没有四大高效思维，律师怎能驾驭好技术

2017-11-07 彭贤静

事务所自11月1日开始正式全所启用Alpha系统，我们结合事务所的业务类型、业务开展、各种模板的建立，开始了Alpha的使用探索之旅。在使用中发现，Alpha不仅是工作计时、任务建立、大数据报告的技术操作，更多的是我们开展业务过程中项目管理、知识管理思维的建立。

图一

在事务所存在许多不同的项目（案件），每个人参与不同项目的情况下，根据事务所签订的项目合同，对应在Alpha上建立不同的“项目”。一般情况下，一个服务合同对应一个项目（图二）。例如：有关非诉讼业务的“项目”：

×××公司出资纠纷解决项目

×××公司股权处置项目

×××公司上市公司国有股份质押法律意见书出具项目

图二

建立“项目”后，思考这个项目需要经历哪些阶段，然后确定相应的任务组，任务组的导入可以在构建项目模板的时候就确定。在每个项目模板建成后，单独列某个项目的时候，导入对应的模板（常年法律顾问模板、非诉专项模板、诉讼仲裁模板）即可（图三，非诉专项模板）。通过任务组，可以明确一个项目（案件）需要经历的阶段。

图三

第一，每个项目（案件）的工作内容具有个性，需要建立不同的任务。

任务组是每个项目可能会经历的阶段，相对来说具有共性，这是建立项目模板的意义，在建立“项目”后导入项目模板即变为单个项目项下的任务组（如图四）。

图四

在具体办理业务过程中，可能存在每个单位具体业务类型不一致的情形，简单来说，比如有的项目主要是开会多，有的项目主要是文件制作多，根本就没有文书审改，且开会的类型、制作文件的类型无法事先全部囊括，比如，有的单位是发律师函，有的单位是发公司催告函，有的单位是出具咨询意见，遂须在具体业务办理类型中建立不同的任务。

因此，在导入项目模板为任务组确定即将开展的一个“项目”基本的框架后，在不具有共性的每个任务组项下新建单个的任务。这样建立任务的好处，方便在“项目”（业务）录入需要完成的“任务”（具体事项），便于有多人协助时的任务分派、计时、最终的工作统计。此外，项目模板可以根据实践使用而不断迭代升级，在项目模板不能完全覆盖单笔业务的各类任务时，可以进一步修改项目模板以适应具体业务的需求。如此，实务当中，各类业务所遇具体问题将可能在“项目模板”中生长，相关知识成果得以保留。“任务模板”也有类似之处。

例如下图（图五）：对于委托事项办理的具体任务，在每个项目中都会发生，就可以在项目模板中建立。对于每个项目涉及的文书审改、文书制作事宜会存在“个性差异”的情况，每个项目的具体任务由具体承办人建立。因此，在文书审改中，需要审改一份协议，就是一个任务；文书制作中也是，需要出具一份咨询意见就是一个任务，单项创建任务。

图五

第二，建立“任务模板”，将工作模板化、流程化。

虽然每个单位的具体工作项次会存在差异，但涉及某一类业务的时候，工作方法是相似的，这个时候可以建立任务模板。

图六

在任务模板中添加检查项（需要注意的事项及要点）的提示功能，需要就某份协议的审改进行安排的时候，导入相应的任务模板，就不用单独就具体任务内容进行编辑、添加“检查项”。任务模板中有的检查项，也可以直接适用对某项具体工作的要求。例如：合同审查的任务模板，可直接导入“3.合同审查”（图七）到具体某一项目的审改合同（任务组）项下。

图七

在明确了项目、任务组及任务后，即我们做一个项目需要经历哪些阶段，完成哪些工作内容后，需要对我们所开展的工作进行一个定性和分类。明确我们所完成的工作归属于哪一类型，以便最终项目结束，统计工作时间时，看到每个项目中，项目成员、项目主办律师、合伙人的时间都花在了哪些工作当中，分析时间花费是否合理，思考是否需要再进一步优化等等。

例如：在设置的业务类型（图八）中，项目成员可能承担大多数的业务研究、资料整理、委托事项在一个项目中的任务分配是较为合理的；项目主办律师承担文书制作、授课培训、法律咨询等的任务分配是较为合理的；合伙人承担开发维系的任务分配是合理的。如果不是这个时间分布，就可以实际分析造成异常的原因，并且评估是否需要改进。

当然，工作类型的分类是确定了，但对于工作类型需要根据事务所的具体情况制定指引，明确哪些工作可以分别归入下列不同的工作类型中。

图八

对于新技术和新工具，需要我们不断去探索和参与升级。好的工具可以塑造我们好的工作习惯，并且借助软件在一定程度上解决我们某些阶段的“痛点”。对于工具的使用如果一直只是停留在想象或者用了会存在什么问题的阶段，可能永远体会不了工具带给我们思维和工作方法的革新。只有在使用了工具，发现了使用中的问题，又不断解决了问题后，才能真正感受到工具的魅力。