确定会议的目标

一、确定会议的目标

会议的目标是会议组织者的期望所在，是会议所要完成的具体任务。人们举行会议就是为了达到某种目的或完成某个任务。确定会议目标就是要解决为什么开会这一最基本的问题。只有目标清晰、任务明确，会议才能发挥应有的作用。

很多会议之所以目的不明确甚至毫无必要就是因为没有一个人认真想过会议的目标是什么。举办方不能图形式，走过场，应尽可能具体地向与会者阐述会议目的。

1.明确会议目标的作用

（1）制定会议的议题和议程

会议目标不是空洞虚幻的口号，在会议过程中，它必须落实到具体的会议议题和议程上。议题和议程是为目标和任务服务的，并为目标和任务所制约。有什么样的会议目标和任务，就会有什么样的会议议题和议程。

（2）决定会议的类型

会议目标决定了会议类型，其中包括会议规模、模式、性质、公开程度、地点场合以及方式等。

（3）引导会议的结果

会议目标引导会议结果，会议结果应与会议目标相吻合。也就是说，只有会议结果同会议目标相一致，才算得上是成功的会议。恰当合理的目标以及为实现这些目标而设定的议题、议程，必能创造出良好的会议氛围，对与会者的心理产生积极的影响，并引导会议向着与会议目标相一致的方向发展。

（4）达成高质量的决议

企业开会的目的，就是要整合各方意见，以达成高质量的决议。会议目标不明确，各方意见就很难统一，也就不能达成共识，形成决议。所以会议目标是高质量决议的基础。

2.需考虑问题

确定会议目标时还应注意考虑以下几点：

（1）会议目标必须以书面方式列出

用书面方式列出会议目标，有三个好处：第一，有助于目标的内涵澄清；第二，书面形式较正规，易引起与会者的重视；第三，当目标较多时，容易理清各目标间的关系。

（2）会议目标必须切合实际

所谓切合实际，就是指具有实现的可能性。如果目标脱离实际，即使形成决议，也是一张白纸，不会对企业的发展有任何实质性帮助。但目标也不能设得太低。事实上，一种不是轻易能够实现的目标，对目标的追求者才具有真正的挑战性。也就是说，会议目标不但应具有挑战性，而且也应有被实现的可能性。

（3）会议目标必须具体而且可以衡量

含糊笼统的目标很难作为行动的指南。例如某单位主管因为感到该单位产品不良率过高，而决定开会研讨降低产品不良率方案。倘若他将会议目标认为“探讨如何降低产品的不良率”，则该目标肯定难以作为与会者提供意见的指南，因为他没有具体地指出产品的不良率应降低多少，以及应在多长的时间内达到这个结果；但若他将会议目标改订为“探讨如何在10月底之前将产品不良率由目前的5％降低至3％”，则上述缺点将不复存在。

（4）会议目标所表明的必须是“应实现什么”，而非“应做什么”

“应做什么”是以领导者为本位，而“应实现什么”则是以成果为本位。以领导者为本位的目标，远不如以成果为本位的目标那样具有实效。例如当会议目标被定为“向员工宣传新的告假程序”时，会议负责人可能只会照本宣科一番而草草了事；但若会议目标被定为“让员工了解新的告假程序”，则会议负责人将不能不关心员工对新的告假程序是否已真正了解。