数据准备概述

第3章　数据准备

学习要求：

1.掌握数据准备的基本要求。

2.掌握数据准备所包含的内容。

3.熟悉基础档案设置的主要内容。

在使用企业财务业务一体化信息管理系统之前，财务人员和业务人员要把手工账年初数据及相关数据（或者年初至要开展企业财务业务一体化信息系统的月份的每个会计科目的借、贷累计发生额数据）以认真负责的态度做好基础数据的准备工作，以保证企业财务业务一体化信息系统的正常实施和运行。

3.1　数据准备概述

3.1.1　数据准备的基本要求

①由于是企业财务业务一体化管理信息系统，其基础数据涉及企业多个部门，且从手工数据转换到计算机数据还有一个规范的过程，因此，数据收集整理的工作量很大，企业应该成立基础数据整理和准备工作小组，由相关人员组成，统筹规划，分步实施，在要求的时间里保质保量完成基础数据的收集整理工作。如果不统筹安排会延误项目进程。

②为了保证基础数据准备的及时、准确、完整，基础数据准备之前，实施方最好提出各类基础数据的具体准备要求，包括落实数据准备人员、规范数据提供格式、明确完成时间。数据准备的内容涉及两个方面：一是确定各类数据的编码方案；二是基础数据的收集和整理。

3.1.2　确定数据编码方案

计算机信息处理的特点主要表现在：数据处理速度快、精确度高、分析统计汇总方便、内部控制严密等。无论从数据录入的速度考虑，还是从内部控制的严格性考虑，计算机对数据的敏感程度远比对文字的敏感程度要高，因此应用企业财务业务一体化管理信息系统之初，需要对一切涉及录入、查询、统计口径的内容如科目、存货、客户、收发类别等全部编制数字编码。

为了体现分级核算和管理的要求，对数字编码还要事先规定其级别及每级的位数。可以设置编码方案的项目有部门、会计科目、客户、供应商、结算方式、收发类别等。分类编码方案一旦设定并使用后，一般不允许修改。

确定数据编码方案时，应确保编码的唯一性、易用性，还要考虑到将来的可扩展性。

3.1.3　数据准备的主要内容

企业基础数据按稳定性分为静态数据和动态数据。静态数据是指一段时间内数据不会随日常经济业务的发生而轻易改变的数据，如客户信息、供应商信息、存货信息、科目信息等。动态数据是指随企业日常经济业务的发生而随时变化的数据，如各科目的余额、存货、库存信息等。

划分静态数据和动态数据的意义在于可以合理安排时间，静态数据可在解决方案确定后立即布置准备；动态数据必须于系统上线前才能确定。静态数据在用友ERP-U8.72中对应于基础档案，动态数据主要指期初余额，包括各明细科目的期初余额、各种存货的结存数及往来未达账项。

3.2　基础档案整理

3.2.1　基础档案整理的重要性

企业开展财务业务一体化信息管理系统，其核算或汇总分析必需的基础信息有：与业务处理相关的组织机构设置、职员、客户、供应商、固定资产分类、人员类别、存货、仓库、采购及销售类型等。在手工环境下，这些信息分散在各个部门进行管理，大部分根本没有统一规范的档案，这对开展财务业务一体化信息系统要求的基础档案信息共享、实现信息及时共享、加强企业财务管理和分析是相悖的。

企业财务业务一体化信息系统要求建立在全面规范的基础档案管理之上，实现基础档案信息共享，且要求事先设置各种分类、统计口径，才能在业务处理过程中分类归纳相关信息，并在事前、事中、事后提供对应的分析数据。

3.2.2　用友ERP-U8.72基础档案共享及具体基础档案内容

一个账套是由若干个子系统构成的，这些子系统共享公用的基础信息，基础信息是系统运行的基石。用友ERP-U8.72中，基础档案的内容有三十多项，如表3.1所示。

表3.1　基础档案的内容

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根据上述要求，结合企业现有资料整理各项基础档案如下（在各项基础档案中对于计算机系统与原有手工系统的主要差异在备注栏中进行说明）。

1）部门档案（表3.2）

表3.2　部门档案

2）职员档案

考虑到企业要根据销售业绩对每个销售人员进行考评，因此，相关单据中必须体现“业务员”信息，因此，职员档案中除操作员信息外，还要对业务员进行管理。职员档案如表3.3所示。

