会议如何确定参会人员

一、会务工作概述

（一）会议的基础知识

1．会议的含义

会议一词，在汉语中有两种不同的含义。它既可以作为一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织的名称，如中国人民政治协商会议、全国人民代表大会等，同时也可以被用来表示有组织、有领导的民主协商和决定某些事项的临时性集会，也就是人们通常所说的“开会”。在后一种含义上，会议和会是同义词，都是指人们的一种活动方式。

现代意义上的理解，“会议”是有组织有领导地商议事情的集会。这里有三个要素：一是两个以上的人构成的正式或非正式的社会聚会；二是有需要大家进行共同商议的事情；三是有会议组织者。

2．会议的特性

（1）时宜性。会议的召开要讲“时宜”。要做到适时召开会议，就要考虑是否需要立即召开此会？会议可否提前召开？可否推迟召开？为什么？

（2）必要性。打算召开会议时，应提出这样的问题：是否非要开会？是否有其他方法可以代替？如果答案是不开会就解决不了问题，或不好解决问题，而且没有其他方法可以替代，那就说明开这个会很有必要。

（3）合法性。会议的合法性，强调会议的召开必须符合法定人数，会议的召集人必须依法享有召开此会的权力。一个会议是否具有合法性，要根据会议召集人的社会身份、职权，会议的形式和内容等因素综合判断。

（4）可行性。会议的可行性是指会议活动在具备了必要性、合法性的前提下，还必须具备可以召开此次会议的现实性，而且只有采取某一方法召开才具有可行性。

我们提倡少开会、开短会、开实会。召开会议，要坚持务实、节俭、高效的原则，有明确的目的和内容：严格执行会议申报制度，能不开的会坚决不开，能合并的就合并，对会期要控制；领导讲话要有所准备，开短会，讲短话，切实提高会议的实效。

2002年1月20日，中共中央办公厅、国务院办公厅下发了《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步精简会议和文件的意见》，提出要减少会议、压缩文件，以切实行动转变机关工作作风。办公室主管应酌情考虑，安排会议。

3．会议构成要素

会议构成要素是构成会议活动的基本因素，它们使会议与人类其他形式的集体活动相区别。从最广泛的意义上说，任何一个会议都必须同时具备以下三个基本要素：有3人以上参加；有共同的议题；有公认的组织者。对会议构成要素还可以从以下几个角度进行划分：

（1）会议形式要素。包括：会议名称、会议时间、会议地点、会议人员、会议规模、会议方式等。

（2）会议内容要素。包括：会议指导思想、会议目的、会议主题、会议议题、会议的具体任务、完成会议任务的措施等。

（3）会议人员要素。包括：会议主持人、会议出席人员、会议特邀和列席人员及会议来宾、会议秘书人员、会议服务人员等。

（4）会议组织工作要素。横向方面包括：会议组织工作、会议文书工作、会议宣传工作、会议生活服务工作、会议保卫工作等。

纵向方面包括：会议准备工作、会议开始工作、会议进行工作、会议结束工作、会议决定的贯彻执行工作等。

4．会议的类型

会议种类繁多，利用特定的标准对会议活动划分不同类型，有助于正确认识会议的特点和性质，从而开好会议。

（1）按照会议的性质和功能进行分类。

①决策性会议。它是由特定的管理人员组成的，对特定的问题做出决策的会议。它有两个特征：第一，参加会议的人员必须是该会议的法定组成人员（并达到法定人数），会议的决策对象必须是会议职权范围之内的事；第二，会议应在与会人员充分发表意见和看法的基础上，最后做出相应决议。

②规定性会议。是根据党章规定、法律规定或其他群体章程、制度规定必须按期召开的会议，如各级人民代表大会、各级政协会议、各级群众团体代表大会等。

③信息交流性会议。其作用是交流信息、了解情况。按照信息流动的方向，它又可以分为：

a．自上而下式，如上级对下级传达指示、布置工作安排或生产计划的会议等。

b．自下而上式，如下级向上级反映问题、汇报工作的会议等。

c．多向交流式，即与会者之间相互交流、传递信息的会议。

④显示性会议。是通过会议的形式和与会者的行为、口号、情绪来显示特定的政治和感情倾向，而并不决定任何事项的会议，如各种表彰会、庆祝会、纪念会、声援会等。

⑤专业性会议。即为研究某一个专门问题或就某一方面的工作而召开的会议，多以部门名义召开，如教育工作会议、劳动工资会议、招生会议等。

⑥学术性会议。旨在对学术理论问题进行研究探讨或交流的会议，通常由有关专业学术团体、科研部门或学术理事会负责主持召开。

（2）按照会议的规模进行分类。

①小型会议。参加人数在3人以上、100人以下的会议，如各级党委会、政府办公会、座谈会、组织生活会等。

②中型会议。参加人数在100～1000人之间的会议，如全国人大常委会。

③大型会议。参加人数在1000人以上的会议，如全国人民代表大会、全国政协会议或为开展特定活动而召开的动员会、表彰会、庆祝会等。

④特大型会议。参加人数在1万人以上的大会，如国家或地方政府为某些重大活动召开的大规模的节日集会、庆祝大会等。

（3）按照会议进行的方式进行分类。

①现场会议。选择重大事件或重大事故的现场，或生产、工作、试验活动进行的现场作为会场而举行的会议。这类会议通常由领导在下属单位或部门召开，目的是以点代面总结推广工作经验，或者当场解决问题，进行现场的领导或指导。

