基础数据的准备

三、基础数据的准备

在会计业务由手工向计算机处理转换时，还需要对会计科目的期初余额和有关明细资料进行收集整理。这种收集与整理，是企业会计业务核算工作能够在信息化条件下得以延续的保证，同时也是会计软件初始运行的数据基础。

为了保证数据准备的及时、准确和完整，数据准备之前，实施方最好提出各类数据的准备要求，包括落实数据准备人员，规范数据提供格式，明确完成时间。数据准备的内容涉及两个方面：一是确定各类数据的编码方案；二是基础数据的收集及整理。

（一）确定数据编码方案

计算机信息处理的特点主要表现在：数据处理速度快、精确度高、分析统计汇总方便、内部控制严密等。无论从数据录入的速度考虑，还是从内部控制的严格性考虑，计算机对数字的敏感程度远比文字要高，因此应用计算机信息系统之初，需要对一切涉及录入、查询统计口径的内容如科目、存货、客户、收发类别等全部要编制数字编码，为了体现分级核算和管理的要求，对数字编码还要事先规定其级别及每级的位数。可以设置编码方案的项目有部门、会计科目、客户、供应商、结算方式、收发类别等。分类编码方案一旦设定并使用后，一般不允许修改。

确定数据编码方案时，应确保编码的唯一性、易用性，还要考虑到将来的可扩展性。

（二）基础数据的收集及整理

依据企业基础数据的稳定性可以将数据准备的主要内容分为两类：静态数据和动态数据。静态数据是指一段时间内数据内容不会随日常经济业务的发生轻易改变的数据，如客户信息、供应商信息、存货信息、科目信息等；动态数据是指随企业日常经济业务的发生随时发生变化的数据，如各科目的余额、存货、库存信息等。划分静态数据和动态数据的意义在于可以合理安排时间，静态数据可于确定了系统的解决方案后立即布置进行；动态数据必须于系统上线前才能确定。静态数据对应于会计信息系统中的基础档案内容。基础档案涵盖的内容很多，它既有为一个子系统所专用的基础档案（如采购类型、销售类型等），又有由几个子系统或所有子系统共享的基础档案；而动态数据主要指期初余额，包括各明细科目的期初余额、各种存货的结存数及往来未达账项等。通常要在各业务子系统初始化工作中进行设置。

1．基础档案的整理

基础档案的整理工作应是在已确定了基础档案的分类编码方案基础上进行的，基础档案的整理必须要遵循分类编码方案中的既定规则（包括级次和各级编码长度的设定）。

基础档案是企业核算或汇总分析必需的基础信息，也是系统运行的基石。这些基础信息包括：组织机构设置、职员、客户、供应商、固定资产分类、人员类别、存货、仓库、采购及销售类型等。在手工环境下，这些信息分散在各个部门进行管理，大多根本就没有规范的档案，这对计算机来说是致命的。计算机业务处理建立在全面规范的基础档案管理之上，且要求事先设置各种分类、统计口径，才能在业务处理过程中分类归拢相关信息，并在事后提供对应的分析数据。下面我们列示出一些系统要求的主要基础档案内容，如表5-2所示。

表5-2　基础档案的设置

（续表）

根据上述要求，企业可结合现有的资料进行整理。

2．期初数据整理

在企业实现信息化前，通常已延续了多年的手工核算方式，在采用计算机信息管理后，为了保证手工业务与计算机系统衔接，继承历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止目前为止手工核算的余额输入到计算机系统中作为期初数据，才能保持业务的完整性。

对科目期初余额的收集整理，主要是将所有会计科目截止目前为止的科目余额计算出来，以作为会计软件初始运行时该科目的期初余额；而对有关明细资料的收集整理，是指对手工方式下银行日记账的未达账、银行对账单的未达账、各种应收应付账款的未清账项、采购业务中的暂估入库和在途存货、销售业务中的已发货未开票和已发货未结算业务，以及库存和存货业务管理中的各存货结存数等明细资料进行的收集整理。因为对这些账簿来说，在手工方式向计算机方式转换时，只输入一个期初余额是不够的，这些明细资料的整理和输入，是将来软件能进行自动银行对账、清理往来账，以及与以往业务核算继续延续的基础。

对科目期初余额和明细资料的收集整理，应注意以下几方面的问题：

1．收集的资料要完整、及时和准确。这些资料是会计软件的初始资料，是软件运行的初始数据平台，它将对以后的计算机会计业务处理有直接的影响。因此，收集的资料要完整、及时和准确，要经过多次审核后才能输入计算机。当软件进入日常业务处理程序后（录入凭证、登记账簿等），科目的期初余额不允许再改动。

2．科目期初余额收集前应先做好有关科目的费用计提和分配等工作。应对成本费用类科目进行必要的结转处理，它将有利于减少科目余额的收集工作量，有利于提高初始数据收集的准确性，同时也有利于通过会计恒等式进行相关的平衡检验。在此意义上说，选择手工方式与计算机方式的转换时间，一般最好是以正常的会计期末结账后为宜。

3．对有些会计科目的期初数量和外币数据进行收集整理。对原材料、包装物、低值易耗品、产成品等科目，这些科目除了进行正常的金额核算外，通常还有一些关于数量或外币方面的（对有外币业务的企业）辅助核算内容，以便为企业材料的采购、产品的销售等业务提供数量、外币方面的参考数据。因此，针对这些科目，还应该对其期初数量和外币方面的数据进行收集整理。

4．对明细的会计资料与其相关的科目余额之间要进行一致性检查。明细会计资料在经过整理并清除已达账后，应将所有未达账的借方发生额与贷方发生额进行汇总，并由此算出其差额，再将这一差额与相关科目的期初余额进行比较，如果发现二者不一致，说明在清理已达账时可能会存在漏清或重复清理的错误，应及时进行纠正，以确保在输入计算机前，明细会计资料的完整性和正确性。

由于财务业务一体化管理系统涉及多个业务部门，数据种类和内容都比较繁杂，为保证期初数据的完整、准确，需要按规范的格式指定专人进行整理。我们将各个业务部门需要收集和整理的期初数据列示表5-3中。

表5-3　各模块需要整理的期初数据内容