开个有效率的会议

20 开个有效率的会议

这种品质检讨会……

羊毛衣有瑕疵怪毛线

毛线部门怪绵羊

养羊部门怪天气

天气要怪谁呢？

这不叫开会，叫打拳。

一、开会后

会议结束了，大伙走出会议室，个个牢骚不断……开这种会，真气人……一再的要求东要求西，那怎么可能？我才不管呢？

开会打太极拳，推、拖、拉，不开也罢，要开就开个有效率的会。

●活用BS

●没有证据不乱说话

●决议事项一定要执行

●会议担当很重要

你若问他，既然上级的要求实施起来有困难，为什么在开会时不提出来讨论呢？

嗯！讨论？！有用吗？从头到尾他一个人在训话，我们哪插得上话，上回，我就提出了一个意见，话还没说完，却被训了一顿，什么你的意见真多啊。你怎么那么怕事啊。不要再讲了，照做就是了。

之后，每次开会，大家都不讲话了，随他怎么讲，他讲他的，我做我的。这种会而不议，议而不决，决而不行的会议比比皆是。开这种会有用吗？不但浪费时间，还弄僵了彼此感情，得不偿失啊。

二、开会也是一种Check

其实，开会是一种很好的沟通机会，得以集思广益，获得共识，更是一种很好的Check（查核）机会，大家可以报告这段时间来业务执行状况、困难点、需要别部门协助配合之款项等等，上级也可利用这个机会写些宣导。

每个公司的会议很多，有经营会，有营销会，有品质会，有年会，有月会，有周会、班会、晨会等等，所花的时间也不少，如果没有好好开个有效果的会，不但浪费时间，还降低士气呢。

三、如何开个有效率的会议，提出几点看法

■除了处理临时应急的临时会之外，必须要安排一些定期的检讨会，如月检讨会、周检讨会等。

■每个会必须明确开会时间（可订每月为几周的星期几），讨论主题，与会人员、主持人、各与会人员之报告内容等，以及会议担当者。担当者要处理一切会议之事务性工作。如会议之准备、出席人员之掌握、资料之收集量总及记录等。

■担当者应提前发出通知，详记时间、地点、讨论内容等。

■与会人员应事先安排好手边的工作，准时与会，不迟到，不早退，不缺席，不要受电话的干扰。如有困难，可安排在下班后开会。

■主持人可做简单的开场白，不要讲太多话，尽量鼓励与会人员发表意见，多多讨论，详细记录，并做结论。

■必要时，可要求与会人员事先提出书面报告，由担当量总成册，分发必要之人员。

■与会人员做报告时，以数据图表为主，避免长篇大论、无的放矢之人员。

■活用脑力激荡术五大原则，决不批评异想天开，点子多多益善，欢迎搭便车，全员发言。

■担当要负责追踪上次会议决议事项之执行状况，并在会议中提出报告。

■制定会议程序：

①主席报告

②各与会人员报告及讨论

③上次会议决议事项之追踪

④须与其他部门支援或配合之事项

⑤其他临时动议

⑥总结

⑦散会

在此应再补充的一点是，当各与会人员报告事项时，对于正常之部分，可简短带过，而有异常之部分，应详细说明其异常原因及处理经过等。其他在座之与会人员更应详细聆听，提出看法，参与讨论，协助问题之顺利解决。主席更应详细聆听，对于不切实际、无的放矢的报告，应明确指出，加以停止，凡事只要大家用心，一定有好的结果。