善于利用现代办公工具

6.善于利用现代办公工具

有两个故事是关于如何利用工具更好地做事的。一个是“农夫打猎”的故事，另一个是我们比较熟悉的“乌鸦喝水”的故事。下面分别进行讲述，看看农夫和乌鸦是怎样利用工具来达到自己的目的的。

有一个农夫非常喜欢打猎，由于痴迷于此，地里的庄稼全部荒废了。但是打猎的结果却总是让猎物白白跑掉，最后农夫一无所获，两手空空而归，回家之后觉得愧对家人，出门又觉得对不起邻里好友，终日闷闷不乐。

他仔细琢磨为什么总是捕获不到猎物，这时他看到了年老体衰的老猎狗，终于恍然大悟，原来是因为猎狗的年纪太大了，速度太慢，追赶不上猎物。可是，此时他已经家徒四壁，没有钱来买更好的猎狗，于是他想回到自己田里努力耕种，有收获之后再买一只好的猎犬。

冬去春来，农夫的田地获得了丰收。他把粮食卖掉，用这笔钱买了一只又强壮、又凶猛的猎狗，从此以后农夫再也没有空手而归。

“工欲善其事，必先利其器”。故事中由于猎狗的不同，农夫打猎的结果也截然相反。这说明只有借助优良的工具才会更好地提升工作效率，获得更好的成绩。

在热带草原上，已经一个多月没有下雨了，草原上的生命都在等待暴雨的来临。一只乌鸦在四处寻觅，它已经很长时间没有补充水分了。为了生存，它必须要找到水，尽管这很难。在经过了多次的寻觅失败后，最后它来到了一条公路上。这里大部分时间是属于人类的领地，因此时不时会在这里有些惊奇的发现。

那只乌鸦终于在路边发现了一个装水的瓶子。但瓶子牢牢地直立在干涸的泥土里，里面剩下的水也不多，而且瓶口比较小，乌鸦不能把头伸进瓶子里。

怎么办？如果不能赶快想出办法，其他的乌鸦很快就会赶来。聪明的乌鸦突然发现了路边的小石子，它用长嘴巴将一块块小石头放到了瓶子里。不一会儿的工夫，石头已经填满了瓶子，瓶子里的水位升高了。最后乌鸦终于喝到了水。

乌鸦喝水的故事告诉我们，懂得借助工具的人，往往可以将复杂的事情变得简单，从而快速高效地完成工作。

在21世纪的今天，科技的发展已经在极大地改变着我们的生活。电话、传真、电脑以及互联网的广泛使用，表明了科技可以提高工作效率。如何利用这些工具来提高效率是我们必须要掌握的基本技能。

打电话，直奔主题，简明扼要，能在最短的时间里实现沟通的目的。但是在工作中，经常会打电话干扰你的工作。

电脑以及其他办公设备的应用，在很大程度上缓解了人们的工作压力，减轻了工作强度。

办公用电脑除了处理各种信件以外，还可以在电脑上进行各种工作，如撰写各种策划方案、广告计划、文章等。

电脑的使用，可以降低纸张的使用，同时更快捷方便。用电脑或光盘来代替纸张储存资料，这种方法简便，容易保存而且管理方便。

办公设备则在最大限度上满足了今天人们多样化的要求。以前电子办公功能单一，例如，代替秘书完成起草文稿、打印文件和留底存档等工作。后来，由于计算机的发展，又出现了电子银行、电子邮件、电子商务等高水平的办公功能。

电子银行是指采用电子计算机、终端设备及自动出纳机等组成的系统，用以快速地完成银行或用户之间的资金转移，或者完成自动取存款业务，即用户持信用卡，由自动出纳机办理存款与取款的业务。

电子邮件是指利用现代通讯手段，传递信件、资料等文字和语音信息的系统。电子信箱诞生后，几乎一半以上的业务被转移，传统意义上的信件基本上失去了意义，电话的数量也大大减少。电子信箱的内容无所不有，除了有公司内部信息、订阅电子杂志、来自公司内部通知、会议备忘录外，还有很大一部分是一些客户的来信等。作为一个公司员工，利用电子信箱便利和快捷地对一些商业信函立刻做出回复，不仅是一种良好素质的体现，而且也有利于公司业务的开展。由于电子邮件的使用，也使得工作环境中充斥着一些垃圾邮件、无用信息等。这些外来因素会分散员工的注意力，降低工作效率。那怎样做到避免这些干扰呢？不要让料想不到的电子邮件打乱你的工作计划，从而使你不得不加班。为了控制干扰，可以这样做：每隔几个小时而不是每隔10分钟查看一次电子邮件。这样做既可以保证你在正常工作时能够专心致志地处理紧急事务，又能使你尽早完成工作。使用电子邮件过滤工具，将私人电子邮件与工作电子邮件分开。

办公自动化给人们带来了极大的效益和方便。现代办公自动化正朝着计算机网络化和智能化方向发展，多媒体技术是办公自动化发展的又一趋势。办公自动化系统引入多媒体技术，使之处理语音、图形、图像功能加强，更能够满足办公要求，提高办公信息处理的应用范围和价值。

网络的普及则是在空间上的突破，共享成为网络的核心。对于企业而言，建立内部网络，可以进行信息和资源共享，同时可以实现远程管理和相互沟通。而应用最广的互联网则成为联系世界的主要纽带之一，因此要学会和掌握互联网。在信息社会的今天，我们必须明白互联网的重要性。它已经成为一种新的媒体力量——“第四传媒”，并有超越和改变传统媒体格局的趋势。视野的开阔以及信息的快捷、丰富，可以帮助我们在第一时间里了解到自己需要的信息资源，帮助我们通过公司网站首页得到公司新闻、公司通知、企业知识、企业内部的动态信息和方针政策等。同时我们也要学会判断和甄别大量的垃圾信息，避免因此占用过多的时间。网络通常还具备网络寻呼、网络会议、网络培训等功能。

网络寻呼、网络会议功能极大地发挥了Internet网络的效率，可以通过Internet网络实现会议的召开和寻呼。会议是各企业公司工作的重要组成部分。网络视频会议是网络时代出现的新型会议方式。网络视频会议系统结合了电话会议和网络会议的方便快捷，实现了各地员工网络语音和视频全方位、实时的交流，突破了传统会议的局限性。网络视频会议，直接节省了组织实地会议的费用，包括差旅费、招待费、租用场地费等。公司员工可随时与本部、客户保持联系，及时获取各地的市场状况、客户需求等信息，提高办事效率。

应用网络还可以进行远程培训和远程教学，公司员工应积极利用这一现代办公工具，不断提高自己的专业素质，了解企业文化，从而更好地融入于企业当中。

人的时间和精力都是有限的，因此善于利用工具的人，才可以为自己节省更多的时间和完成更重要的工作。