拟制工作计划

1．整理

每天都可能会有一大堆事情同时朝你蜂拥而来，作为高级文秘的你，如果只顾埋头干活，机械地去完成一件又一件工作，最终不仅完成不了任务，还会弄得自己身心疲惫。因此必须将这些杂乱无章的事情分类整理，把有联系的工作集中起来，特别是那些零碎的事务最好一次性完成，以免各类事务混杂在一起，越堆越多，形成恶性循环。

2．排序

可以把整理好的各类事务按照流程或轻重缓急加以排列。在此着重讲解如何分清工作的轻重缓急，即哪些事务近期必须处理；哪些事务可以暂缓；哪些工作或会议应该列在短期计划表上，或是标上重要记号。请你在排序之前思考以下问题：

【工具】

经过对以上问题的思考，你会发现有非常重要的工作，也有相对不重要的工作，但是并不是所有的工作都同等重要；有亟待处理的工作，也有可以暂缓的工作。但是对于暂可以缓办的工作，即使领导没有规定截止日期，自己也要树立一个何时完成的目标。这时就可以运用80/20原则，先判断出哪些工作是重要的20％。

凭借经验，你可将日常事务按照重要、不重要、紧迫和不紧迫四种情况分类，形成下表：

【工具】

根据上表制作时间管理的矩阵图，并按照公式优先顺序“重要性×紧迫性”来权衡各种事务的优先级，因而下图四个象限的先后处理顺序应该是：Ⅰ→Ⅱ→Ⅲ→Ⅳ。

3．制订每日行动计划表

将自己的事情按轻重缓急排序以后，就可以按先后顺序制订每日行动计划表。由于工作能够有计划地进行，可以从表中看出哪些是可以同时进行，哪些又是可以集中处理的工作，从而大大缩短整个计划的完成时间。行动计划表应尽量简单明了，项目数量不宜太多，注意量力而行。此外，要随时检查计划表的完成进度，并根据实际情况调整计划。因不得已的原因而不能按期完成任务时，一定要提前通知相关部门，将影响缩小在最小范围。