时间管理矩阵

3.2.2　时间管理矩阵

在实际工作或学习中，所有的活动都既有紧急程度的不同，同时也有重要程度的不同，确定轻重缓急是一个有效工作者的基本技能。时间管理矩阵就是帮助我们识别出是否把时间花在有效的活动上，它包括紧急和重要两个维度。我们的活动总是紧急和（或）重要的组合。我们用四种方法中的一种来用去时间，这四种方法突出在表3-2所示的时间管理矩阵中。

表3-2　时间管理矩阵

第1象限中的活动，紧急又重要，并且我们都会经常性的遇见它。第3象限中的活动是紧急（压迫性的），但像阅读信箱里的垃圾邮件一样的不重要。第4象限中的活动是一些琐事，例如无目的的上网浏览。人们花大多数的时间在第3和第4象限，就会过着不负责任的生活。

为过一个有效、充实的生活，我们必须努力在第2象限中工作，它是不紧急但重要的工作。为预防危机做每周计划就是第2象限的例子。如果我们花时间在第2象限，会发现我们遇见的危机会减少，它会帮助我们取得成功。

养成习惯经常问自己，我们正在哪个象限中工作。如果发现自己在第3象限，需要学会对不重要的事情说“不”，如果发现自己在第4象限，需要努力离开一些东西了。如果发现自己在第3和4象限，是因为不清楚你在生活中真正想要什么，以及什么是重要的。如果是这样，应当考虑定义你的工作使命以及目标。

运用时间管理矩阵我们需要做到：

□将自己的工作或学习按紧急和重要的程度合理地划分到不同的象限中去；

□将大部分时间和精力用于属于第2象限的工作；

□许多第1象限的工作，实际上也是由于没有按照第2象限工作去做而产生的，应当纠正；

□不要被第3象限中的一些工作假象所迷惑；

□根据第2象限的工作来制订计划；

□用80％的时间做第2象限和第1象限的工作，20％的时间做其他象限的工作。

△ 故事　抓住生命中的大石块

一天，时间管理专家为一群商学院学生讲时间管理课。他现场做了演示，给学生们留下了一生难以磨灭的印象。站在那些高智商高学历的学生前面，他说：“我们来个小测验。”他拿出一个两升的广口瓶放在他面前的桌上。

随后，他取出一堆拳头大小的石块，仔细地一块块放进玻璃瓶里。直到石块高出瓶口，再也放不下了，他问道：“瓶子满了吗？”所有学生应道：“满了。”时间管理专家反问：“真的？”他伸手从桌下拿出一桶砾石，倒了一些进去，并敲击玻璃瓶壁使砾石填满下面石块的间隙。“现在瓶子满了吗？”他第二次问道。但这一次学生有些明白了，“可能还没有”，一位学生应道。“很好！”专家说。他伸手从桌下拿出一桶沙子，开始慢慢倒进玻璃瓶。沙子填满了石块和砾石的所有间隙。他又一次问学生：“瓶子满了吗？”“没满！”学生们大声说。他再一次说：“很好。”然后他拿过一壶水倒进玻璃瓶直到水面与瓶口平。

专家抬头看着学生，问道：“这个实验说明什么？”

有的说：“说明时间像海绵，只要你肯挤它，就能挤出来。”有的说：“它告诉我们：无论你的时间表多么紧凑，如果你确实努力，你可以做更多的事！”大家七嘴八舌地谈论起来。

时间管理专家总结道：“刚才同学们说的都有一定道理，但却不是我们今天做这次实验的真正目的。我做这个实验是想告诉大家，我们有限的生命就像这个瓶子，它只能放进去有限的东西。如果我们不把生命和工作中最重要的事情—— 这些大石块先放进去，那么，你的一生可能就会浪费在一些毫无意义的琐碎事情上，让小石块充满自己的生命空间，这是多么悲哀啊！”

有学生问：“老师什么是你生命中的大石块呢？”专家回答：“比如，你的价值观、目标、健康、学习、家庭等，这些都是大石块，你们要优先考虑并把他们放在最重要的位置。”

试想想，你生命中的“大石块”是什么？，把生命中的“大石块”放在时间管理矩阵中的第2象限。