊方向的前提下，精心策划。会刊要更多地关心行业发展，关注行业热点，反映行业呼声。

协会要坚持为行业服务、为企业服务、为政府服务的宗旨，充分发挥行业协会会刊的桥梁和媒介作用，围绕会刊的定位和作用，在选题策划上进行积极探索，提高会刊的指导性、时效性和实用性，逐步形成会刊特色。

（2）把握导向，突出重点。行业协会会刊分为多个栏目，每个栏目的存在都有其意义；但是，会刊的编辑需要有导向性和偏重性，紧紧围绕行业中心工作和重点、热点问题，增强会刊的导向性，切实加强对行业的宏观指导和政策引导。

（3）适应需求，突出特色。行业协会会刊的基本功能是为会员企业服务，反映行业动态。所以，在会刊编辑中，应当汇集行业中会员企业的需求，加强对会员企业的宣传交流、业务工作指导等服务。同时，要突出行业的特色，分享行业信息、解读行业政策、关注行业热点。

（4）组建队伍，拓展稿源。行业协会会刊的编辑要有一个比较专业化的团队，这就需要行业协会组建较稳定的队伍，作为会刊的写作骨干，并且通过不断的学习和培训，提高队伍写作水平和整体素质。同时，可以邀请专业水平高、文字功底硬的行业专家作为会刊的特邀撰稿人。通过多种方式，打造属于协会自己的高素质写作团队，拥有会刊的人才保障。

（5）优化栏目，提升质量。改进和优化栏目设置，更加突出实务特色，增加重点栏目的版面。加强选题策划，不断增强针对性和有效性。把加强选题策划放到更加突出的位置，切实提高会刊的重点报道和深度报道水平，提升会刊质量和宣传效应。

（6）改进发行，扩大覆盖。行业协会要想获得更大的知名度和社会影响力，就必须在做好自身的前提下，加大宣传，其中会刊发行就是一个重要的途径。要结合本地实际情况，把会刊发行当作协会的一项重要工作认真对待，保证会刊征订发行工作的顺利进行。另外，为了适应新形势的要求，可通过设置网站，发行网上电子版会刊。

（三）会刊编辑管理

1．部门机构设置

行业协会内部可设置会刊编辑委员会或编辑部，由协会驻会成员、行业内有一定写作能力的专业人员组成；一般设置主任1名，副主任及其他编辑人员若干名。

2．会刊的稿源

会刊的稿源来自会员企业、通讯员、特约通讯员来稿，编辑部约稿等，以及对公共媒体相关信息的摘录采编。编辑部门要设立专用电子邮箱，用于通讯员及其他作者来稿投稿。

3．会刊稿件的审阅及征用

编辑部对采用稿实行三审制：编辑初审、责任编辑复审、主编终审，任何未经该程序审核的稿件均不得刊用。对特殊或有异议稿件的取舍，在编辑部工作例会上集体讨论，由主编决定。来稿经修改后，由编辑将修改意见及时通知作者，得到作者本人的认可或同意后才能刊用。

4．会刊稿件校对及刊发

编辑部门对刊登的稿件实行二校制：安排协会工作人员进行2次交叉校对，包括错字、缺字、字号、排版等内容，校对人员对校对质量负责，坚决杜绝政治错误和原则性错误。

5．其他

编辑部门要负责来稿的登记和原件保管工作，被采用稿（含修改稿）及未采用稿均保存两年，期满后统一处理。做好作者的稿费发放工作。

二、网站建设

（一）行业协会网站建设的内涵与作用

网站建设，是指使用标识语言，通过一系列设计、建模和执行的过程将电子格式的信息通过互联网传输，最终以图形用户界面的形式被用户所浏览。

网站建设包括域名注册查询、网站策划、网页设计、网站功能、网站优化技术、网站内容整理、网站推广、网站评估、网站运营、网站整体优化、网站改版等。网站建设的前期准备包括前期网站定位、内容差异化、页面沟通等战略性调研，这个过程需要网站策划人员、美术设计人员、WEB程序员共同完成。

随着市场环境的变化，行业协会作为联系政府、企业和社会的沟通渠道，越来越受到重视和关注。行业协会向上协助政府开展行业管理工作；向下传递政府行业政策法规，协助会员单位完成招商引资、金融融资、对外贸易、政策法规解读等。随着行业协会自身承担的职能越来越多，重要性越来越大，以及网络信息技术的不断发展完善，行业协会应不断丰富自身的传播途径，充分发挥网络的作用，建立起自己协会的网站，一方面是对行业协会形象的提升，促进行业协会网络化的管理，如推广行业产品、进行品牌保护，以及节约企业网络营销费用等；另一方面，也是更为重要的，即网站的建设有利于行业协会开展电子商务，网站可以实现内部信息数据的瞬间沟通、增强业务开展效率。

