让会议更有效率

9. 让会议更有效率

一个残酷的事实是，对于基层员工和中间管理层而言，30%的工作时间用在了会议上，而高层领导开会的时间自然就更多了。

没有清晰的议程，没有明确的目标，自然也就不会有任何实质性的会议成果。一家顶级的企业咨询公司曾经做过一项研究，其结果显示，我们在会议席间度过的40%的时间都不能带来任何产出。这无疑是一种对员工时间和公司资本的浪费。

1）会议有必要吗

回顾一下便可知道，许多会议是无关紧要的。为了实现同一目标，你还可以使用其他方法。有时，你可以传递备忘录、召开电话会议，或者单独与人沟通，你甚至还可以把事情推迟到其他会议中或在其他时间给予解决。如果没有必要，就尽量不要召开会议。如果需要开会，就问问自己：“我有必要参加这次会议吗？”如果答案是“没有”，那就不要参加。如果其他人也不必要参加会议，就一定要让他了解这一点。

2）写下议程

如果你确定有必要召开会议，就应该为会议设定清晰的目标并写下议程。写下一段文字陈述会议的目标。从“我们召开本次会议是为了实现这一特定目标”的这个句子开始写起，然后再写出会议的目标。

为会议涉及的全部内容制定议程、列出清单，在每一项的旁边写上你期望能够解答该问题的人的名字。如有可能，至少提前24小时把该议程分发出去，让每个人都清楚他被期望做出什么贡献，以及会议的目标和即将讨论的内容。在你与老板、下属、客户、供应商以及其他人单独会面时，也可以应用这一方法。

成功会议的重点之一就在于一份结构分明、重点突出，并且包括合理时间预算的议程安排。以下就是你在制定议程时需要注意的几个重点：

这次会议的目标是什么？

这次会议将涉及哪些日常工作问题？

其中哪些问题属于重点议题？

整体的时间预算是怎样的？

会后如何衡量这次会议的成败？

整个会议的秩序，就是依靠这份议程维持下去的。如果把会议的过程看作一次长途旅程，那这份议程就相当于一张详尽的行车路线图。会议的召集者除了要在开会之前就制定出一套合理的方案以外，还必须保证全部与会者在会议的全过程中始终能够看到这张指导性的会议流程图。要做到这点，你可以把整个流程打印在海报大小的一张白纸上，悬挂在会议室的墙上，也可以把它做成幻灯片，投影在大屏幕上。

需要特别注意的是，如果选择了这两种方式，就请你在会前的几天事先把这份议程通过邮件分发到每位与会者的手中。此外，还有一个最有效的方法：你可以事先把议程打印在纸上，和会议通知一同分发给所有的与会者，让大家在会前做好准备，在会议期间也能够清楚地看到这项重要的议程安排。

3）按时开始，按时结束

设定会议开始和结束的时间。如果会议要从8点开到9点，就要在8点整开始，在9点整结束。在特定时间开始，却不知何时才能结束的会议是非常糟糕的。

如果时间计划难以执行，再合理的议程也会落为一纸空谈。最典型的例子就是迟到问题：几乎每次开会都会有几个人因为这样那样的原因迟到十几分钟。即使这样的时间不长，对于那些准时到场的人来说也是不公平的，他们不仅要在会前百无聊赖地等待，会议结束的时间也不得不相应推迟。

请你事先将准确的开会时间通知到每一位与会者，并且明确说明“过时不候”。到了开会的那天，即使与会者还没有来齐也准时开始，不要等迟到的人。假设迟到的人根本不会来参加会议，不在既定的时间开始开会，对准时到场的人是不公平的。许多公司制定了这样的政策：在会议按时召开后就把会议室从里面锁好，迟到的人不许入内，这样他们下次就一定不会迟到。

时间计划除了包括开始的时间以外，当然还应该涵盖会议过程中的流程控制。如果在会议进行的过程中就发现剩下的时间不够完成所有的议程安排，也请你不要擅自将散会的时间延后。在这种情况下，最好的方法是征求大家的意见。如果所有人都同意，那会议自然就可以继续进行下去；否则，就请所有人当场约定下一次继续会议的时间。