②电话会议。利用电话通信手段传输内容的会议。召开电话会议要求线路畅通、话音清晰，必要时电话应加设保密装置，会议时间一般不宜过长。

③电视会议。利用特定的设备和通信传输网络传送图像、声音和信号举行会议的方式。电视会议可以使各个会场出席人员都能看到、听到其他会场的情况，可节省与会人员的旅途时间和费用。与电话会议相比，电视会议直观性较强，召集会议、传达和布置任务方便迅速，适用于远距离召开的会议。但它受设备条件限制较大，机密性较强的电视会议还要求具备可靠的保密措施。

④广播会议。以有线广播作为与会人员传递信息的会议形式，适用于会议规模较大或受场地及交通不便等情况影响而需召开的会议，多为动员、传达、报告性质的会议。

（4）按照会议主办者所代表的行政级别进行分类。

①首脑会议。即由各国首脑参加的会议。

②国家（中央）级会议。即由国家、中央机关组织召开的全国性、跨省性会议。

③地方级会议。即由各级地方机关或组织召集的会议。

（5）按照会议的周期情况进行分类。

①定期会议。也称例会，指党政机关、社会团体、企事业单位按照规定或按惯例定期召开的会议，如办公会、学术年会等。这种会议的时间、内容、形式和参加的人员一般都是有规定、相对稳定的，没有特殊情况，不能随意变更。

②不定期会议。召开时间无特别规定，根据实际需要可随时召开的会议。如部门领导人不定期召开的座谈会、对话会、形势报告会等。

③临时会议。为处理偶然出现的事件和问题而临时召开的会议，如为某一紧急事件所安排的紧急动员会等。

（6）按照会议阶段划分。

①预备会议。在正式会议之前，按照会议程序的安排，为正式会议做准备的会议，分程序性和非程序两种。程序性预备会议，是指预备会议是整个会议程序中的一个组成部分。

②正式会议。在预备会议完成预定任务后而正式召开的会议，它是与预备会议相对而言、相互依存的。

（7）按照会议召集主体进行分类。

①官方会议。由国家政府机构召集和主持的会议，这种会议的职权是法定的。

②非官方会议。由各种社会团体、民间组织单独或联合发起组织召开的会议，它不能代表政府做出具有普遍约束力的决定。

5．会议的功能

（1）民主决策功能。会议是通过民主做出决策的一种重要手段。现代社会的复杂性和多变性，使人们很难对每一个问题达成共识。通过会议的形式，把有关部门和人员召集起来，让他们对所研究、所决定的问题共同发表意见，展开讨论，就可以集中多数人的智慧，从中寻找出认识和解决有关问题的正确方法和途径，得出正确结论。

（2）信息交流功能。在会议过程中，与会人员相互之间通过直接交换意见，可以达到彼此的了解和沟通，实现信息共享。此外，通过会议活动，与会人员之间交流信息、互通情报，可以使个人突破自己的小天地，吸取外界有用信息，起到启迪思想、开发智力的作用。

（3）统一协调功能。通过会议，促进与会人员之间的互相学习、互相理解，可以改变与会人员相互之间在思想和行为上的差异，集中来自各方面的意见，在此基础上形成一个能够被普遍接受的意见，使与会人员在共同的目标下团结起来，表现出行动上和认识上的一致性，从而为有关工作的顺利进行创造和谐的外部环境。

（4）组织领导功能。通过会议，能够使人们达成共识，调动和发挥各方面的积极性。各级领导机构可以在统一决议的指导下，充分发挥自己的领导作用，组织群众有步骤地完成会议的决策实施。

（二）会务工作

1．会务工作的内容

从广义来看，会务工作包括会前、会间和会后所有与会议活动有关的事务性工作。它可以分为以下几个方面：

（1）会议的组织工作。包括：确定会议议题；安排会议议程和日程；确定出席范围；落实会议承办人；发出会议通知，组织与会人员报到；进行会议人员编组；布置会场，安排座次；印发会议证件；负责会议签到；负责会场服务管理；会中组织和协调等。做好会议组织工作，要具有整体观念，合理组织和安排各项具体工作，使之目标一致、分工明确又协调配合；要对可能发生的变化提前有所准备，制定应变方案或补救措施。

（2）会议文书工作。会议文书是反映和记录会议情况的重要材料。文书工作包括对会议各种书面材料的撰写、修改、印刷、发送和立卷归档。这要求办公室人员从开始准备会议起就动笔书写，直到会议结束，会议纪要发出，全部会议文件归卷方能结束。这是一项相当艰苦的工作，其间常常需要加班加点完成任务。

