确定会议的时间

四、确定会议的时间、地点

1.确定会议的时间

或许大家都已经习惯了公司按惯例上午9：00开会或者下午2：30开会，而至于会议结束的时间，却谁都说不准了。但是，作为会议的组织者，就应该作充分的考虑，以选择会议的最佳时间。先看下图：

从图中可以清楚地看到选择开会的时间的重要性。它直观地说明上午8：30～10：30是会议最可能取得高效率的一段时间，下午3：00～5：00也同样如此。从图中还可以得出结论，上午的开会效果要比下午开会效果明显好一些。

至于何时开会才适当？紧急会议当然很少在“最适当”的时段召开。通常早上九点是最佳时间，因为此刻一般人头脑最清醒，因其不接近上下班及午休时间，是上班时间的中段。而中午十二点或下午五点则是最差的时间，因为大多数人可能都想着要吃中餐或回家。

根据行为学家的研究，同样目的的会议在不同时段召开，会有不同的结果，所以“因时制宜”来开会有其必要性。以下研究整理发现，各时段适宜召开的会议种类是：

上午8：00～9：00：此时段为上班的第一个小时，大部分人发言的欲望都还没有被唤醒。因此不适合让与会者对简报有太多回应或业务分析。

上午9：00～10：00：此时段适合用来作一对一，或一对二的晤谈，此晤谈可以通过电话或视讯媒体进行。此时段也是进行业务性会议的最佳时间。

上午10：00～中午12：00或下午1：30～3：30：此时段应是一天中员工精力最充沛的时间，最适用于需要集思广益、各抒己见的会议。午餐时段也可用来召开团体会议。

下午3：00～5：00：这段时间由于已接近下班。如没有必要，不要在这一段时间召开会议。

以上所列会议时间安排的方法，各企业、单位依实际情况可能有所不同。另外，各企业、单位对定期性的会议应有固定的召开时间，这样可以有益于与会者安排个人工作计划表。

需要特别提出注意的是，为了要让与会者准时到会，并且可以立即展开会议，会议主持人必须仔细斟酌最适当的会议时间。

比如：先考虑主持人是否能够出席，与会者是否能够出席，会议所需使用的设施是否准备妥当，以及会议准备工作是否已经完成。这些因素也许已经减少了可以选择的时间了，如果再跟与会者核对一下他们的活动日程安排情况，在征求他们意见的基础上，就能确定一个彼此满意的开会时间。

要尽量避免选择周末或假期前一天的下午下班前或是假期结束后第一天上班的一大早开会。选择时间上，也有比较有创意的做法，比如，午餐会议，或是正式上班前的早餐聚会等。

下面，我们根据会议的具体类型来分析确定会议的时间安排。

（1）日常的例会

对于日常的例会来说，会议时间的确定尤为重要，因为例会的时间一旦确定，便要长期不变地执行下去，一旦会议时间安排不合理，则对会议的不良影响将会持续很长的时间，这种不良影响所造成的各方面的损失也相应增大。

一般来说，周一与周五都不适合安排例会，这是由于这两天都紧贴每周例行的假日，与会者可能会受假日活动的影响，不容易集中注意力。而午饭以后的时间是公认的任何人都容易懈怠的时间段，即使召开会议也不会取得什么好的效果。所以，对例会时间安排的建议最好是周二至周四的早上8：00～11：00或下午2：00～4：00。在现实生活中，大多数企事业单位都把例会安排在星期二的上午进行，这是由于希望在例会上安排一周的工作，所以将例会时间向前提的缘故。

（2）临时性的会议

临时性的会议最突出的特点就是突发性、不固定性。一般原则就是根据与会者的个人空闲时间情况来恰当安排，尽量不要由于时间上安排不妥的问题而造成与会者的缺席。

但让尽量少的人缺席并不是简单的平均计算，由于每个与会者对会议的作用和影响不同，所以也要区别对待。具体的方法可以是将与会者按照重要程度大小顺序排列起来，刨除必须参加的与会者不能出席的时间，再从其中选择大家都具备的共同空闲时间，如果实在安排不开，就允许缺席者派代表来出席会议。

如果还有选择的可能，那么依照例会时间安排的原理，会议时间最好安排在周二至周四的上午8：00～11：00，或下午2：00～4：00。

（3）非工作性质的会议

比方说社团活动或是同业聚会应该安排在非上班时间举行。这些会议要想找到一个大家都可以接受的适当时间可能比较难，而一般做法是在平常上班时的晚上举行这类会议。如果会议组织者不拘常规，也可以开发出一些别人不曾使用过的时间，比如星期六早上9：00～11：00（如果星期六不用上班的话）、星期日下午2：00～4：00、星期三早上6：00～7：30或是星期五晚上9：00～10：30。届时，只要会议设施一应俱全，参加会议者都有空时。

