工作统筹的技巧

工作统筹的技巧

甲乙二人斗智，甲出了一个题目让乙来完成。这个题目乍看起来是不可能完成的，即在一个同时只能烙两张饼的锅中，三分钟内烙好三张饼，每张必须烙两面，每面烙一分钟。这样算下来，最少需要四分钟才有能把三张饼烙完。可是甲只给了乙三分钟的时间，这怎么办呢？

乙想了想，突然想到了在三分钟内烙三张饼的方法：这种方法的宗旨就是打破常规的烙饼方法。先烙两张饼，一分钟后，把一张翻烙，另一张取出，换烙第三张，又过一分钟后，把烙好的一张取出，另一张翻烙，并把第一次取出的那张放回锅里翻烙，结果三分钟后三张饼全烙好了。

效率意识的真正含义就是在同样的时间内争取最大的收获。现代人应该更加重视效率的真正含义，不断改进工作方法，在最短的时间内取得最好的效果。

从这个烙饼的故事中，你应该能够体会到效率的重要了吧？在常规下的工作过程中，其实有很多时间是没有取得实际的意义的。你或许根本就没有察觉到它的存在，但它一直在影响着你工作的效率。要想提高你的工作效率，要做的就是把没充分利用的时间找出来，并充分利用它。

在上面的故事中，那个烙饼的人所从事的正是典型的立体操作行为。在这个操作过程中，每一个环节不是独立的，而是交叉进行的。它可以最大化地压缩时间，最大化地提高效率。

比如说，你不得不去参加一些活动，座谈会、联欢会……可能你很忙，但是这些会你又不能不去，所以在你认为，这是在浪费你的时间。于是你在会上心不在焉，就等着赶紧散会，回去好继续做你的工作。结果你白白浪费了好几个小时的时间，最后却什么也没有得到。

可是你却不知道，一些效率意识较强的人不但不会觉得这是在浪费自己的时间，反而会认为这是一次难得的机会，因为，平时根本不可能把这么多人聚集在一起。于是在活动期间，他充分结交朋友、在聊天的过程中寻求商业机会。散会后，他们及时地把会上搜集的资料整理出来，然后经过分析、推理，最后很可能就得出了一个非常好的商业策划。

不断改进工作方法，使完成工作的时间尽量缩短。坚持这样做，你会发现，管理其实很简单。

懂得利用技术工具

很多企业，员工每天从早忙到晚，领导者也是天天加班加点，可效益就是上不去。为什么呢？因为基础建设没打好，员工技能低，管理制度不完善等等，都可能是根源所在。要让员工的效率大为提高，其中很重要的一点是提供给员工所需的工具。在现代化的企业里，应给员工提供办公网络化与信息化，让员工的效率大为提高。

例如，在工作中，把重复性的、低价值的工作由计算机来代替人力执行，以节省宝贵的人力，提升员工的工作效率。其中，较具代表性的是建立企业自己的网站，以科技工具来赚取效益。企业的专业网站可供员工以及媒体来获取公司的相关信息。在网站上直接点击浏览与互动交流节省了很多人力，这样有利于公司人员的精简，节省了成本。同时网站的建设也节省了支出。

此外，也可以运用现代化信息技术来管理财务。因为公司运作的所有环节必须是与财务紧密结合的，并且最终的支出与收益都将在财务上反映出来。财务结果尽快反馈给管理者，管理者才能做出快速反映。借助于信息化技术，使成本核算更加准确，资金管理更加严格，财务报表更加严格，预算管理更加准确，使财务得到有效的集中控制。这能更好地加强业务管理，提高效益。

因此，提高效率不能只研究理论和方法，还必须要充分利用现代技术，善于把现代信息技术引进到企业中，借助于信息这一工具，提升企业效率。

在21世纪的今天，科技的发展已经在极大地改变着我们的生活，电话、传真、电脑以及互联网的广泛使用，表明了科技可以提高工作效率。如何利用这些工具来提高效率是我们必须要掌握的基本技能。

学会打电话，直奔主题，简明扼要，在最短的时间里实现沟通的目的。

电脑以及其他办公设备的应用，在很大程度上缓解了人们的工作压力，减轻了工作强度。人们用统一的打印格式代替了人工手写方式，用电脑或光盘来代替纸张储存资料，这种方法简便，容易保存而且管理方便。电脑的使用，降低了纸张的使用，同时更快捷方便。办公设备则在最大限度上满足了今天人们多样化的要求。