（3）会议后勤服务工作。会议的后勤服务，是一项繁杂而又艰巨的任务，它是开好会议的基础保障，一般包括：

①会议的经费和财务管理。

②会场布置以及照明、音响、录音、录像、剪彩、投票箱的准备。

③会议所需的物资供应。

④会议的伙食调剂和饮食卫生。

⑤会议代表或与会人员的住宿安排和室内住宿用品，茶水的供应，以及卫生服务工作。

⑥会议的环境卫生管理。

⑦会议人员（包括与会人员和工作人员）的疾病治疗。

⑧其他属于后勤方面的工作。

（4）会议的接待服务工作。

①与会人员的接送。

②会议交通工具的安排。

③与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买。

④与会人员宿舍服务人员的配备和教育。

⑤会议文娱活动的组织和安排。

⑥其他属于接待方面的工作。

（5）会议的保密和安全保卫工作。

2．会务工作的特点

会务工作有繁有简，其繁简程度与会议的规模、内容、级别有直接关系。一般来说，会议越大，规格越高，内容越重要，会务工作也就越多；反之则少。有些小会，会务工作极为简单，仅仅发个通知，确定时间、地点，做好会议记录就行了。

从会务工作的内容来看，会务工作具有以下一些特点：

（1）具有较强的政策性。会议活动的政策性，决定会务工作（这里主要指会议文秘工作）也具有较强的政策性。比如领导的报告，讲话一般都要涉及政策，若对有关政策不熟悉、不了解，就无法去撰写领导的报告和讲话稿。

（2）具有较强的服务性。会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一切活动，都是为了给会议提供方便条件，做好各项服务工作，保证开好会议，这就是服务性。在工作中必须始终摆正主从关系，避免喧宾夺主。

（3）具有被动性。会务工作的辅助地位决定了它具有被动性。这是因为单位和领导是会议的主体，办公室和会务人员是客体。办公室和会务人员必须随时按照领导的指示、意图办事，决不能自行其是。

（4）具有保密性。各单位、各部门许多重要的事情都要通过会议讨论后做出决定。因而，许多会议特别是涉及重大决策的会议内容就有很强的机密性。保守会议秘密，理所当然的是会务人员的职责之一，需要慎之又慎。

（5）具有较强的时间性。从形式上看，办公室工作的内容几乎包含了日常本单位工作的全部内容，而且会议时间短，任务重，要求急，人员集中。因此，办公室工作必须高速度、高质量地完成于限定的时间之内。否则，就会影响会议的正常进行，甚至会造成会议的中断和失败。为了保证会议议程和日程以及会议工作各个环节的衔接，办公室主管往往要安排好日常的作息时间，使自己的作息时间服从于会务工作的需要。

3．会务工作的要求

（1）要全面深刻地理解会议的指导思想，这是做好会务工作的前提和依据。会务工作既要参与会议议题的确定，又要保证会议工作的顺利进行；保证会议指导思想的贯彻落实，要圆满地完成这些任务，就必须了解会议召开的起因、任务、目的和意义。

（2）要了解会议的组织领导。会议一般都贯穿着组织领导者的意志和想法，作为领导直接助手的办公室主管，要有效地发挥作用，就必须了解会议的组织领导，了解领导活动的性质、要求和安排，注意从会议全局的高度进行工作。

（3）要切实当好会议领导的助手。以会议领导为核心，做好承上启下、左右联系、内外照应等各方面联系工作，真正起到办公室的枢纽作用。

（4）要抓住重点，统筹兼顾。会议的中心任务是在交流信息、研究讨论后的基础上做出正确的决策，因此会议秘书工作要以此为重点；同时，全面照顾其他各项事务性工作，保证整个会议秘书工作的质量。

（5）要提高效率，加快节奏。会议秘书工作任务繁重，事务繁杂琐碎而时间有限，这就要求办公室人员强化时间观念，在保证工作质量的前提下提高工作效率，加快办事速度，最终达到优质高效。

（6）要周密细致，谦虚谨慎。会议秘书工作头绪繁多，要保证万无一失，就须谦虚谨慎，注意倾听各方面意见，包括领导的指示、与会人员和其他方面的意见和要求，密切同各方面的联系，以达到整个会议秘书工作的周密细致。

（7）要保守秘密，遵守纪律。任何会议都有一定的机密性，研究性、决策性，战略性的会议机密性就更为突出，即使是公开的大会，在筹备期间也有一定的内部性。因此，办公室人员必须严格遵守保密制度和其他各项纪律，不得有任何口头泄密和文字失密现象。

（8）要加强协作，密切配合。会议的各个组成部分（秘书工作、保卫工作、组织工作）之间既要相对独立地进行工作，各负其责，又要密切协作，互相配合。此外，会议的工作人员之间也要加强沟通和协调，步调一致地进行工作。

（三）会务工作机构及人员的设置

1．设置会议机构

（1）会议常设的工作机构。它是为安排领导日常工作会议所设置的常设工作机构。如在一些单位内部设立的会务处、会务科和会务组一类的部门即是如此，其任务就是为领导安排或承办一些例行会议。遇到一些由本单位主办或承办的较大型会议，也多由这些常设机构的人员作为骨干，组成会议的临时工作机构。

（2）会议临时工作机构。它是为筹备和组织特定的会议而临时组建的会议工作机构。常见的××会议筹备组、××会议筹备办公室或××会议秘书处就是这种形式。在其内部还可设秘书、宣传、保卫和生活服务等分支机构，在会议组织者的统一领导下分头开展工作。会议结束，会议的临时工作机构完成了各自的使命，也随之解体。