表3.3　职员档案

注：表格中的人员均为在职人员。

3）客户分类（表3.4）

表3.4　客户分类

4）供应商分类（表3.5）

表3.5　供应商分类

5）地区分类（表3.6）

表3.6　地区分类

6）客户档案（表3.7）

表3.7　客户档案

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7）供应商档案（表3.8）

表3.8　供应商档案

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8）存货分类（表3.9）

表3.9　存货分类

9）计量单位

（1）计量单位组

企业存货不涉及多种计量单位间的换算，因此只需建立一个计量单位组。

计量单位组编码：01。

计量单位组名称：无换算关系。

计量单位组类别：无换算。

（2）计量单位（表3.10）

表3.10　计量单位

10）存货档案（表3.11）

表3.11　存货档案

11）外币设置

企业有美元外币业务，采用浮动汇率核算，月初汇率为8.26。

12）会计科目

按照企业财务业务一体化核算的特点及企业管理要求，整理各账页格式，辅助核算如下：

（1）资产类（表3.12）

表3.12　资产类会计科目

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（2）负债类（表3.13）

表3.13　负债类会计科目

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（3）所有者权益类（表3.14）

表3.14　所有者权益类会计科目

（4）成本类科目（表3.15）

表3.15　成本类科目

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（5）损益类（表3.16）

表3.16　损益类会计科目

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以上列出了企业财务业务一体化核算需要的全部科目，国家新会计准则和新会计制度规定以外的企业自己设定的明细科目，如带有日记账、银行账、外币、数量、部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来、项目辅助核算的科目，在进行科目体系设计时，要充分考虑企业的管理需求和核算的方便性，对手工会计原有的科目结构进行优化调整，深化、强化企业的核算和管理。以下对典型调整项目进行说明：

①活用科目的辅助核算。

从企业过去发展的进程看，以前企业规模不大，往来业务较少，应收、预收、应付、预付等往来科目都是通过在其下设置明细科目来进行管理。随着企业规模日益扩大，加上现代信息技术提供了深化、细致核算的可能，企业对往来明细对象严格管理，启用辅助账前后科目设置对比如表3.17所示。

表3.17　手工核算科目体系与计算机核算科目体系比较

同理，预付账款、应收账款科目应设置为“供应商往来”辅助核算。

由于销售收入是企业利润的主要来源，任何一个企业都希望了解企业销售收入主要来源于哪些产品的销售，又是由谁实现的。这就要求“主营业务收入”科目既要划分产品，又要划分部门，这种要求可以有两种实现方式：方案一，将主营业务收入按产品设置明细科目，将上级及明细科目都设置为“部门”核算；方案二，将主营业务收入科目设置“项目+部门”两种辅助核算。本案例产品有限，仅采用第一种方案。

②与存货管理相关的科目设置。

在手工管理方式下，由库管员记录存货的收发数量，材料会计负责登记存货明细账，进行存货计价及成本核算，存货明细账按每一种料品分别开设。在企业财务业务一体化管理系统中，存货收发及管理工作由库存管理和存货核算模块协同完成，所有关于存货相关信息的查询均可以在库存管理和存货核算系统中得到，因此，按料品设置明细不再成立。

③考虑管理要求。

企业管理层明确提出：为了控制管理费用过高的现状，要按部门严格控制管理费用的发生，从2003年开始，每个部门制定管理费用预算，年中各部门管理费用的发生严格按预算进行控制。为了实现以上管理要求，需要将管理费用明细项目设置为部门核算，并在财务分析模块中设置部门预算初始数。

④关于科目余额方向。

在手工账中，可以根据每一个明细科目定义余额方向。在用友ERP-U8.72系统中，明细科目的余额方向与总账科目的余额方向是一致的，这样，需要对总账科目与明细科目余额方向不一致的情况进行处理。

本案例中属于这种情况的科目有：应交税金/应交增值税/进项税额、已交税金、转出未交增值税、财务费用/存款利息收入。

⑤科目调整。

重庆市高新区供电局和重庆自来水公司的手工账是作为应付账款下的明细项目进行管理的。在计算机信息系统中，供应商往来管理归属于应付款管理模块。应付款管理主要处理企业与供应商之间业务往来款项的核算与管理，而以上两个单位不属于供应商范畴，因此将其划转到其他应付款科目下进行管理。