2.需要把握的原则和注意的问题

（1）需要把握的原则

会议的时间问题首先是一个准确把握会议召开时机的问题。具体包含三方面含义：

①时机必须成熟。如果说会议的目的是为了解决问题，那么解决这些问题的时机成熟与否，则是会议的组织者在确定会议时间时，不得不首先考虑的因素。只有当解决问题的条件充分具备，时机完全成熟时，适时召开会议，才能水到渠成，瓜熟蒂落。时机未到，条件不具备，宁可推迟会议，否则，会议的效果就得不到保证，甚至还会适得其反。

②及时召开。问题迫切需要解决，条件也已具备，时机已经成熟，这样会议应及时召开。拖而不议，则会错失良机，贻误工作。

③会议时间要合理。合适的会议时间一是指会议召开的时间富有意义，能烘托会议的主题。比如，纪念性会议放在纪念日举行最能突出其主题；庆祝性、招待性会议安排在相关节日前夕召开效果最佳。二是指会议召开的时间有利于推动工作。比如，总结工作、安排计划的会议应当在工作完成之后、计划开始之前举行；工作性例会，如党委、厂长经理办公会等，一般安排在周一或周五。三是指举行会议的具体时间应当符合人的生理和心理规律，注意劳逸结合。

（2）需要注意的问题

①会议的主要领导人、嘉宾、报告人是否能在这一时间参加会议。

②会议的各项组织和准备工作是否能够完成。

③学术性会议、招标性会议、论证会、听证会等，与会者是否有足够的时间准备提交相关文件或发言材料。

④会议的具体日期一定要考虑周到，是否同与会者的民族风俗不符或有可能伤害与会者的宗教感情。由法律法规以及由组织章程或议事规则明确规定会期的，应当严格按规定的会期召开，非特殊情况不得提前或推迟。

3.确定会议的长度和注意的问题

冗长的会议是使每一个与会者都深感头痛的问题，而过短的会议又无法进行深入讨论，于是会议究竟应当持续多长时间最为恰当，便成为极为重要的问题。如同安排会议召开的道理一样，需要根据会议的具体类型才能恰当地进行判断。我们仍以例会和临时性的会议为例来进行说明。

（1）确定长度

日常的例会一般都有着相对固定的议程和内容，而且与会者相互比较了解，对议题一般也并不陌生，所以时间安排上可以紧凑一些。一般来说，例会的长度在30～90分钟之间。例如，由部门经理召开的部门周例会，时间不妨这样安排：经理对上周工作进行总结占5～10分钟，让部门员工报告上周的工作结果和本周固定的工作安排20～60分钟，经理对本周工作作出总体安排占5～15分钟。这样，此次例会根据与会者的出席情况和会议内容情况，大致控制在30～85分钟的范围内较为适宜，也容易达到成效最大的会议效果。

对于大多数例会来说，半个小时的会议长度虽然可能是非常高效且紧凑的，但也许大多数会议无法做到；若想让会议达到最好的效果，就必须控制在一个小时以内；而会议一旦超过了一个半小时，就会造成与会者的疲劳、精神不集中以及抱怨。所以应根据自己掌控会议的能力以及与会者在会上的表现适时地恰当把握会议长度。

临时性会议的会议长度要根据会议的内容和形式而定。按会议需要持续的长度可以分为短期、中期和长期三种不同的形式。

①短期的会议。短期的会议通常是指时间在30分钟以内的会议。这样的会议内容一般简单而明确，更多的目的是为了与会者之间关于某个特定事务的信息的传递，而并不需要进行较深入的讨论。例如临时的碰头会，或大型活动之前的动员会等。这些会议都需要与会者精神的高度集中以及信息的高效交流。根据科学研究得知，一般人的这种精神高度集中的状态最多只能持续20～40分钟，所以这样的会议时间长度一定要控制在30分钟内结束，否则将会大大失效。

②中期的会议。中期的会议是指时间长度在30分钟至2个小时范围内的会议。这样的会议不但要求与会者进行深入的讨论，并且需要达成一定的决议，所以需要一定的议程和步骤。这样的会议包括临时的非正式会议、特别议事会、展示会议等。

