运动休闲项目的组织与实施

一、组织机构与运动休闲服务体系

运动休闲行业作为运动休闲服务业的一个重要组成部分，有着自身的发展规律和运行规则，需要专业化知识和技能的人员。运动休闲项目组织的建立对于运动休闲项目开展具有重要的影响，没有运动休闲组织的存在就无法完成策划，策划的实施必然要通过组织去承担和完成。

(一)运动休闲项目组织的类型

建立组织是处于制订计划和实施计划之间的一项任务，组织能够指导资源的使用，指明完成下级目标的责任。建立组织是一个创造组织结构的过程，可将运动休闲项目组织的类型分为以下几种。

1.简单机构见图3－3。

图3－3　运动休闲项目接待部门简单型组织结构图

2.职能机构见图3－4。

图3－4　运动休闲项目接待部门职能型组织结构

3.直线职能机构见图3－5。

图3－5　运动休闲项目接待部门矩阵型组织结构图

(二)运动休闲项目组织的应用

从组织类型上看，不同类型组织机构既存在着优势，又存在着劣势。对于各种组织类型来说，处理缺乏理解和解决冲突的有效方法就是进行协调，成立专门负责协调的部门或者指派个人都是管理的一部分。因此，运动休闲项目的管理者在表现上可以是组织机构中的个人管理者，也可以由专门成立的部门来负责。

由于运动休闲项目的各种任务之间表现为一种先后顺序和重要程度差异，对于运动休闲组织机构的建立，应该考虑任务的顺序和重要程度，运动休闲组织部门的设立也有先后顺序。

二、运动休闲项目的实施

运动休闲实施是对运动休闲任务的承担和完成，是运动休闲项目开展中最重要的部分，直接决定运动休闲项目的质量和水平。组织结构完成后就要对作业任务的实施，人力资源任务的进行在计划阶段就要开始，财政预算也随着组织机构类型不同而有不同的选择，网络机构型预算在赛事开始之前就已经完成，而职能型的财政预算任务的工作会一直贯穿项目的始终。

管理者必须确定运动休闲的主要任务，整个运动休闲项目的任务清单是监视和控制的基本，这是一项费力的和精确的任务，而且需要具备全面的专业知识去精确完成。依据运动休闲管理者的指导下任命个人或下级委员会负责特定的领域，下级委员会或个人应该制订下级委员会任务清单和行动计划，以应付具体领域的作业任务。按照项目管理理论，每一项任务要被仔细计划和有明确的时间安排，如寻找赞助、与场地管理者谈判、组织庆祝项目、开闭幕式表演、公共关系处理和运动队注册的任务都需要明确和具体的时间限定。

领导和控制是重要的管理职能，在实施过程中，要特别注意领导和控制手段的运用，运动休闲报告、会议和表现方式不同的指令是有效的领导和控制手段，以确保项目按计划进行或根据变化而做出调整。

三、运动休闲项目现场管理

活动组织和接待服务是关乎运动休闲项目成败的两个传统核心标志。为做好运动休闲项目的现场管理，保障运动休闲项目的成功实施，项目的管理机构必须紧紧围绕活动组织和接待服务开展各项管理工作。

(一)运动休闲项目活动组织的现场管理

1.人流组织管理人流是指运动休闲活动区域或场所内的参与者，由流向、流量和流速3个要素组成。人流通常是由自然形成的，但由于地域、交通、场所内布局的影响也有一定的规律(牟红，2010)。运动休闲活动中人流的空间分布具有空间分布的不均衡性、不稳定性、短时聚集性、出口为拥堵人流形成的最主要区域等几个明显的特性。在运动休闲活动中对人流进行有效的组织管理，不仅可以帮助参加者更好实现休闲活动的目的，对活动区域内的自然环境、设施、设备的合理利用及维护发挥非常积极的作用，而且也是实现公共安全的有力保证。在休闲活动中对人流的组织管理需要通过一定的方法和途径来实现，现实活动中主要有以下几种有效的方式。

(1)活动现场的布局:对有条件进行活动场地重新设计布局的现场，可以根据预期人流规模的大小选择封闭式或开放式设计;对活动空间的内部布局应充分考虑自然地形的有效利用、间隔距离的科学规划，以及出入口数量及位置的合理安排，以使参加人流受限于现场布局，有利于组织者对人流的控制管理;在指示不明确、人流易盲目活动的地方可布置问询台或咨询中心，人为地指导人流的流动。

(2)活动内容的安排:在运动休闲活动的内容安排上也应尽量考虑人流流动的合理性，将同一内容的活动现场按一定顺序集中安排，并尽量安排在同一方向，以使人流能有序流动;活动的精彩环节或重点内容均匀分布，避免过于集中，以保持人流分布的相对均衡;在分叉或交叉路口有目的地安排有暗示作用的内容，以引导大部分人流朝组织者希望的方向分流;在进出口区域少设置活动内容且尽量不设置精彩内容，以避免人流在该区域停滞造成堵塞。

