确定会议的形式

二、确定会议的形式

作为人类社会中的一种活动形式，会议已经成为程式化的活动，它的开法大多已经固定下来。不论何种类型的会议，大多都是将有关人员召集起来，集中在某一场所进行议事论物，在一定的时间内完成所有议题。这就是常见的会议形式。

一般说来，各种形式的会议有自己的模式和程序。会议性质、会议目的以及与会人员身份决定了会议的形式。

①不同性质的会议，采取不同的会议形式。如，法定性会议、决策性会议等，这种会议严肃而庄重，一般采取程序严格、场面庄严的会议形式。

②会议形式还取决于会议的目的。作出决策的会议，要采用便于议决事项的程序化强的方式；征询研讨的会议，采用便于发表意见、可以充分讨论、开放的形式；宣传教育的会议，考虑采用增强宣传效果的方式；传达精神的会议，则要考虑扩大传达面的形式等。

③与会人员身份不同，可以采取不同的会议方式。较高层级的领导人会议，要采取便于集中、就地召开的形式；不同单位、不同系统人员参加的会议，要采取座谈、会商的形式进行。

（一）基本形式

1.现场形式

在事情发生地的现场召开会议，便于观摩学习，或研究解决问题。常见的现场办公会、经验交流会、现场观摩会等，就是这种形式。

2.移场形式

移场形式是由两个以上的地点场所完成会议议题的会议。一般是主议题在一个地点完成，分议题在另一地点场所完成。这种形式要严格控制，要从实际需要出发。

3.笔谈形式

笔谈形式是“以文代会”的形式，以书面的形式讨论问题，交换看法。这种形式，与会者并不集中在一起直接对话，而是通过笔谈的形式。

4.座谈形式

有些会议需要听取意见，征集建议，交流思想，把有关人员召集起来开会，需要采取座谈会的形式。这种会议形式，一般没有议决结果，与会者大多是不同群体的代表，有关方面的专家、负责人或主管人员。

5.并会形式

为了精简会议，有些会议采取合并召开的形式。把相关的几个会议合并在一起，用一个单元或更长一点的时间举行，提高效率。这种形式，可以减少领导人到会和讲话的次数，把几个讲话稿合起来。

6.“套会”形式

有些会议采取“会中会”的套会形式，可以在与会代表中划出一部分人员，在某一时段召开专门会议。

7.远程形式

运用电视、电话、广播等传输手段举行会议。这种形式突破空间限制，节省时间和会议经费，扩大会议的宣传面。范围较大和时间紧急的会议，常采用这种形式。

（二）常见形式

下面列举三种常见的会议形式，详细说明并做简单比较。这三种会议形式分别是咨询式、决议提报式和责任完全交付式。

1.咨询式会议

有些会议由于事态紧急，通常在会前一至两小时内以简短的形式告知与会者，这通常便于主管领导能快速获知属下意见。主持人应在会前就先针对被咨询的问题或事件，相应地衡量出各种可能方案的利弊得失，再和与会者一同讨论，拿出最可行的方案。

在这样的会议里，主持人通常会因为对问题有较深的了解而发言较多，但也应让与会者有充分发言机会，将他们的意见纳入考虑之列，或者让与会者自由发言，尽管内容可能未经深思熟虑，但往往能给主管领导提供意想不到的灵感。

2.决议提报式会议

这样的会议通常较正式，开会时间较长，也很重视深思熟虑后的意见，这也是会议召开的目的。在会议刚开始时，与会者先简述讨论的议题，在讨论方向明确之后，主管领导可暂时离席，让与会者自由讨论。在讨论告一段落后，再将讨论结果呈报给主管领导。这种形式的会议，与会者有完全的发言自主权，而主管领导仍能保留最后的决定权。

以这种形式开会，由于与会者知道他们的意见将对决议产生重大影响，基于团体的使命感，大多会在主管领导暂离席的这一段时间，竭尽所能地贡献意见，提出有创意的建议。

3.责任完全交付式会议

“责任完全交付式”指的是会议召集人将决议权完全交付给部属。这种形式的会议并不常见，因为部属间若协调不好，讨论很容易失控。假若要执行这种会议，主管领导就要能够确定与会者能在无人领导的情况下，发挥分析与解决问题的能力。而在决议呈报给主管领导之后，主管领导会完全尊重其决定，不会再另做修改。