13）凭证类别（表3.18）

表3.18　凭证类别

14）项目目录

①项目大类：产品。

项目分类：分类编码（1），分类名称（打印机）。

核算科目：基本生产成本科目下的直接材料、直接人工、燃料动力、制造费用、基本生产成本结转。

项目目录如表3.19所示。

表3.19　产品类项目目录

②项目大类：工程。

项目分类：分类编码（1），分类名称（设备安装工程）。

核算科目：在建工程。

项目目录如表3.20所示。

表3.20　工程类项目目录

15）结算方式（表3.21）

表3.21　结算方式

16）开户银行（表3.22）

表3.22　开户银行

17）仓库档案（表3.23）

表3.23　仓库档案

18）收发类别（表3.24）

表3.24　收发类别

19）采购类型（表3.25）

表3.25　采购类型

20）销售类型（表3.26）

表3.26　销售类型

3.3　期初数据整理

很多企业多年来一直采用手工核算方式，实行财务业务一体化管理后，为了保证手工业务与财务业务一体化管理信息系统相衔接，继承历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止到目前的手工核算的余额导入到计算机信息处理系统中作为期初数据，才能保持业务的完整性。

由于企业财务业务一体化管理系统涉及多个业务部门，数据种类和内容都比较繁杂，为保证期初数据的完整、准确，需要按规范的格式指定专人进行整理。需要收集和整理的期初数据如表3.27所示。

表3.27　各模块需要整理的期初数据内容

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根据上述要求，分类整理期初数据如下：

3.3.1　采购期初数据准备

1）期初暂估入库数据

期初暂估入库数据是指货物已经入库，但尚未收到供货单位的采购发票。整理期初暂估入库数据时，可依据如表3.28所示的栏目进行整理。本案例中不存在上月暂估入库数据。

表3.28　期初暂估入库数据准备表

2）期初在途存货数据

在途存货是指启用采购管理系统前已取得供货单位的采购发票，但没有办理入库的货物。整理期初在途存货数据时，可依据表3.29提供的栏目进行整理。

表3.29　期初在途存货数据准备表

3.3.2　销售期初数据准备

上月销售业务全部处理完毕，不存在尚未完成的业务。

3.3.3　库存、存货期初数据准备

经过整理的按计划价法核算的各存货期初数量及金额情况如表3.30所示。

表3.30　经过整理的按计划价法核算的各存货期初数量及金额

注：由于已改为按实际成本核算，因此，需要将原材料和材料成本差异合并，求得各存货的实际成本。

3.3.4　总账及辅助账期初数据准备

截至2010年12月，企业各账户期初数据按账户分类整理归类如下：

1）资产类（表3.31）

表3.31　资产类期初数据

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2）负债类（表3.32）

表3.32　负债类期初数据

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3）所有者权益类（表3.33）

表3.33　所有者权益类期初数据

4）成本类（表3.34）

表3.34　成本类期初数据

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5）损益类（表3.35）

表3.35　损益类期初数据

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3.3.5　客户往来明细数据

1）1121应收票据（表3.36）

表3.36　1121应收票据

2）1122应收账款

1122应收账款余额总计为1230000.00元，具体如下：

（1）112201应收账款如表3.37所示

表3.37　112201应收账款

注：应收人民币余额：1006980.00元

（2）112202应收账款（表3.38）

表3.38　112202应收账款

注：美元余额：27000美元；人民币余额：223020元；汇率：8.26。

3）2203预收账款——客户往来

预收北京永鑫股份有限公司货款68000元。单据编号：Y1000000001；结算方式：转账支票。

3.3.6　供应商往来明细数据

1）2201应付票据（表3.39）

表3.39　2201应付票据

注：2201应付票据余额总计为410076.93元。

2）2202应付账款（表3.40）

表3.40　2202应付账款

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注：2202应付账款余额总计为1154923.07元。

3）112301预付账款——供应商往来

预付北京朝阳科技股份有限公司货款158000.00元。结算方式：汇兑；单据编号：Y1000000002。

思考题

1.数据准备的基本要求是什么？

2.数据准备的主要内容是什么？

3.基础档案设置的主要内容是什么？

4.在基础档案设置的哪些环节体现了企业管理的要求？

5.如何灵活设置科目的辅助核算实现精细核算，提升管理要求？

6.企业上线前需准备哪些期初数据？