（二）行业协会网站建设的目标和原则

1．行业协会网站建设的目标

（1）以用户为中心的网站整体结构设计，强有力地抓住用户“心理感受”；

（2）合理的网站栏目规划，使用户能快速查看到所需信息。让行业协会以及会员的产品、项目、形象得到合理的展现，从而达到推广的目的；

（3）从网站信息维护角度考虑，提倡行业会员信息的自发形式，一方面可以大大提高网站系统的灵活性，另一方面可以从会员自身实际出发展示其形象产品，使网站真正服务会员，更加具有人性化。

2．行业协会网站建设开发原则

（1）使用方便、功能实现能力强。行业协会要提高网站知名度，增强协会网页的吸引力，要将潜在顾客向实际顾客方向吸引转化、普通顾客向忠诚顾客方向转化。这就需要行业协会网站可以为用户提供人性化的多功能界面，能为顾客提供方便。

（2）内容丰富、吸引力强。网站的吸引力直接来源于网站的内容，吸引力的高低直接影响网站的质量。因此，网站内容必须及时更新，且要做到有吸引力。

（3）信息保护、信任感高。随着互联网的发展，个性化服务也越来越贴心，网站建设的成功与否在于怎样赢得客户的尊重与信任。例如，行业协会网站上的高级服务许多是需要用户首先注册为会员的，网站收集用户资料，要求用户填写个人信息。为此，网站有责任对这些信息予以保护，以增加客户的信任感与尊重。

（4）速度快捷、品质优秀。要保证主页能尽快打开，尽量将最重要的内容放在首页。

图6．1　行业协会网站建设流程图

（三）行业协会网站建设流程

第一步：设定目标。要考虑为什么要做行业协会网站？要吸引哪些人访问行业协会网站？

第二步：整理内容。设计行业协会网站的结构，把网站的内容分成几个单元，每个单元的下面再做分类，包括文章、图片、视频等；再进一步考虑网站的功能实现，如留言功能、论坛等。

第三步：制订方案。根据上述需求和目标，制定行业协会网站整体建设方案。

第四步：具体建站。包括：申请域名、申请空间、网站定位、分析网站功能和需求（网站策划）、网站风格设计、网站代码制作、测试网站、FTP上传网站、完善资料、网站推广维护（见图6．1）。

（四）行业协会网站建设要求

行业协会网站建设大致分为业务洽谈、网页制作与验收维护三大步骤（见图6．2）。业务洽谈中主要是行业协会根据自身需要寻找网站建设的有关资源，通过双方的深入沟通分析，使网站建设方深刻了解协会的网站需求，并签订协议。网页制作是相对复杂的中间步骤，需要网站建设方与协会的不断沟通，包括首页风格、整体设计，协会均需在过程中及时跟进，对于不满意的地方及时修改。网站开发完毕、测试结束后，行业协会需要进行最终验收。如果不满意，则要求网站建设方重新修改；如果满意则验收付款，进入最终的验收维护环节。

图6．2　行业协会网站建设步骤

案例

某行业协会基本制度文件框架

制度文件是规范行业协会管理运作的基本指南。一个运作流畅高效的行业协会，其制度文件的制定也必定是较为全面详细、可执行性强的。为规范行业协会一般意义上的运作，其制度文件的制定可以分为三类：机构职能、人员规范、管理制度。其中，机构职能又包括一般的职能机构和分支机构两部分，两者的制度文件要根据行业协会自身设置的部门情况进行设计；人员规范是指在行业协会从事各类岗位的从业人员应遵守的基本行为准则，包括一般意义上的从业人员守则，以及秘书长、办公室主任、文秘、财务、出纳、信息等岗位工作人员的工作职责要求；管理制度则是行业协会在日常运作管理过程中可能涉及的内容，包括财务管理、人事管理、会议管理、档案管理、会员企业管理等。行业协会日常运作中涉及的基本制度文件如图6．3所示，但其仅是一般意义上的说明，具体制度文件的制定需根据行业协会自身的实际情况进行。

图6．3　某行业协会基本制度文件框架