（3）会议三级工作机构。这是大型会议的筹备和工作机构类型，分为大会筹备（或组织）委员会、大会筹备（或组织）委员会办公室、各职能处（组）等三级。在这种类型的大会筹备（或组织）机构中，筹备（或组织）委员会的负责人即是大会负责人；办公室负责人即是筹备（或组织）委员会的组成人员；各职能处（组）的负责人也是筹委会办公室的组成人员。

（4）会议二级工作机构。它是中型会议的筹备和工作机构类型。会议筹备和工作机构由二级组织构成，即会议筹备办公室——秘书组、宣传组、保卫组、生活服务组等。

（5）会议一级工作机构。它是小型会议的筹备或工作机构。会议的工作机构只有会议秘书组这样一级办事机构，由会议领导指定一人牵头负责，并根据会议工作内容配备适当的人员，各负其责，共同完成会议筹备和组织工作的有关事宜。

2．会务人员的职务名称

设秘书处的大中型会议，其会议秘书负责人一般称为秘书长和副秘书长，如秘书机构称为会议办公室，其负责人称为主管和副主管。在大会秘书处（或办公室）下设的会务、简报、后勤、保卫等处（组）的负责人，分别称为会务处（组）长、简报处（组）长、后勤处（组）长、保卫处（组）长。

设会议秘书组的小型会议，会议秘书工作负责人一般称为秘书组长和副组长，下设若干名秘书，分管各项会务工作。

不设会议秘书机构的小型会议，只有一两名秘书人员，一般都称为秘书，有些称为文书。

3．会务工作机构的分工

（1）大会秘书组。有的也称会务组，它是对会议活动具体实施组织、协调等项事务的综合性工作机构。大会秘书组的工作内容主要有以下几个方面：

①协助会议领导确定会议议程、与会人员、会场和会期。

②发出会议通知。

③协同有关部门准备会议所用文件、证件及会议用品。

④安排会议的日程。

⑤对参加会议人员进行编组。

⑥安排主席台人员座次和布置会场。

⑦会议签到。

⑧会议文件的分发。

⑨会议值班和会议联络。

⑩会议决定事项的传达与催办。

会议文书的立卷归档。

（2）大会文件组。它是负责大会主旨性文件起草的工作机构。一些大、中型的会议中，通常由大会文件组负责起草的会议文件有：开幕词；主要领导的讲话稿；大会工作报告和有关的专题报告；大会的各项决议文稿；闭幕词、会议总结等。有的会议，文件组还负责会议简报、会议纪要的编写工作。

（3）大会组织组。它一般在特定的代表大会的筹备和进行过程中，组建并行使职权。具体工作是承办大会代表的产生，做好代表资格审查的准备，根据有关领导机构或各代表团（组）的意见提出大会各类负责人员的建议名单，负责大会的选举和大会有关人事的安排工作等等。

（4）大会宣传组。它是负责与新闻单位联系、对会议情况做宣传报道的工作机构。会前，大会宣传组拟出对会议进行宣传报道的详细提纲，在得到大会领导机构的同意之后，按照该提纲积极开展工作，适时向新闻单位提供会议的情况，统一制发宣传材料，统一掌握宣传口径，避免出现对会议情况不准确和不负责任的宣传报道。参加会议活动记者证的发放也由大会宣传组统一掌握。如遇比较重要的会议或有较高级别领导人参加的会议，对不同的会场区域还要发放不同的记者证，以保证会场的秩序和领导人的安全。

（5）大会简报组。它是负责会议期间会议简报（快报）编写的工作机构。编写会议简报通常只适用于那些会议规模较大、会期较长或比较重要的会议。会议简报（快报）是对会议进行情况的真实记述，属会议记录性文书的一种，不是会议的正式文件。所以，在许多会议活动中，会议简报组不同会议文件组合为一体，而成立专门的机构独立开展此项工作。其职责是根据大会全体会议的情况，或主席团会议及各代表团会议（讨论）的记录，编写出真实反映会议情况的简报。

（6）大会议案组。亦称提案组，它是会议召开期间具体负责办理有关议案（提案）的会议工作机构。

（7）大会保卫组。它是对特定的会议实施安全警卫的工作机构。会议是否设立保卫组，这要视会议的内容和参加会议的人员等情况而定。其工作分为两部分：一是会议内部的安全保卫；二是会议外部的治安保卫。

（8）大会后勤组。它是为安排住会的会议特设的工作机构。大会后勤组的职责是负责会议的生活服务。例如负责接待、安排与会人员的住宿，安排会议膳食，保证会议用车，负责会议的医疗保健，负责会议人员生活用品的发放，负责会议的财务管理，负责与会人员返程票的预订和送站等等。

（四）会议的技术要求

1．会议时间安排

（1）什么情况下才需要开会：

①问题的产生足以使目前的工作陷于停滞或有可能产生突破性进展时。

②对需要解决的问题，作为本管理层的任何个人都无权或难以决定。

③事情较为紧急，有关人员采取分头商议的办法已行不通或已经来不及了。

④一项决定或一项管理办法的推出，未经会议的讨论不能产生法律效力。

⑤就特定的情况（内容）向有关人员了解或告知，采用会议的形式最快捷、最简便。

（2）会议时间的具体安排。

①一次会议时间安排。

a．要尽量安排在一天之中的人体活动能力高峰期。据研究结果表明：多数人在上午9～11时；下午4～6时。

b．要争取在一小时内结束会议。如果事先把稿子发给与会者自己看，做好充分准备，会议要限定时间提意见，然后通过决议，会节约很多时间。

c．按议题划分时间段。应该按议题划分时间段分小组讨论。一是大会不宜过多；二是大会讨论时应力争每小时讨论一个议题，然后休息若干分钟。这样，既能使议题集中，又适应了与会者精神和身体的承受力，往往能取得最佳效果。