中期的会议最好不要超过2小时30分钟，否则，宁可采取休会的办法，另选时间再继续进行，避免最终也达不成任何决议。

③长期的会议。长期的会议是指会期在一天以上（包括一天）的会议，这样的会议一般包括法定会议，一些大型公司、机构或组织的年会等。在这种会议中，与会者一般需要一定长度的时间来相互了解，并对会议议题进行深入而广泛的讨论，作出的决议一般也具有长期性和持久性，所以非常重要。同时，长期的会议一般包括很多仪式和突发事件，所以在会议长度上要给予较宽裕的时间安排。对会议具体长度的安排，要根据会议上所需议程和仪式等各项内容的多少来确定。

另外，还应注意一点，会期超过一天的会议，必然需要安排成几个小会，每个小会的长度都可以在相同内容的普通中期会议的时间长度基础上再加10％～15％长度的仪式时间和5％～10％长度的机动时间，这样也便于估算出每个小会总的时间长度了。

根据不同的情况确定了会议的时间长度，还应当适当地询问与会者对此长度会议的意见，以求能获得大多数与会者的一致认可。

（2）注意问题

会期的长短要依据会议的实际需要来确定。会议的实际需要一般要考虑这样几个问题：

①会议的各项议程是否能够完成；

②会议的发言是否充分，与会者能否充分表达意见；

③会议中是否会有临时动议提出，如果提出动议，大致需要花多少时间进行讨论和表决；

④是否需要留出一定的机动时间，以应不测。

会议时间的长短除与会议的实际需要有关外，还与会议的成本和效率密切相关，一般情况下，会议的时间越简短，成本越低，效率越高。因此，在满足需要原则的前提下，适当、合理地压缩会议的时间，是降低会议成本、提高会议效率的有效手段。

4.确定会议的地点

会议地点的重要性更是不容置疑的。会议地点的物质条件——设施、环境和工作人员，对会议的成功举办起着关键的作用。一般情况下，会议组织者和策划委员会将直接参与会议的选址工作，不过，还有很多时候，会议地点的选择是由其他人来完成的。

场地的选择可能帮助也可能阻碍会议的进程。很多人认同在远离工作场所的地点举行会议，因为新的地方和环境使人们对会议产生一种重要感，而且与会者不用因为接电话或是其他人干扰而离席。

房间应该有很好的光线，最好有充分的阳光，向阳面最佳，冬季尤为适宜。房间内没有使人分心的东西，而且有足够的座位容纳所有的人，温度要令人舒服。房间座位应该根据会议的性质来安排。私人性会议可以围着桌子，拉几把椅子，随便就座，工作会议通常使用一张会议桌来彼此接近，有时一端坐着被指定的领导者。

没有一个地点（甚或是时间）对所有的会议都是最佳的，但是对每一个会议来说，都有它的最佳时间和最佳地点。要确定一个大家都方便的时间，应在安排之前和主要的参加者联系。任意安排的会议对一些参加者可能不便；在这种情况下，或者是影响他们的正常工作，或者是会议本身会遭到损失。每日的不同时间对机警程度和精神集中程度会有影响：下班以后开会容易身心疲倦、与个人计划冲突，而饭后立即开会则正赶上感受能力低的时候。

还要记住，拖长开会时间导致效果递减，那些以鼓励创造性思维为目的的会议尤为如此。一般说来，少开会比多开会好，但是“开足够的会”的含义，取决于实用目的。当会议目的是协调或检查时，定期安排比随时召开好：在重要项目的最后阶段，则每天开会可能是恰当的。

5.确定会议地点的考虑因素

你自己的办公地点可能是最自然也是最易于利用的地点，但它不一定最有助于达到会议的目的。理想的会址对绝大多数与会者来说，不仅是旅程最短的，而且也应该没有噪音和其他使人分心的因素，同时，最好能够安排在远离办公室的地方，以摆脱日常事务，达到集中注意力于会议的目的。

选择会议地点应当考虑如下因素：

（1）与会者与会场的距离

会议有全国性和地方性之分。一些协会组织每年都会在国内的不同地方主办会议，因为他们知道有些会员没有足够的时间或财力旅行到其他国家参加会议。通过变换会议地点，他们每年都能吸收一些新的与会者，同时也对国内各个地区表现出了一视同仁的立场。

也有一些会议主办者喜欢每年在同一个城市举行会议，这样就可以使与会者能够相应地安排时间和预算。

（2）与会者下榻酒店与会场间的距离

如果选定的会议地点既有会议场所，又有客房，会议承办者就不必考虑这个问题了，但是如果会议在某个会议中心举行，这个问题就十分重要了。与会者下榻酒店和会场之间交通所需的时间比实际的距离更为重要，这就需要考虑与会者在两地之间进行往返平均需要多长时间？根据与会者的具体情况和天气条件，这段路程是否远近适合？是否有高效的公共交通工具？还是必须由会议提供往返交通？