4）先说最重要的事项

在拟定议程时可以应用“80/20法则”。规划好议程，先讨论重要性排在前20%的项目。如果时间不够用，那么，这种方法就可以让你在会议结束前解决具有80%价值的事项。

5）概括总结

在讨论会议议程的每一件事项时，先对讨论的内容进行概括和总结。在每一事项上达成共识，并在其完成后再讨论下一事项。将决定的事项重述一遍并达成共识，然后再继续讨论其他事情。

6）分配具体的责任

如果你做出了决定，就要为达成共识的具体行动分配责任、设定截止日期。记住，没有分配责任并设定截止日期的讨论和共识只是一纸空谈，必须明确各自的职责和任务完成的时间。

7）做好会议记录并相互传阅

缺少记录的会议是绝对不可能成功的！因为只有拥有一份内容翔实的会议记录，领导者才能掌握会议的讨论结果，并且在会后持续监督其实施效果。对于那些议题复杂的长时间会议来说，委托一位或两位专门的记录员就显得更加重要了。他们需要在整个会议的过程中始终参与其中，并且在必要的时候记录下重要的讨论结果与会议进程。

做好精确的记录，并尽量在24小时之内传阅会议记录，这是从会议中获得最大效率的关键。事先准备好议程，不久后再准备好会议记录，确保每个人都清楚自己的职责以及工作的截止日期。

当然，最终整理得出的会议记录并不需要包括全过程的所有细节。会议记录的目的，只是让没有参与到会议中的人和监督实施工作的人清楚地了解整个会议的重点所在。

8）与会者

参与会议的人越多，就越难得出一个统一的结论，讨论的效率也就越低。有时，我们甚至还会发现一种最糟糕的情况：会议室里坐着一大群人，七嘴八舌地讨论不停，但最有分量的那几位领导却偏偏不在场，无法做出相应的重要决策。因此，要想让会议达到理想效果，你首先就要认真地选择出合适的与会者：

这次会议的内容涉及哪些具体人员？

哪些人只需要参与一部分的议程，哪些人根本不需要到会？

哪些重要的决策者是必须在场的？

是否需要邀请一些相关的专家参与讨论并提出专业意见？

此外，为了让所有的与会者预留出充分的准备时间，你还需要尽早发出会议通知，向大家说明这次会议的具体内容以及每项议程所需的大致时间。

9）会议主持

冗长的发言，不合理的责任分摊，没有合适的人选控制讨论的时间，得不出任何有用的结论——大多数会议的失败都是由这几点原因造成的。究其根本，其实就是缺少了一个有魄力的会议主持。

会议主持是一项十分讲究技巧的工作。一位成功的会议主持应该在正式开会之前就向大家解释清楚整个会议的流程，在会议的过程中有目的性、有针对性地控制会场气氛和与会者的情绪，而且还不能显得过于专制和刻板，抑制了讨论者的创意和发言的积极性。此外，他还需要在必要的时候对讨论的结果做出精炼的总结，并且借助电脑投影或写字板来展示这些要点。这点非常重要，因为它能够在很大程度上提高会议讨论结果之间的关联性，避免与会者之间的误解，并且始终让与会者清楚地知道自己正在干什么、接下来应该干什么。

10）长话短说

在召集会议之前，身为领导的你一定要首先考虑清楚：这次会议需要涉及哪些问题和哪些人员？他们解决这些问题通常需要多长时间？有没有其他更加节省时间的办法能够达到相同的目的？

通常情况下，如果你需要解决的只是小问题，那就可以把相关的内容直接打印出来，让大家在部门内部相互传阅，然后在通知背面写出自己的意见或建议，而你只需要批阅这些成文的回馈就可以了。

此外，如果你认为简单的通知并不能彻底解决问题，还有另一个方法：“站谈会”怎么样？找一个小会议室或是咖啡间，让所有的与会者都站着开会。因为大多数人都不喜欢站得太久，所以，大家就会自觉地长话短说，尽快找出解决问题的办法。在这种情况下，整个会议通常不会超过半小时，效率都会比传统的“座谈会”高出很多。