网络的普及则是在空间上的突破，共享成为网络的核心。对于企业而言，建立内部网络，可以进行信息和资源共享，同时可以实现远程管理和相互沟通。而应用最广的互联网则成为联系世界的主要纽带之一，因此要学会和掌握互联网。在信息社会的今天，我们必须看到互联网的重要性。它已经成为一种新的媒体力量，并有超越和改变传统媒体格局的趋势。视野的开阔以及信息的快捷和丰富，可以帮助我们在第一时间里了解到自己需要的信息资源。但同时我们也要学会判断和甄别大量的垃圾信息，避免因此占用不必要的时间。

人的时间和精力都是有限的，因此，善于利用工具的人，才可以为自己节省时间，才可能完成更重要的工作。

做一个独立判断的人

美国总统林肯做事的时候非常独断，一旦他认为正确的事情，即使所有的人都反对，他依然要坚持。

在他上任后不久，有一次他决定通过一项法案。在法案通过之前，林肯把议员们都叫到一起开会。当他提出这项法案的时候，议员们就这个法案的可行性展开了激烈的讨论。大家的意见基本上都是不同意通过，但林肯在仔细听取其他六个人的意见后，仍然认为自己的看法是正确的，于是他依然坚持自己的观点。最后决策的时候到了，林肯说：这个法案虽然只有我一个人赞成，但是可能只有我一个人是对的，因此，我宣布，这个法案通过了。”

议员们都很不满，他们心想：既然我们的意见不能起到什么作用，那还让我们来干什么？”林肯看他们有不满情绪，便笑着说：“我知道你们对我不满，但是这个法案是我经过深思熟虑后想出来的，一旦这个法案通过，它对美国正面的影响是非常大的。我想让你们知道，让你们来，正是因为我尊重你们，但我不能因为尊重你们而对美国人民不负责任。你们之所以不愿意通过这个法案，是因为你们顾虑太多，而我现在要做的就是不去想这些顾虑，用我的权力使得这个法案顺利通过！”

管理者要学会独立判断，只要确认自己是正确的就把它确定下来，不要在听取一些毫无意义的话上花太多时间，这样，决策的效率就提高了。

林肯这种做法让很多人很不满，他们一定会说林肯是一个独断专行的人。但是，对于一项正确的法案的通过，即使伤害了一部分人，也是值得的。要知道，这项法案通过后将会影响到国家里的每一个人，相对于伤害一小部分人，造福更多的人是更有价值的。

在这项法案商讨的过程中，其实，林肯在听取了其他人的商讨之后，认定自己的方案是最为合理的。而其他几个人持反对意见，只是一个条件反射，有的人甚至是人云亦云，根本就没有认真考虑过这个方案。既然如此，自然应该力排众议，坚持己见。因为，所谓讨论，无非就是从各种不同的意见中选择出一个最合理的。既然自己是对的，那还犹豫什么呢？

管理者经常会遇到这种状况，当提出一种想法或者决策的时候，每次都会有一些反对者。有一部分人认为决策不正确，还有一部分根本就没有弄清楚决策的真正意义，之所以也站在反对的一方，是因为他们只会随声附和，以显得自己很有见解。

当管理者陷入孤立的时候，不要害怕。甚至你都不需要告诉他们你为什么这样做，你所要做的就是把你的决策落实下来，让它成为事实。

如果你把很多时间花在听取他人反对的意见上，那么你就是在浪费你宝贵的时间，就是在降低你的工作效率。要知道你是管理者，如果每一个人都能管理，那你的位置在哪里？会只需要几分钟就可以开完，作为管理者，在最快的时间里把正确的决策定下来就是你提高效率的表现。

学会独立判断，真理往往掌握在少数人的手中，一旦认为自己是正确的，就放手去做。不要在犹豫不决中浪费你的时间，领导者要学会高效率地工作，而不是把时间浪费在听取毫无意义的反对意见上。

注意吸取经验

在一家小印刷厂里，工人们正在进行紧张的工作。这一阶段的工作任务繁重，这就不得不要求工人们高速度地工作，因为一旦一个环节耽误时间，下一个环节就会被延误，进而影响到整个印刷流程。负责切版的工人熟练地将需要的石板进行切割。速度很快，但随之而来的是废品的出现。一次切割十块，就会出现三块废品。

废品增多，无疑会增加成本。这让负责生产的业务经理十分头疼。如果让他们放慢速度，产生的废料一定可以少很多。但这无疑会影响到其他的生产环节，效率就会降低。

一天，业务经理有机会去参观一个规模更大的印刷厂的生产车间。正巧这里正在紧张地赶制一批印刷品。当他走进去的时候，这里正是一片忙碌的景象。印刷机器正在轰隆隆地开着，工人们都在井然有序地工作着。他特别注意了一下切版的环节，那里没有他预想中的那么多废料。经过仔细观察，他发现这里工人切割石板产生的废品少而且速度并不慢。唯一存在不同的，就是他们每一次都是按五块，而不是十块切割。