在会议形式的选择上，最常见的错误观念是，以为固定用某一种开会模式，便能以不变应万变。事实上，只有灵活使用不同的开会形式不断地进行改革、创新，才能提高会议效率。举例来说，如果开会的目的仅仅是为了传达新政策，不需要与会者有特殊的回应，那么领导方式就越直接越好。如果是要多方征求与会者的意见，那么就应该选择较开放的，能让与会者发挥创意的会议形式。如果是要以专家意见为讨论依据，则可以先让专家分别发表简短的谈话，紧接着再进行“咨询式”的讨论。总之，只有灵活运用不同的会议形式及领导风格，才能有效实现不同的开会目标。

以上三种会议形式的对比可用下表表示：

（三）其他形式

1.正式会议

这种会议应当是标准的会议模板，准备充分，议程严密，参与者众多。其目的一般是趋于处理重要的、非争议的问题，提供最终决策，设计实施方案，并要具体落实到每一个与会者的头上。这种会议是商业活动中必不可少的重要内容，公司的员工大会、股东大会等法定会议或管理层的全体会议都必须使用这种会议形式。

另外，常设委员会也属此列。常设委员会覆盖面较广，并通常有特定的组成名目，如董事会、财务管理委员会等各种名目。由于是一种常设会议，并且其成员任期也较长，所以这种形式的会议显得比较正式，召开会议前需要做好事先准备，并且议程相对固定，内容的变化也只与时间有关。一般说来，公司中高层的例会都可以通过这种形式进行。

2.非正式会议

这种会议通常是由一个高层人士提出问题，进而由与其关系紧密的另外几方加入并进行的。召开这种会议的目的往往是“聚在一起研讨解决问题的办法”。

非正式会议中还有一种集思广益式的会议，这种会议是临时的非正式会议的发展。其目的是要产生创造性、改革性的思想，所以参会人员就不能仅仅限于临时的非正式会议中彼此关系紧密的参与方，而是要扩大范围，加入一些思维灵活、视野宽广或经营经验丰富的参与者，灵感的产生需要与他人的交往并得到反馈。

3.展示会议

这种会议的主要目的是少数人向大多数与会者传递灌输一些信息，相互之间并不是平等的交流关系，互动性虽然较差，但可以起到信息传播的作用。这种会议形式一般适用于一部分人向其他人展示或汇报自己的研究报告或工作成绩。

4.紧急委员会

这种会议与常设委员会、非正式会议都有类似之处，目的是解决紧急发生的问题。虽然是临时的，但会议要讨论的内容显然会深入具体得多，往往会涉及具体的实施细则。该会议相对于常设委员会可以更灵活，不需要事先考虑好很多的框架，如会议日程和会议时间等。虽然这种会议往往于匆忙间召开，但往往都能在短时间内达成决议，所以通常效率很高。

5.两方会议

这种会议形式为仅有两方的会议设计的，一般适用于共同筹备的活动，或是双方就彼此之间的关系或利益进行谈判，或是利用某种偶然的机会讨论业务。

6.公开会议

这种会议的主要目的是为了吸引公众的注意力，以扩大自身的影响力。会议往往准备充分，设计严密，但并不需要参与者交流和讨论，决议一般已经作出，只是借此机会公开而已。这种会议形式适合于新闻发布会、商业展示会等公众性会议。

（四）多样化形式

会议方法需要不断改进。传统的会议方式已被大多数人所熟悉。但是容易流于形式，没有新意，降低与会人员的参会兴趣。随着科学技术的发展，生活节奏的加快，信息传递方式的增多，会议形式也需要不断改进。革新会议方式，可以提高会议效率，降低会议成本。在确保会议效果的前提下，多样化的会议方式也可以最大限度地调动与会人员的积极性。例如：

1.网络会议

随着因特网的广泛运用，可以召开网上会议，通过网络形式传达部署工作，研讨商洽问题。

2.无主席台会议

传统的会议通常设主席台，甚至要求主席台有相当的台深，摆若干排坐席。这一积习弊端不少。除需设主席团集体主持会议和庆典性会议外，不妨改主席台为讲台，有利会议开得简便，也有利于改进会风。

3.站着开会

传统的会议都是与会人员端坐会场，这种“排排坐”的方式，常常是会议开得冗长的直接原因。有些小型的会议，可以搬掉舒适的椅子，使会议开得更简短。

会议形式的改革和创新，将会使会议更具魅力，更加有效。