（3）与会议前后旅行的关系

会议前后的旅行通常不在会议承办者的考虑范围之内，因此很容易在选择会议地点的时候被忽略。重要的问题在于是否要让与会者进行旅行。如果考虑这一因素会议地点就应该临近主要火车站、机场。

会前旅行应该安排得舒适合理。如果大部分与会者都要从外地旅行至会议地点，那么相关的安排就必须在会议策划中有所体现。这样的与会者，其最大的优点就是一般不会中途退出，通常会坚持到会议结束。最好把会议地点选择在可以让与会者直达，而不用转机的城市。有时候，中途转机是不可避免的，在这种情况下，旅程的安排就要取决于与会者的灵活程度和接受额外困难的信心。

（4）会议期间的气候

会议地点的地理位置通常决定着那里的气候。北部地区在冬天通常天气寒冷，而南方夏天则过于炎热。不过，情况并不总是如此。有的时候阿拉斯加比明尼苏达的大部分地区都要暖和。季节的确是一个参考因素，但是如温泉等特殊的地理优势也可能使人们对季节的一般预期大大改变。

季节对与会者的影响还要受到他们预期和喜好的制约。例如，一些与会者希望在冬天的时候在北方参加会议，因为他们喜欢冬季运动。如果会议的所有活动都计划在室内进行，而且所有的场地都在同一个建筑或相临的建筑里，那么外部的气候条件就只是一个次要的因素了。由于建筑内配备了供暖及空调设备，外部气候对室内会议的影响已经被降到了很小。

（5）是否曾在此举办过会议

这里所涉及的是会议承办者。如果你是外部承办者，你可能再次使用从前为这个或其他主办者选择的会议地点。这样，你会对该会议地点十分熟悉，甚至认识其中的一些工作人员。不过，不要对这种优势寄予过高的希望，因为在许多会议地点，工作人员的流动是很频繁的。

不论内部承办者还是外部承办者，都应该清楚会议的主办者以前是否使用过这个会议地点。如果曾经用过，那么过去的经历如何？主办者对其是否满意？与会者是否就该会议地点有过任何反馈？该会议地点自该主办者上一次使用后有何变化？

即使你或会议的主办者从前使用过某个会议地点，征求一下他人的意见即询问一下他人是否在此举办过会议也是有好处的。你在该会议地点的经历是愉快，还是不尽如人意，并不能仅凭一个人的意见确定。如果你曾不止一次地使用过该会议地点，也可以不必征求他人的意见。

他人的意见对你的判断有帮助，但不能被当作精准的数据来参考。他们的经历无论好坏都可能反映出个人的特点、具体的会议策划和其他一些类似的因素，这些可能与你的情况并不相同。一直处于使用状态的会议地点也许能够出具满意客户的证明，或者至少提供这些客户的名字、地址和电话号码。

（6）是否有汽车租赁服务

虽然与会者在参加会议的过程中一般不需要开车，但是总有一些与会者希望能够有汽车租赁服务，以备不时之需。汽车租赁公司可以在会议当地的机场或其他地方设立办公室来承接业务，但是一定要明确在哪里可以提到车。在会议前后的旅行中，汽车租赁是非常重要的，因为会议地点可能坐落在一些国家公园或历史名胜附近。

（7）提供哪些娱乐活动

与会者对娱乐活动的兴趣不断增长，因此会议在策划过程中也更多地注意将娱乐时间纳入日程。在会议日程安排上，这段时间对应的活动往往是用空白表示。如果选择某个会议地点是出于对其娱乐设施的兴趣，就应该充分利用它们。一些大型的酒店和会议中心往往配备有大量的室内娱乐设施，如网球和保龄球等，以供与会者在天气不好的时候进行娱乐。

并不是所有的娱乐活动都要在会议地点进行。举办者也可以选择会场附近的高尔夫球场作为与会者的娱乐场所，为与会者安排一些优惠措施和享受交通的便利。

对特殊的娱乐活动可能需要收费，但是一般来说对与会者可以免除这些费用。在会议过程中，承办者宣布某些酒店的游泳池可以免费使用，这样给与会者一个印象，即无论下榻在哪个酒店，他们都可以免费使用承办者宣布的这些游泳池。许多与会者去使用这些游泳池的时候被服务人员要求出示客房钥匙，落得尴尬的结局，这样将是很难堪的，因此承办者应考虑到类似这样的细节问题。

（8）附近是否有商店

大多数会议地点都有商店，出售一些基本的日用品，如盥洗用具、全国性报刊及其他读物、小食品。此外，通常还会有美容院和理发店。如果一个会议地点没有这类设施和服务，与会者就应该被告知在哪里可以得到这些服务。