(3)指示工具的运用:运用有指示作用的工具对人流的流向加以指导，是现代运动休闲活动现场管理最常用的方式之一。在活动现场作为指示标志的有:场地示意图、路标、彩道及绳索等，这些标志的运用帮助组织者对人流进行有效的引导，使人流的空间分布更合理。在现代展会活动中，指示标志的重要性已为企业界普遍重视，优秀的标志设计对提高展会的服务水准及整体展会气氛的营造都有相当重要的辅助作用。在运动休闲活动中，实现对人流的有效控制及管理要有一个重要的前提条件，就是必须实现对活动现场人流的总量控制。只有保证活动场所的合理承载力，才能保证现场人流活动的安全性和舒适性。

2.设施、设备管理运动休闲活动设施、设备管理是指以最佳服务质量和经济效益为最终目标，以最经济的设施和设备寿命周期费用以及最高设施设备综合效能为直接目标，运用现代科技和管理方法，通过计划、组织、指挥、协调、控制等环节，对设施、设备系统进行综合管理的行为。社会性运动休闲活动的开展过程中通常会使用不少公共设施或设备，这些设施或设备涉及的种类非常广泛，根据运动休闲活动开展的频率，可以将运动休闲活动设施、设备分为以下两类。

(1)固定性设施、设备:这类设施、设备通常安装在固定位置，为人们的日常运动休闲活动所使用，属于常设性设施或设备，包括风景区、各类公园、城市绿化区、步行运动休闲区等社会性公共设施，以及与这些设施相配套的供水、供电、消防等技术性公共设施或设备。

(2)临时性设施、设备:这类设施、设备通常是为特殊的运动休闲活动临时性搭建为其提供服务的，并非常设的社会公共设施，临时性运动休闲活动结束之后通常会将这些设施、设备撤出活动现场，如举办运动会及开幕式使用的设施、设备、举办户外运动休闲使用的设施、设备、展会的展台、临时性游乐设施等。

针对运动休闲设施、设备的管理，一方面需要保证所有设备正常运转和制订科学的设备保养计划和维修制度;另一方面要对设施、设备进行更新改造和安全管理。

1)固定性设施、设备的日常管理:固定性运动休闲设施、设备的日常管理应遵循社会公共设施管理的一般原则和方法。①按属地原则确定社会公共设施、设备的行政归属。由公共设施、设备所在地的相关行政部门负责对设施、设备管理工作的监督，实行统一领导、分级管理，且谁主管谁负责，把社会公共设施管理和维护的相关工作落到实处。②在确定具体管理责任时，可依照“谁建设、谁管理、谁受益”的原则。通过这种方式使对社会公共设施的权利和责任统一到同一主体上，责权一致，更有利于激发管理者的积极性和主动性，对社会公共设施的管理也更加有效。③在管理方法上强调“多维护、少维修”。固定性设施、设备的使用频率高，使用群体复杂，使用者的专业技术不强，诸多因素都使得设施、设备的日常损耗增大，甚至可能缩短设施、设备的使用期限。但社会公共设施、设备的正常使用是人们运动休闲活动得以健康开展的重要保障，因此，管理者应加强对设施、设备的日常维护保养，确保设施、设备的正常安全使用，尽可能避免因对设施、设备的重大维修而给人们的运动休闲活动造成的严重影响。同时，通过日常维护保养工作的开展，延长设施、设备的使用寿命，降低社会活动成本。

2)临时性设施、设备的现场管理:临时性设施、设备通常是为较大型社会运动休闲活动的举办而专门安装的，且设施、设备的正常运转对确保活动的成功举办有极其重要的作用。因此，保证临时性设施、设备在活动进行中的正常使用是其管理的核心和重点。①要有专人专管，对重要的临时性设施或设备要实行“一对一”的专人负责制，即在活动进行期间，该设施、设备一切使用都由责任人负责，设施、设备的一切问题都由责任人承担;②安全第一，不对设施、设备进行破坏性使用，确保设施、设备运行期间的安全性，坚决杜绝因设施、设备的不当使用而给人群带来人身或财产损失;③做好第二手准备，对于对活动效果影响巨大的设施或设备，如有条件应准备备用设备，在因意外致使原设施、设备不能正常工作时，以备用设备代替，确保活动的正常进行。

(二)运动休闲项目接待服务的现场管理

运动休闲项目的接待服务工作指为参加、参与运动休闲活动的各类相关人员提供住宿、餐饮、交通一系列服务的集合。工作内容主要涉及住宿服务、餐饮服务、迎送服务和交通服务四大部分。作为运动休闲项目现场管理的重要内容和运动休闲项目后勤保障系统的重要组成部分之一，运动休闲项目的接待服务工作贯穿于运动休闲保障工作的全过程，是运动休闲管理机构必须承担的核心职责之一。它具有5个方面的特点，①接待服务工作中存在许多量化指标，其优劣将会很清楚地显现出来;②接待服务工作的直接对象是人;③接待服务对象数量多，并且通常是同时到达和同时离开;④因活动因素产生的不满情绪或者矛盾，也将使运动休闲项目接待工作承受不同于其他活动的压力;⑤如果得到媒体的关注，运动休闲项目的接待服务往往是其中的关注重点之一。