②各类人员参加会议时间量的控制。

a．一般技术干部参加会议时间比例量的控制值为一个时期全部工作时间的1／6。

b．一般企事业单位领导、部门负责人的会议时间比例量控制值为1／4，最高限为1／3。

c．党政机关干部的会议时间比例量控制值为1／4，机关部门负责人的会议时间比例量控制值在通常情况下应不超过1／3。

d．不同位置人员参加同一次会议的时间量应有所区别。对于一次会议来说，应视情况允许一部分人只参加部分会议。

e．领导人应不参加非自己必须参加并作讲话的会议。各类专业会议、部门工作会议、学术讨论会议都要主要领导人到会、讲话，几乎成为“抢掠”领导人时间的一种社会风气。对此，作为相关会议的主持人，希望主要领导者出面、讲话，以求得重视、支持，这也许是可以理解的。但对领导人来说，一则没有那么多时间陪那么多会；二则对那些专业问题、学术问题不可能什么都懂，也没有必要去发表往往由秘书人员代笔的、人们早已知晓的原则性的讲话。即便是下属部门的工作会议，如果纯属部门职责范围内的，领导人也不必有邀必应。因为这样的会议参加多了，不仅占用时间，而且讲话易造成干预下属正常工作，反而使下属养成依赖习惯；三则领导人本来不可能对所有工作同等重视，如果同等重视，何来工作主次轻重？没有重点，平均着力，历来是领导方法之大忌。

③一个时期会议时间的安排。一个时期，可以是一年、半年，也可以是一个季度。比如党的代表大会、人民代表大会、大范围内的学术性会议，往往需要纳入一年、甚至数年的工作计划。否则，难以做好准备。

2．国外成功经验

（1）麦肯锡的建议。

①会议之前。

a．寻找替代开会的方案。一是由负责人做出决定，常常可以不必召开会议集体讨论。二是召开电话会议可以代替集会。三是推迟开会，把这次会议的议程合并在下一次会议里。四是取消会议，自问：“召开这次会议有必要吗？”五是派一个代表去参加会议，这样可以给下属一个取得经验的机会，并节约自己的时间。

b．限制自己参加会议的次数和时间，只出席那些必须参加的会议。

c．尽量减少参加会议的人数，只让那些必不可少的人员参加会议。

d．选择恰当的时间。必要的人员确实能够参加，必要的资料确已齐全，如果对某种类型的会议合适的话，可把会议安排在午餐前、另一次的会前或下班前。

e．选择适当的会议地点，会场进出要方便，会议设施要齐备，房间面积要适中等条件都是很重要的。

f．在召开会议之前，对会议要达到的目的一定要明确。

g．事先安排好会议的议程，这可以使参加会议的人有所准备，至少可以心中有数。

h．计算参加会议者每分钟的薪金总额，加上大约35%的附加费用，据此算出每分钟的会议费用。结算一下会议迟开所需的费用和议程上每个议题分摊到的时间费用。

i．限定会议和议程的时间，根据每个议程的相对重要性，按比例分配时间。

②会议期间。

a．准时开会。事先告诫，接着照办。除此之外，没有别的办法。

b．指定负责会议记录和计时的人，使参加者了解会议按规定时间结束还剩下几分钟，或者已经超过了多少分钟。

c．如果恰当的话，可以站着开会，这样可以加速讨论的时间。对于临时来访者也不妨试用这个办法。

d．按照议事日程一项一项进行下去，并明确这次会议的目的和每一项决定的意义。

e．控制干扰，除非紧急情况才允许会议中断。

f．达到预定的目标。这次会议的具体目标是什么——是分析一个问题？是研究一个新方案？是做出一项决策？是听取汇报？还是进行协调？这个目标达到了吗？

g．重申会议所得到的结论和指派的工作，以保持意见一致，并起到增强记忆和提醒的作用。

h．准时结束，按原定计划结束会议，使参加者可以回去处理自己的工作。把重要的事情放在议程开始时先讨论，以保证那些没讨论完的只是些不很重要的事情。

i．使用一个会议日程表，作为检查之用，每个参加会议的人在离开会场之前要回答一些问题：会议目的是否清楚？是否收到了会议日程表？会议准备的有关重要资料是否也在会前收到了？会议是否准时开始？如果没有，为什么？是否按照会议议程进行充分讨论或离题太远？会议的目的是否达到？是否恰当地指派了任务和规定了完成期限？整个会议期间，有百分之几的时间没有充分利用？为什么？这张评价表不署名，填好后马上收上来，以给会议主持人做参考之用。

