会计软件按功能不同，可以分为会计核算软件、会计管理软件和会计决策软件。目前，我国绝大多数基层企业实行的会计电算化工作，通常都是指会计核算电算化。本章所讲的也就是会计核算软件的操作流程和基本功能。
实际工作中，一个实现会计电算化的基层单位，尽管所选用的会计核算软件的厂家不同，品牌不同，取得的方式也有差异，但其基本流程和基本功能却是相似的。
大多数会计核算软件包括下列模块：账务处理、报表处理、固定资产核算、工资核算、材料核算、成本核算、往来款项核算及销售核算等功能模块。在会计电算化初级培训中，主要要求掌握账务处理模块和报表处理模块。现在重点介绍这两个模块的主要功能。
一、账务处理模块
在会计核算软件中，账务处理系统是其核心模块，它是由若干功能模块构成的，其基本功能结构如图2−1所示。
（一）账务处理系统的功能结构
图2−1 账务处理系统的功能结构图
（二）各功能模块的主要作用
（1） 系统设置：用于建立账务处理系统的核算规则和输入基础数据。
（2） 凭证处理：它是账务处理系统日常会计数据的重要入口。
（3） 记账结账：它是账务处理系统内部会计数据处理的核心。
（4） 账证输出：它是账务处理系统为用户提供财务信息的一个重要出口。
（5） 辅助核算：逐步实现会计核算软件向会计管理软件的过渡。
（6） 系统服务：用于维护账务处理系统数据的安全和完整。
（三）账务处理系统的操作流程
1. 账务处理系统的操作流程
账务处理系统的基本操作一般分为四大步骤12个过程，如图2−2所示。
图2−2 账务处理系统的操作过程图
2. 账务处理系统的操作流程说明
（1） 新建核算单位：首次使用账务处理系统时，用户必须先在系统中建立本单位会计核算需要的账套。
（2） 账套初始设置：用户首次进入新建账套时，必须对账务处理系统进行一系列的初始设置，将其转化成本单位专用的账务处理系统。
（3） 编制记账凭证：经济业务发生后产生的原始数据，必须先以“记账凭证”的形式录入系统。
（4） 审核记账凭证：为了防止将错误的凭证记账，应对已录入的记账凭证进行正确性审核，审核记账凭证也是系统自动记账的前提条件。
（5） 记账：是系统自动将已审核的凭证及其数据在有关库文件之间进行转移、传递和更新，以备用户进行财务管理。
（6） 账证输出：用户通过查询和打印机内有关证账表数据来获得各类财务信息。
（7） 自动转账：系统期末自动将用户定义的“期末类”自动分录生成机制凭证，并审核记账或直接记账。
（8） 自动结转汇兑损益：有外汇核算业务的单位，应进行期末结汇处理；机制的结汇凭证也要审核记账或直接记账。
（9） 自动结转期间损益：系统期末将“损益类”账户的余额自动结转为零，机制的结转损益凭证也要审核记账或直接记账。
（10） 试算平衡与对账：在结账前，系统应自动进行试算平衡和对账。
（11） 结账：本期经济业务全部处理完毕后，用户应按期结账。结账后，用户也可以进行账证输出操作。
（12） 辅助核算与管理：用户根据财务管理的需要，在基本账务处理的基础上，进行银行对账等有关账务辅助核算和管理。
二、报表处理系统的主要功能
在手工会计工作中，会计报表的数据完全由手工填写。在会计电算化方式下，由于日常账务处理及其他单项核算已经由计算机完成，各种会计数据都以计算机数据格式保存，因此可以通过会计软件的数据传递和数据加工，完成报表的自动编制。
（一）报表管理系统的基本功能
1. 基本功能结构图
报表管理系统的主要任务是设计报表的基本格式和定义报表的计算公式，从有关子系统和库存文件中采集有关数据并生成会计报表，对该报表进行审核、汇总和输出等管理。其基本功能结构图如图2−3所示。
图2−3 报表管理系统基本功能结构图
2. 基本功能简介
（1） 文件管理：提供了读取、保存、备份、恢复和删除等管理报表文件的功能。
（2） 报表定义：提供了各类报表的新建、格式设计、计算公式定义、审核公式定义、舍位平衡公式定义和打印参数设置等编辑功能，以满足用户对报表的不同需求。
（3） 数据处理：提供了根据初始设置的报表格式和公式从数据源中取得数据，并按规定程序自动编制、审核、汇总、舍位平衡、排序和分析会计报表等处理功能，以实现编报、审核等电算化。
（4） 报表输出：提供了查询和打印系统内各种报表的功能，以供用户使用。
（二）报表管理系统的操作流程
1. 操作流程图
在通用报表管理系统中要完成一个会计报表的编制，一般要经过新表登记、报表定义、编制报表、审核报表和输出报表五个基本步骤，如图2−4所示。
图2−4 报表管理系统的操作流程图
2. 操作内容简介
（1） 新表登记：在报表管理系统内创建报表文件即新表注册登记，用于存放相关的报表数据。
（2） 报表定义：对已登记报表的格式和公式进行定义、修改及其保存。
（3） 编制报表：根据定义好的报表，自动生成相应的会计报表内容。
（4） 审核报表：根据定义好的审核公式，检查报表的正确性。
（5） 输出报表：以屏显、打印或网络传输等方式输出报表，供使用者利用。
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