确定与会人员

六、确定与会人员

1.确定与会人员的原则

确定与会人员最重要的原则是选择适当少数的人。这个原则说起来容易，但是做起来却比较难。因为总是有人觉得自己应该参加会议，但是却不能为会议有所贡献，或是从会议得到什么。有的人虽应该参加会议，但是他们却觉得无法为会议有所贡献。

确定参加会议人选要先想想看正在计划中的会议是属于哪一种类型。如果它是一个提供信息的会议，那么与会者应是那些需要知道这个会议所提供的信息的人；如果这个会议是解决问题的会议，就需要那些可以提供知识经验的、影响会议决定的人，以及那些愿意为这个问题的解决作出贡献的人来参加。

通常，在决定与会的人选时要遵循以下两个原则：

（1）选择对实现会议目标有潜在贡献的人

会议既然是以目标的实现为导向，因此在决定与会者人选之时应优先考虑的是：邀请对实现会议目标有潜在贡献的人参与。但这并不意味着这些人非出席会议不可，因为会议组织者有时可以在会议之前约见他们，并征求他们的意见。这样做，可免除他们出席会议。

（2）选择因参与会议能够获得益处的人

让这些人参与会议，固然有助于会议功能的发挥，但也可故意不邀请他们参与，而只在会议之后，将开会的结果通知他们。

对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则，邀请他们参加以免遗漏。

需要特别留意的是，与会者人数不宜太多。理由有三：

①会议的成本非常昂贵，因此没有必要出席或列席的人士，尽量不要让他们参加。

②在定好的会议时间内，与会者人数越多，则每一位与会者的平均参与机会将随之减少。

③随着与会者人数的增加，沟通将趋于困难。例如当与会者只有3个人的时候，沟通渠道只有6个；与会者增至4个人，沟通渠道增至12个；与会者增至8个人，沟通渠道增至56个；其余依此类推。沟通渠道越多，与会者对信息的掌握能力将越低，达成决议也就难度更大。

我们在前面已作出过阐述，较理想的与会人数，是5～7人。因为在这样的人数下，不但沟通不致发生困难，而且与会者普遍拥有较多的参与机会。倘若与会人数甚多，譬如多至20人以上，主持人可以视实际需要而采取分组讨论方式，处理各种议案。

2.筛选与会人员标准

无论会议其他方面工作准备的多充分，最关键的还是在于参加会议的人。所以筛选与会者的名单，是组织会议工作中最重要的一环，也是会议准备工作中难度最大的一环，很多经理人都为如何确定与会者的名单而大伤脑筋。现在，我们介绍一个筛选与会者名单的标准：即三个“有利于”标准。

（1）有利于会议的顺利进行

成功的会议自然希望能够顺利进行，然而由于各个与会者的立场不同，就会对会议的进程产生不同的影响。为了让会议顺利进行，需要关注以下三类人。

①代表着一个团体或群体的人。一般来说，会议应当是以个人的身份参与，但有的与会者可能是代表着一个团体或群体的利益来参加会议。如果拒绝这样的人参与会议，很可能会立刻引起一个群体的不满和愤怒，让他们有一个适当的途径来充分表达自己的意见，应当是管理者采取的一种明智的必要措施。

②对会议的协调作用不可或缺的人。协调者对会议来说是非常必要的，他们可以防止会议因与会者之间一时的不妥协而夭折。一般来说，会议主持人或其他组织者应当扮演会议协调者的角色，但他们并不一定都能够完全胜任，所以另外还需要其他与会者来大力发挥会议协调者的作用。这种人可能是人缘很好的人，可以在不同的与会者之间做“和事佬”；也可能是公认做事公平公正的人，在关键时刻的表态可以得到大家的一致认可。

③如果不按其意思办，就会大吵大闹的人。对于这样的人，原则上是尽量避免让他参与会议，因为他们很可能会令会议中途夭折。但有时候如果不让他们参加会议，可能同样会造成事态严重性的扩大，那么就要谨慎的安排，例如让更有权威的人士同时参加会议，充分利用权威人士来压制他们可能在会议上采取的行为，以此来尽量控制他们对会议的不良影响。

当然，在这里需要注意的是，必不可少依然应是选择与会者的第一条件。

（2）有利于议题的讨论

我们明确会议的目的，就是对议题进行讨论并得出结论，所以，与会议的议题有关，应当是与会者的重要条件。但与议题有关的人员还可能依然是一个庞大的数字，可以按照以下的标准进行筛选：

①跟讨论议题有直接关联的人。如果召开客户服务方面的会议，那么客户服务部的经理就一定要到场；而如果是关于职位调整方面的会议，那么人事经理就不可缺席。因为直接关联人员应当对议题最为熟悉，也最有发言权。这种人员到会，不但可以帮助其他与会者客观详尽地了解情况，而且会议的决议由于他们最直接的参与也很容易达成。

②可以提供专业或独家信息的人员，令讨论更有效率的进行。不同的人员，他们信息的来源途径也不尽相同。有些人由于专业性或消息渠道的缘故，可以得到较之大众更快更准确的消息，这些消息往往会对决策起到决定性的重要作用。为使公司在竞争中稳操胜券，就需要让这些拥有专业或独家信息的人参加会议。

（3）有利于会议组织者的意愿表达

对于会议组织者来说，重要的不仅是会议议题的讨论和会议进程的顺利，还要使自己的意愿能够在会议上得以充分表达。所以对于会议组织者意愿的表达所可能持有的态度和表现，自然也应当成为选择与会者的参考标准。一般来说，谁会支持意见，谁会反对意见，自然应当成为筛选与会者的重要标准之一。

3.注意问题

要把企业会议看成是一个若干个人的群体，他们必须互相影响以完成某项工作；不要单纯问谁应当参加，而要问为什么参加。下面我们列出十点需要会议主办者考虑的因素：

①参加会议的人将在多大程度上涉及会议的行动后果？

②这个人以前对这种情况有没有经验，或者与所涉及的议题或人物是否有特殊关系？

③这个人是否具有行政或法律责任来进行审查或决定？

④级别或地位是否适合于这个小组？（下级职员和他们的上司在一起参加的时候，心理上常会不自然，以至于影响他们反应的质量和真实性。）

⑤这个人在中心议题的专门知识方面，是否确有需要或能有所贡献？

⑥他的才能或职责是否与其他与会者重复？

⑦是否时间、工作量及其他因素都能使与会者安心参加全部会议，而不是人在心不在？

⑧为帮助会议开得成功，这个人能不能通过抵制已知的意见以形成均势，提出一个不偏不倚的客观见解，或发挥评论者或媒介者的作用？

⑨假如要做决议，这个人是否能做？（他不应是一个从属的人，这种人可能缺乏完整的全面知识和适当的权威）

⑩由于某种理由，他的出席是否会妨碍会议的总体成效？

在有效会议管理中，决定与会者群体的规模和构成是非常重要的。会议可能由于参加的人员太多、太少或不恰当的人员结构而流于失败。比如，如果会议规模太大，讨论将流于形式和浮夸，与会者无法真正参与进来；如果会议规模太小，将无足够信息可供分享，问题也不能充分解决。因此，在决定该邀请谁参加会议时，某些方针应被遵循。下表给出了会议的类型和每种会议类型的参考与会人数。

会议规模参考

在确定好与会者的人数和结构后，会议组织者还必须明确与会者的角色安排。与会者一般可以分为会议主持人、会议成员和会议工作人员（如会议秘书、记录员等）。