③会议之后。

a．迅速整理会议记录，尽可能在24小时内或48小时内将纪要发出去。如果大家能收到写好的会议纪要，那些不是会议必须参加的人就不用参加了。会议纪要还是备忘录和有用的检查工具。

b．拟订工作进度报告并贯彻会议决定。根据会议纪要，检查决议的贯彻执行情况和工作进度。把没有完成的事情列入下次会议的议程。

c．做一张各种委员会的一览表。检查这些委员会的工作情况，调查他们的工作目标是否已经达到；如果没有，何时可达到预定目的？撤销那些已经完成它们预定目的的委员会。

（2）卡尔森的会议成功条件。美国管理学家卡尔森在对许多成功的会议进行了周密的研究之后，提出：要想使召开的会议取得成功，就必须具备会议成功所需要的四个条件。这四个条件是：

①做好会议的安排。在未能取得恰当令人满意结果的会议中，有一半是由于没有做好会议的安排。会议安排的一个方面是要为会议提供物质条件，如舒适的会议室、适当的通风、照明、视听设备以及其他设备。在做会议的安排时，要有经过准备的议事日程；要仔细选择参加会议的人员；要在会前通知与会者并提供恰当的资料，以便他们尽可能有准备地进行讨论，不至于由于在会上介绍本应事先阅读的材料而浪费时间；会上需要的参考资料也应事先准备好；所有应该参加会议的人能够准时在指定的地点出席会议。这些本来是显而易见的事。但是，许多会议都由于会议领导者没有做好这些显而易见的事而失败了。

②掌握好会议的进行，使每一个参加会议的人感到自在。以生动的语言简要叙述会议要讨论的题目和问题，阐明会议的目的，规定会议讨论的事情界限；会议讨论中不允许私下对话或开小会等干扰；区分对问题的解决确有贡献的发言和空洞的废话；巧妙地从大堆资料和随便讨论中引导出一致意见和共同认识。

③获得与会者的参与。会议的领导者虽然对会议的成败负主要的责任，但他还必须获得合乎条件参与者的积极帮助与协作，使参加会议的人在参与时感到有自由，并坦率地表示意见，知道在什么时候以什么方式提出重要而恰当的看法。

④贯彻执行。会议领导者要负责做好以下事情：在会议结束时进行总结（或给与会者分配任务）；重述要采取的行动，并使所有参加会议的人表示已理解并愿意进行这些行动；如果会议要求做出什么报告或提供记录，就安排人立即从事这一工作；如果需要举行下一次会议，便随之确定会议的日期；采取适当的措施，保证贯彻执行所要采取的行动。否则，会议的大部分收获就会丧失。

（3）休斯会议模式。休斯会议模式是指美国休斯飞机公司所提出的一种较为理想的会议方式，按照休斯会议模式，凡是能够带来效益的会议，必是在以下几个方面表现出明显特征：

①保证会议要有内容，如果个别谈话更合适，就避免召开会议。

②及时开会，在得到重要情报或要求做出决策时立即召开，以保证有充分的时间采取行动。

③会议规模按实际需要，越小越好，只选择直接有关并能有效处理议事项目的人出席。

④选择适当的时间和地点。

⑤根据需要决定会议时间的长短——在与会人员感到疲倦前结束会议（设法将会议限制在一小时以内，一般不超过两小时）。

⑥事先将会议意图、议事日程和目标告知与会者，使他们有所准备。

⑦会议开始时做简单介绍，使与会人消除紧张心理，鼓励全体与会人员参与共事。

⑧创造并保持一种没有拘束、坦率的气氛，以利于与会人员之间真诚地交流思想。

⑨真正地掌握会议——着眼于会议的目标，控制会议的“隐蔽议程”（个别与会人员脱离会议议题的私下议论），避免施加压力、批评、说教等。

⑩保持适当的速度——按进度计划掌握会议。

分段休会以便理顺思想，使讨论内容归结到会议主题上（分段小结），然后做进一步讨论或转换到另一个议题上。

会议结束时做总结——陈述结论、建议和行动方案，明确责任，规定期限，以振奋人心的短语结束会议。

会后马上对会议做出评价。

如有必要，做出会议情况的报告。

一鼓作气，立即从事会议确定所分配的活动。

3．会议心理条件

会议心理是在会议进行过程中，由于会议的内容、方式、时间、环境（如会场布局、会场装饰和环境）等因素的综合影响而使与会人员在感觉、思维、情绪等方面所呈现的特定状态。

会议心理是指人们心理活动的一个组成部分，是人们的心理活动在会议活动中的必然表现和特定过程。所以，也必须带有与会议活动相联系的某些特征。

（1）会议心理同人的其他心理活动一样，是人们对会议各种因素的感知，是人们通过大脑对会议产生的一系列主观映象。所以，会议心理具有潜在性。加之在会议进行过程中，与会人由于受多种因素的制约，不便将某些心理活动直接表现出来，这样就更增大了对其把握的难度。在实际的会议活动当中，有许多领导人只顾在台上滔滔不绝、长篇大论。岂不知台下的与会人员早已是心烦意乱，心不在焉了。这便是会议心理所具有的潜在性的一个明证。

（2）由于会议是一种由多人同时参加的群体活动，与会人同聚于特定的空间之内，相互之间的各种信息（语言信息和直观非语言信息）的传递都带有直接特点。所以，这就使得会议心理在特定的与会人之间具有了可传递性。比如，实际的会议活动中，如果有1个人在会场上疲倦地打了1个呵欠，很快就会有10个人伸懒腰。这就是这种“可传递性”的一种表现。

