会议的召集

二、会议的召集

召集董事会会议应制作会议通知，送达全体董事和相关参加会议人员，并请董事认真审阅议案，做好审议表决的准备。

（一）会议通知的要素

会议通知应载明召开会议的名称（届次）、时间、地点、方式、拟审议的事项（提案、议案、方案和报告）、联系人和联系方式、落款等内容。

（二）会议通知的样式

董事会会议通知的基本样式如下：

例：上海××（集团）有限公司董事会关于召开×届×次会议的通知

先生（女士）：

经研究，兹定于××××年×月××日（星期×）上午×时在××路××号××大厦××会议室召开上海××（集团）有限公司第×届董事会第×次会议。会议的议程有：

1．审议事项

（1）

（2）

（3）

2．通报事项

（1）

（2）

3．其他事项

（1）

（2）

会期×天。请安排好工作准时出席。若董事本人不能出席，须书面请假或授权委托其他董事参加。

特此通知。

（会务联系：×××，电话：××××××××）

上海××（集团）有限公司董事会

××××年×月×日

（三）会议通知的发送

会议通知同时发给全体董事、监事，并同时附会议材料以及专门委员会评审意见。定期会议通知应按有关规定提前发出（一般为提前10日），临时会议通知一般及时、提前发出，以发出通知为基准。直接送达的，须收件人签字；通过邮寄、通讯送达的，须电话确认，并确认是否参加会议，是否委托，对会议安排是否有意见。定期会议的书面通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的，应当在原定会议召开日之前三日发出书面变更通知，说明情况和新提案的有关内容及相关材料。不足三日的，会议日期应当相应顺延或者取得全体与会董事的认可后按期召开。临时会议的会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的，应当事先取得全体与会董事的认可并做好相应记录。情况紧急下的临时会议可以以口头方式通知（一般用传真、电子邮件），但至少应包括时间、地点、召开方式等内容，以及情况紧急需要尽快召开董事会临时会议的说明。