确定会议的规模

三、确定会议的规模

1.确定会议规模的意义

确定会议的规模也就是控制会议出席人员的数量，包括正式代表、特邀代表、列席人员、工作人员等。要坚持能少则少的原则，这样做是为了避免与会议议题无关的人或对会议起消极作用的人到会。但对于法定与会人，就要按照特定的法律、法规、组织章程或会议规则赋予与会人的与会权利，并以此作为统计会议人数的依据。没有特殊情况或不经过固定的组织程序，任何人都不可以随意剥夺法定与会人的与会权利。举例来讲，任何一种形式的代表大会的召开，都要严格按照有关的组织法规或组织条例，确定会议代表名额，不可随意扩大或缩小范围。除此之外，各种形式的专题会议或工作会议的参加人数，由会议的组织者根据实际情况自行掌握，以严格控制为原则。对特邀代表、列席代表和其他来宾的限定，主要的原则是人员不可过多，避免喧宾夺主和使会议负担过重。对会议工作人员和服务人员的限定，应参照会议等级的标准来执行，不要超员，以减轻会议负担。

另外，应该明确的是，会议规模直接影响到与会人员互动的状况。对于减少上下级之间的隔阂，强调上司与部属沟通渠道畅通的公司，控制会议规模就显得格外重要。美国霍斯塔夫大学针对当前企业会议规模作了一项调查，其结果令人担忧。

如果会议只是要宣布事情，与会者的多寡也就没那么重要。如果希望与会者间能有积极的互动，研究显示，凡9人以上的会议就很难达到这个效果。人数过多的会议可能会发生下列情况：

参与度悬殊：只有少数人（2～3人）发言，大多数人保持沉默。

互动效果差：与会者无法集思广益。在缺乏互动的情况下，主席只好采取权威式的主持模式。

与会者得不到重视：由于人数太多，发言机会不多，会让与会者觉得“有没有我都没有关系”。

主持人和与会者关系恶化：主持人因很难带动会议气氛，与会得也因很难加入会议讨论而产生消极情绪。

现在大多数会议平均参与人数如下表：

开会人数越多，人际互动的复杂程度相应就越高。有研究报告称，会议每增加2至8人，互动的频率就可能增加1000倍。到底多少人与会才合理？研究者对团体互动所作的研究指出，人数越少，效率越高；奇数（如5至7人）所组成的团体效率比偶数的高，这样的规模还可避免投票表决时出现僵局。此外，少于5人的会议很难有高质量的讨论，多于7人的会议又很容易陷入上述窘境。

有些公司在拟定与会者名单时，是先将“一定得出席”及“可选择性出席”的人划分出来。“一定得出席”者，指的是必须对议案发言的人；“可选择性出席”者，指的是有必要知道决议过程，但出席与否，对决议都不会有太大的影响的人。这种方法就较为可取，能够更为有效地控制与会人数。

2.会议规模的确定

我们再由会议的目的来确定会议的规模，根据会议目的，可以把会议分为需要互动和不需要互动的两种会议，这两种会议的规模又有不同的确定标准。

（1）需要互动讨论型的会议

这种会议一般是需要经过与会者之间深入交流，就议题进行有效的讨论并最后得出正确结论，所以与会者能否积极互动，是这种会议能否成功的关键。但研究表明，现在的大多数会议都存在规模超出需要的问题。冗员、拖沓以及无用的发言严重挫伤了众多与会者的积极性，令会议低效冗长，似乎高效会议遥不可及。

开会人数越多，人际互动的复杂性就相应地增加。前面讲过，海克曼与桑史东指出，当会议规模超过7人时，每增加1人，互动的频率就可能相应增加10倍以上。他们同时指出，会议的合适规模大多是5～7人。

（2）不需要互动讨论型的会议

有些会议并不需要与会者积极进行互动，如宣布事情，发布信息等，这样的会议可以根据信息接受的对象范围来进行确定，如果客观条件如时间、地点等容许的话，可以将会议规模扩大到所需要的程度。对于事情的传达，应尽量减少会议次数，以大幅度提高效率，节约更多的宝贵时间。

会议规模的确定关键全在于与会者之间信息的传递究竟是单方还是双方的，如果需要相互交流，而且要保证效率，会议规模就必须恰当地予以控制。

3.相关考虑因素

确定会议的规模必须综合考虑以下几个方面的因素：

（1）效率

会议的规模直接制约会议的效率。也就是说，会议人数越少，会议所花的时间就越少，会议效率就越高；反之，会议人数越多，意见越不容易集中，会议时间也越长，效率就越低。这点，我们已在上面进行讨论过。

所以，必须注意一点，人数越多就可能出现懒于思维者。因此，除了法定性会议和必须举行的大规模会议之外，要尽可能地控制与会人数。

（2）成本

会议规模与会议成本二者构成正比关系，规模越大，动用的人力、物力、财力就越多，会议成本也就越高。在确定会议规模时，先要考虑清楚预计的会议成本，做到量力而行。除了考虑会议的显性成本外，还要预算一下隐性成本。

（3）效果

会议的规模与会议的效果密切相关。有的会议保密性较强，必须严格控制与会人数和会务人员，以防会议内容的扩散。有的会议要求造成声势，扩大影响，需要达到一定的规模才能产生效果。需要强加注意的是，盲目追求规模，定会产生不良影响和效果。

（4）场地

一般来说，规模决定场地，但由于场地的限制，规模必然受到相应的限制。因此，决定会议规模之前应当先考察场地条件。