（3）既然会议的内容、方式、时间和环境是与会人的感知对象，是形成和改变会议心理结构的重要因素，如果对会议的内容、方式、时间和会议环境做出优化；同样，也就能达到优化会议心理的效果。所以，会议心理具有可控制性。在会议进行过程当中，如果采用多种切实可行的手段，对会议心理实施有意识和有效地调节与控制，就可以使与会人员的心理达到一种为会议组织者所期望的状态；一种为实现会议目标需要的状态，以便使会议尽快取得预期的成果。

对会议心理的调节与控制可从以下几个方面进行：

（1）使会议的目标更加明确。使与会人员依据本身的理解力就能对会议目标做出准确和充分的把握，并能够清楚地意识到在现实会议目标的过程中，自己所具有的作用。并对会议目标实现产生极大的兴趣和强烈的责任感。

（2）使会议的议题与与会人具有更加直接的相关性。要使每一个与会人能充分地认识到：对会议议题讨论和实施的结果都与自己利害攸关，从而激发与会者强烈的参与意识。为了达到这样一种效果，作为会议组织者应做到：

①要选择与会者最具有相关性的议题。

②要选择与会议议题具有相关性的人员参加会议。

（3）使会议主持人更加具有自然性影响力。在会议进行过程中，会议主持人应以自己对本次会议的各项内容的深刻理解，以简洁明了的表述和良好的风度与修养吸引与会者，使与会者感到参加会议是一件很愉快的事并对本次会议感兴趣。除此之外，会议主持人要特别重视自己对会议所做的开场白，要以精彩的开场白为整个会议的进行和其他与会人的发言起到良好的“趋势”和引导作用。

（4）使会议时间更为合理。使会议时间更加合理可以从以下三个方面做起：

①要在人的精力最充沛的时间召开会议；

②要在与会人感到疲劳之前结束会议；

③还可把会议安排在“万万不可拖延时间”的时间，如午饭或下午下班前一个小时等。

（5）使会场布局更加符合会议主题。心理学研究表明：个人独处一定的空间与众人同处一定空间，其头脑反应和思维有很大的差异。与众人同处时，会由于位置和角度的不同而影响个人心理，影响与会人思维的结构和反应速度。在安排会场座位时，应分别根据不同情况，予以不同的安排，如办公会议、座谈会、联席会等尽量面对面地排列会场座席，以形成每个人都是会议中心，又都不是会议中心的局面。同时与会人面对面就座还能防止“走神儿”，促使每个与会人都能对会议的议题做出积极的思考。

（6）创造出最益于与会人思考的会议气氛。一般来说，工作性会议（各种办公会议）的气氛应是适度紧张、严肃的。人在群体环境中，适度紧张的气氛能促使大脑提高反应速度和记忆效率，增加思维能力；适度紧张的气氛能加速人的血液循环，使与会人的情绪亢奋，可以在较长一段时间内不感到疲惫。除此之外，在一般的座谈会，交流性、协调性会议上，则要创造融洽和宽松的气氛，以便消除与会人员的紧张心理，从而使思路通畅，表述自如。

4．会议人数的确定

事实上在会议活动中，参加会议的人数越多，充分利用与会人员个人智慧的可能性就越小；作为会议主持人，掌握会议，使会议讨论的问题取得一致性意见或形成一致性决议的可能性也越小。因此，如何根据会议的不同形式和内容把会议人数确定在一个比较合理的范围之内，这是每一个会议组织者都应认真对待的一个问题。如果会议人数确定得适合这将为与会人之间的交流和与会人员相互之间的启发和沟通提供最好的条件、创造最佳状态。

集体心理学的研究成果表明：一个用于研究工作或讨论问题的会议，参加会议的人数不宜超过12人。如果所召开的是一些较大型的会议，那么在对大量人员进行分组时，每一组最好也不要超过12人；如果超过12人，这样做的直接后果就是助长与会人的惰性，以致在会议所进行的讨论中出现滥竽充数或不积极思考的人。除此之外，多数与会人也会因人多、意见过于杂乱，而变得无从选择；会议主持人也会因意见分散而在总结时不易概括或难以抓住重点。

5．利用人的因素

在会议活动中（通常在商讨工作或交流情况的会议），不管参加会议的人数多少和与会人的社会身份如何，在与会人员中一般都有三种人对会议的进行起着三种不同的作用。这三种人就是：对会议起积极作用的人，对会议起维护作用的人和对会议起消极作用的人。

