房产档案信息管理利用浅析

吴晓霞

(浙江省苍南县城乡住房和规划建设局)

摘　要:房产档案信息管理是社会管理工作的重要组成部分，作为房产档案信息管理人员，应构筑更加完善、合理的房产档案信息管理体系，从而使其更好地为社会提供服务。

关键词:房产档案　查询利用　管理

随着人们法律意识和物权意识的不断提高，房产档案信息的查询与利用日益增多，但目前房产档案信息的查询利用尚存在一些问题。笔者从事房产档案信息管理多年，在此谈谈存在的问题和相应的措施，以期抛砖引玉，得到同行指教。

一、目前房地产档案信息查询权限和范围

房屋权利人或者其委托人可以查询与该房屋权利有关的原始登记;房屋继承人、受赠人可以查询与该房屋有关的原始登记凭证;国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门和证券监管部门可以查询与调查、处理的案件直接相关的原始登记凭证;仲裁机构可以查询与公证事项、仲裁事项直接相关的原始登记凭证;仲裁事项、诉讼案件的当事人可以查询与仲裁事项、诉讼案件直接相关的原始登记凭证;涉及国家安全、军事等需要保密的房屋权属登记信息，须经国家安全、军事等机关同意后方可查询有关原始凭证。

二、房产档案信息管理存在的问题

(一)房产档案信息不正确

当前房产档案信息不正确现象普遍存在，大部分是历史遗留问题。如随着城市的发展扩大，其地址信息可能发生变化，房屋信息也随之变化，但产权人没有及时来房产部门更改信息，这就会导致信息不正确，因而查询困难。曾经出现过这样的案例:一债务人起诉某产权人，要求法院对其房产保权，提供了当时借款时的地址，事实上在一年前该地址已经发生了变更，结果法院查封时出现了差错。

(二)房产档案信息录入有误

房产档案信息录入时存在诸多的问题和错误。首先是身份信息有误差。如个人身份证，一代和二代身份证格式就不同。有的房主用军官证、户口本、护照等信息来登记房产。而目前查询过程中，除了核对姓名、身份证号码，暂时还没有其他信息可以取代。其次是姓名信息有误差。如姓名中的生僻字有时用×号代替，有时留空格，这就给准确查询带来了困难。再次是数字化加工中的缺陷和失误。如扫描质量差、关联条目错误、大幅面资料扫描出现不清晰等问题，导致在查询过程中无法看清影像资料。

(三)档案人员专业素养不够

房产档案信息管理是专业性很强的工作，既要懂房产业务，又要求懂档案专业，但目前大部分房产档案信息管理人员都不具备足够的专业知识。

三、对策及措施

(一)及时更正档案信息

房地产权属档案是城市房地产行政主管部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据，是城市建设档案的组成部分。目前我县房产档案信息比较混乱，数据清理工作势在必行。首先是要确定数字清理的标准，即规范的信息著录。其次是要求产权人及时办理相应的变更，确保房产信息的正确。

(二)房产档案归档要及时

房地产产权登记工作中会形成各种文件材料，包括房产登记申请书、收件收据存根、权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、房地产登记审批表、房屋灭籍申请表、房地产税费收据存根等。每件(宗)房地产权属登记工作完成后，权属登记人员应及时将这些文件资料预整理好，并经权属登记负责人审查后，送交房地产权属档案管理机构进一步整理加工，如数字化加工、数据关联、信息核对等，便于及时提供档案信息查询。

(三)规范档案管理

首先是要提高档案工作人员素养，平时多参加档案业务知识培训学习，不断提高专业水平和工作能力。其次是要提高信息化水平，建立房产档案管理信息系统。在房产档案信息系统建立过程中，信息技术人员与档案人员应多沟通交流，充分听取并吸收档案工作人员的意见和建议，确保信息系统合理可用。

房产档案查询利用在社会管理和经济发展中发挥着巨大作用，我局房产档案管理及查询利用工作虽然存在着一些问题，但我们会不断探索前进，未来房产档案管理工作将不断完善提高。

参考文献:

[1]王明昕.概述房产档案信息化管理[J].赤子，2012(23).

[2]王东.浅谈如何加强城建档案管理[J].黑龙江档案，2012(2).

[3]文冬莉.城建档案管理中的问题及对策分析[J].办公室业务，2013(13).