经过询问，工人们告诉他，经过他们长时间的摸索，发现按五块切割不但方便，而且省料省时。茅塞顿开的他回去以后，立即将这一经验推广实行。很快，困扰他的废料问题就被解决了。采用的切割方法只是十块与五块的细微不同，所产生的结果却完全不同。小块切割所产生的效率远远高于大块切割方法，而这些都来源于丰富的工作经验。因此，用最少的时间积累最多的工作经验，将会帮助你解决许多书本上看不到的问题，会是你提高工作效率的捷径之一。

如果你有丰富的工作经验，你可以在最短的时间内，准确地判断出问题的所在，你可以在此基础上，想出许多小办法来解决可能出现的大问题，你可以轻松面对工作，而不会为工作头疼不已。

不是所有的知识都来自书本，实际的经验有的时候更有效。对于工作中遇到的问题，必须要学会去面对，并主动地解决问题。而经验不是等靠就能得到的，是在不断地发现问题、解决问题的过程中积累起来的。这是一个耐心等待、细心观察、灵活思考的过程，也是你将工作做好的必经之路。

熟能生巧，丰富的实际经验会使你的工作进入到一个良性的轨道之中，而这会让你的工作效率不断提高，工作质量不断改善。所以，请时刻注意工作中的点滴积累，它会在关键时刻显示出独特的作用，帮助你提高工作效率，真正实现省事，省时，省力。

有条理地做事

做事缺乏条理性，是人们把许多时间浪费掉的一个重要的原因。

一位商界名家将“做事没有条理”列为许多公司失败的一个重要原因。

工作没有条理，同时又想把蛋糕做大的人，总会感到手下的人手不够。他们认为，人多好办事。其实，你所缺少的不是更多的人，而是条理性。由于你办事不得当、工作没有计划、缺乏条理，因而浪费了大量员工的精力和体力，吃力不讨好，最后还是无所成就。

没有条理、做事没有秩序的人，无论做什么事，都不会成功的。而有条理、有秩序的人，即使才能平平，也往往有相当的成绩。

大自然中，未成熟的柿子都具有涩味。除去柿子涩味的方式有许多种，但是，无论你采用哪一种方式，都需要花一段时间来漤熟。如果你不等一定的时间就打开，就没法使柿子除去涩味。

任何一件事，从计划到实现的阶段，总有一段所谓的时间，无论计划是如何的正确无误，总要不慌不忙、沉静地等待适合的机会到来。

假如过于急躁而不愿等待的话，就经常会遭到破坏性的阻碍。因此，无论如何，我们都要有耐心。抑制焦急不安的情绪，才不愧是真正的智者。

一位企业家曾谈起他遇到的性格截然不同的两种人。

有个性急的人，不管你在什么时候遇见他，他都表现得风风火火的样子。如果要同他谈话，他只能拿出几秒钟的时间，时间长一点，他会伸手把表看了又看，暗示着他的时间紧张。他公司的业务做得虽然很大，但是开销更大。究其原因，主要是他的工作安排，毫无秩序。他做起事来，也常被杂乱的东西所阻碍。结果，他的工作是一团糟，他的办公桌简直就是一个垃圾堆。他经常很忙碌，从来没有时间整理自己的东西，即使有时间，他也不知道怎样去整理。

另外有一个人，与上述那个人恰恰相反。他从来不显出忙碌的样子，做事非常镇静，总是很平静祥和。别人不论有什么难事和他商谈，他总是彬彬有礼。在他的公司里，所有员工都寂静无声地埋头苦干，各样东西安放得有条不紊，各种事务也安排得恰到好处。他每晚都要整理自己的办公桌，对于重要的信件立即就回复，并且把信件整理得井井有条。所以，尽管他经营的规模要大过前述商人，但别人从外表上总看不出他有一丝一毫的慌乱。他每件事都办得清清楚楚，他那富有条理、讲求秩序的作风，影响着全公司。于是，他的每一个员工，做起事来也都极有秩序，因此，公司呈现一片生机盎然的景象。

你工作有秩序，工作起来有条有理，在办公室里绝不会浪费时间，不会扰乱自己的神志，办事效率也会很高。这样看来，你的时间也一定会很充足，你的事业也必定能依照你预定的目标而发展。

今天的世界是思想家、策划家的世界。唯有那些办事有秩序、有条理的人，才会成功。