（1）对会议起积极作用的人。这部分人可以有效推进会议的进程，有助于会议尽快取得成果。它包括以下六种人：

①创议者。提出新的或不同意见供讨论和探讨问题之用。

②发表意见的人。对讨论的问题和别人的建议陈述一些中肯的看法。

③阐释的人。在别人建议的基础上阐述发挥。

④澄清的人。提供有关事例、理论说明来探索问题的意义和对它的理解，以新的形式将问题重新陈述。

⑤提出试探的人。提出问题试探这次会议是否准备做出决定。

⑥做总结的人。回顾讨论情况，加以归纳。

（2）对会议起维护作用的人。这种人在会议进行过程中虽难以发表有价值的意见，但却可以以自己的存在和表现，使会议始终保持良好的节奏和气氛。

①消除紧张情绪的人。利用幽默感或在适当时间休息一下来消除紧张情绪。

②起缓冲作用的人。必要时愿意作出让步以求得发展。

③起协调作用的人。调解分歧意见，使观点趋于一致。

④起鼓励作用的人。称赞和支持别人，与其他与会人保持友好的关系。

⑤协助会议顺利进行的人。保持交流和谐，鼓励他人参与管理。

（3）对会议起消极作用的人。这种人对会议有秩序地进行和成果的取得起阻碍甚至破坏作用。对会议起消极作用的人包括以下十种人：

①进攻型的人。批评和贬低别人的地位，放肆地同别人争执。

②起阻碍作用的人。执拗地不同意或拒绝别人的意见，讲些无关的个人经验，退回到已经解决了的议题上来。

③脱离会议的人。不发言，心不在焉，私下交谈，但表面上却像在做笔记。

④出风头的人。大言不惭，讲得太多。

⑤在发言中不断改变话题的人。

⑥要别人听他支配的人。企图把权力接过来，以操纵会议。

⑦为自己的利益辩护的人。利用开会时间为个人辩护。

⑧玩世不恭的人。利用开会时间来炫耀自己，爱说些故事和传闻，会上表现得若无其事，冷嘲热讽。

⑨自我表白的人。讲些离题万里的话题。

⑩无理取闹的人。明知不对而坚持错误观点，并与他人争论不休。

以上关于在会议活动中有三种起不同作用的人的说法，是由美国著名管理学家麦肯齐在《时间管理——如何以较少的时间完成更多的工作》一书中概括和提出的。麦肯齐提出这一概括的目的在于提醒每一个会议主持人，在主持会议的过程中，要认清三种起不同作用的与会人，并设法通过有效的会议主持技巧，使与会人员中对会议起积极作用或起维护作用的人增多，使对会议起消极作用的人减少。

（4）巧妙利用人的感觉、知觉。

①利用人的视觉进行会场影像布置。视觉是以通过眼睛视网膜、视传入神经和大脑皮层的视觉区三部分构成的视分析器为主的知觉。人们接受外来信息的80%以上是靠视觉获得的，视觉对于开好会议有着重要意义。视觉包括形象视觉与语言视觉。形象视觉使人们去认识外部世界，获得丰富多彩的视觉形象，人们通过形象视觉去辨认事物，从事思维和决策活动。语言视觉即对文字的辨认。

影像是客观刺激物的一种，它通过视分析器的活动而被感知。因此，在可以的条件下，开会时辅以电影、电视、录像、幻灯等影像设备，让与会者从直观形象的画面中获取第一手的感性认识，可以更好地集中与会人员的注意力，加深他们的印象，帮助他们做出判断和决策，有助于提高会议效率。

②利用人的听觉进行会场音响布置。听觉是以通过内耳、听传入神经、大脑皮层的听觉区三部分构成的听分析器为主的知觉，人们接受外来信息的10%以上通过听觉获得。

召开大中型会议，要运用音响设备，使发言人的声音全场都能听到，这样容易使与会人员集中精力听取发言。

③利用人的空间知觉进行会场形式布置。空间知觉是辨别物体形状、大小、远近和方位的知觉，是由视、听、动觉等感觉的协同活动实现的。

由于人们所处的位置远近、角度的不同，产生的心理作用也不同。坐得离会议主持者近，可使与会者感到和蔼亲切，并对与会者的非会议行为起到制约作用；坐得离会议主持者远，与会者易产生开小会、打瞌睡等非会议行为。日常工作会议、座谈会，席次可布置成圆形、椭圆形、长方形，减小与会者间的距离；大中型会议席次可布置成而字形、礼堂形。

④利用人的感觉特点安排会议议题。心理学研究成果表明，人在感觉上有一种先后对比，在同一段时间里，人对首先接触到的事物有一种新鲜感，对后接触到的事物则没有这种新鲜感。因此，一个会议有几个议题时，应按议题重要程度排列先后次序，最重要、最复杂、最花费精力的议题安排最先讨论，其他的议题以此类推。当然，也有另外一种情况，即使用较短的时间讨论完次要议题，然后集中精力去讨论主要议题。

⑤善于利用人的注意规律。尽量防止可能分散与会人员注意力的不利因素，排除外来干扰。

6．提倡良好的会风

会风不是一个单纯的会议风气问题，而是社会风气、领导体制、会议方式和会议效率的一个集中反映；会风的形成和改变必须和领导体制、领导思想、社会风气的改变和各种规章制度的建立同步进行。但是，与会人员应当为良好会风的建立做出自己的努力，从自身做起，树立认真的态度和严谨的作风。在开会时，与会人员要有较强的纪律观念，严格遵守会议制度，不迟到，不早退，不开“小会”，不干杂事，专心致志，精神集中；要踊跃发言，在发生争论时，要与人为善，心平气和，以理服人。当事实证明自己的观点错误时，要虚心接受他人的意见，不可固执己见。总之，与会人员要做到遵守纪律，尊重同志，坚持真理，知错就改，为建立良好的会风而努力。