1.运动休闲接待工作的主要内容

(1)住宿服务:住宿方面需要考虑的因素主要是接待对象的承受能力，主要内容包括以下6个方面。①确定需要提供住宿宾馆的对象类别;②结合各类接待对象的数量、规格、抵离时间确定接待宾馆;③依照接待对象对住宿时间、地点、竞赛项目的需求分配接待宾馆;④编制接待宾馆的服务标准，包括《宾馆接待工作规范》、《客房卫生设备达标方案》、《宾馆设施使用规定》、《服务人员着装、行为、语言行为规范》、《消防安全工作方案》、《24小时值班经理制度》等下发到各接待宾馆;⑤组织开展对宾馆相关人员的培训工作;⑥对各接待宾馆进行周边环境布置等。

(2)餐饮服务:提供优质餐饮服务的首要前提是了解各类接待对象的餐饮需求，即确定各类接待对象的用餐类别、用餐时间及饮食习惯。用餐类别包括固定用餐和非固定用餐。固定用餐又分为宾馆接待用餐点和场馆固定用餐点。非固定用餐大都是因为特殊工作原因而需要接待部门向接待对象提供的餐饮服务方式，如向竞赛裁判员、记者提供的场地用餐。此类用餐服务的关键是餐饮的及时供应及卫生标准。非固定用餐包括快餐、食品及饮品。用餐时间也需要根据不同接待对象加以区别，比如安排记者的餐饮时，需要注意记者的工作时间很长，只要新闻中心还没有关门，记者驻地就应继续提供饮食服务，而运动员用餐时间则应和竞赛安排结合起来。饮食习惯则与接待对象的民族、宗教、区域、个人喜好等等诸多因素相关，应事先对接待对象的饮食习惯进行征询，要注意不同接待对象的饮食禁忌。在全面了解接待对象饮食需求的基础上，选择餐饮供应商。餐饮供应商的选择方式需根据活动的实际情况而定:较小规模的活动可采用询价、报价、洽谈、比较的方式来确定餐饮提供商;大规模的活动则有必要采用公开招标的方式进行餐饮供应商的选择。

(3)迎送服务:要求制订详细的迎送工作方案，方案的内容一般包括迎送对象、抵离时间、站点设置、迎送团队、交通保障、迎送路线、迎接与欢送的要求等。迎送服务成功的首要前提是信息的准确，必须准确掌握来宾乘坐飞机、火车、船舶等抵离时间、地点、车次、班次、人数等信息，有不详情况要提前通过电话、传真等途径核实清楚，及早通知全体迎送人员和有关单位;如有变化应及时通知。迎接人员应在飞机、火车、船舶等抵达前到达机场、车站和码头。送行则应在客人登机之前抵达，离去时如有欢送仪式，则应在仪式开始之前到达。如客人乘坐班机离开，应通知其按航空公司规定时间抵达机场办理有关手续，重要客人可由接待人员提前前往代办手续。

迎送服务工作中有几项具体事务:迎送重要客人，事先在机场、车站、码头安排贵宾休息室，准备饮料;如安排献花，须用鲜花，并注意保持花束整洁、鲜艳;客人与迎接人员见面时，互相介绍。通常先将前来欢迎的人员介绍给来宾，可由接待工作人员介绍，也可以由欢迎人员中最重要人物介绍。客人初到一般较拘谨，主人宜主动与客人寒暄;安排汽车，预定住房。如有条件，在客人到达之前将住房和乘车号码通知客人。如果做不到，可印好住房、乘车表，或打好卡片，在客人刚到达时及时发至每个人手中，或通过对方的联络人员转达。这既可避免混乱，又可以使客人心中有数，主动配合;指派专人协助办理入出境手续及机票(车、船票)和行李提取或托运手续等事宜。

(4)交通服务:是指为接待对象提供交通便利，主要包括两方面的工作，一是活动期间各类接待对象的用车需求;另一是各类接待对象的中转票务需求。规模较小的活动一般将交通管理的职能归属于接待部门，而大型活动由于交通服务涉及与城市交通管理部门及铁路、航空等部门的大量协调工作，常常在赛事运作管理机构中设立独立的交通管理部门。

交通服务的工作包括:①制订交通服务运作计划;②组织开展赛事运作管理机构用车征集工作;③借调或招募驾驶员，制订《驾驶员工作服务手册》，开展驾驶员培训工作;④依据接待对象类别分配工作用车、服务用车;⑤制订用车的相关规定及车辆运行路线;⑥制订中转票务工作方案，协同铁路、航空部门落实各类接待对象的中转票务。

2.运动休闲项目接待服务工作的一般步骤

(1)了解接待对象的期望的服务，对接待服务的整体工作量进行估计，同时要“摸清家底”，即项目管理机构所拥有的可用于接待服务的所有资源。

(2)条件允许下尽可能满足甚至超过接待对象的期望;条件不允许的情况下，要与接待对象及早沟通，使其期望值调整。

(3)在赛事筹办过程中，对接待对象需求的变化及时做出反应，对接待工作中出现的问题快速疏导、解决。

(4)活动结束后，要对接待服务情况进行评估，总结经验或教训。