手工信息检索的技术与方法的分析

6.3.1　手工信息检索的技术与方法

(1)手工信息检索工具

在手工信息检索过程中，主要使用的检索工具包括:

①目录。目录是图书或其他单独出版物规律化、系统化的记载，主要用于检索出版单位和藏书单位是否拥有信息检索者所需要的书刊。目录只涉及这些出版物的外部特征，如书名、卷数、作者、出版年月、版本号、出版社名称、页数等，但有的附有十分简单明了的内容摘要。目录是历史上最早出现的信息检索工具，种类繁多，其中较为重要的有国家书目、出版社目录、书店目录、馆藏目录、联合目录、专题目录等。

②索引。索引是把一种或多种书刊里的具体内容按一定的方式分别摘录，并注明出处，以便检索的一种工具。索引的种类也很多。按寻找文献内容特征的编制方法来分，有分类索引与主题索引;按取材来源，又分为图书索引、期刊索引、报纸索引及其他文献索引;按著录对象，可分为篇目索引、主题索引、条目索引、词语索引及辅助索引等。

③文摘。文摘是把文献资料的主要内容，如主要论点、论据、原理、重要数据、结论、适用范围等，由有一定水平和经验的编者将其准确、简要地摘录出来，并注明出处后，经分类排序而编制成的检索工具。文摘的主要作用是便于快速而准确地阅读和检索，但对检全率和检准率要求比较高。因此，文摘的编纂远较目录、索引艰巨、复杂，编制难度较大，但所含的信息量远高于目录和索引。文摘主要类型包括:指示性文摘、报道性文摘、统计性文摘等。

④年鉴。年鉴是以描述和统计的方式逐年提供某年度某一领域信息的工具书。年鉴包含的内容很丰富，从一部商贸年鉴中可以得到专家对某一行业或市场的综述、分析、回顾和展望，了解新出台的政策法规、最新的统计数据和企业介绍、调研报告、经济团体和研究机构的名录、经贸知识、理论研究、重要或最新产品、大事记、经济形势分析和预测等，因而最适合于各类现行资料的查询。作为一种年度出版物，年鉴还能连续地反映事物的发展、停滞甚至倒退的趋势。年鉴种类很多，如:《中国经济年鉴》、《中国商业年鉴》、《中国广告年鉴》、《中国金融年鉴》、《中国物价年鉴》、《中国证券业年鉴》等。

⑤手册。手册是汇集某一学科领域或业务部门专门知识的工具书，多是针对当前实践中的需要，以简明扼要的方式提供具体、实用的资料，供随时翻检查阅，故又称便览，也常冠以“概鉴”、“大全”、“要览”、“指南”、“必备”等名称。英文用Handbook和Manual表示，前者侧重反映“何物”(what)一类的信息，如数据、事实等，后者偏重“如何做”(how-to)之类的问题。手册种类也相当繁多，如市场预测实务全书、公司开办与经营手册等。

⑥百科全书。百科全书是荟萃一切门类或某一门类知识、以概要方式介绍为主的多功能工具书。如果说词典的功能仅仅说明某一概念，则百科全书是“接着定义往下说”的工具书，它可以回答诸如“何时”、“何地”、“如何”、“为何”等背景性知识，内容详尽完备，查阅、检索功能都很突出，条目多由标题、释文、图表和参考文献组成，有的内容专深，卷帙浩繁，是补充知识的常用工具。如《中国大百科全书》、《大不列颠百科全书》等都是非常实用的检索工具。

(2)手工信息检索工具的排检技术

①字顺排检技术。它是指将检索工具的内容按字、词的一定顺序或规律，有系统地组织排列起来的技术。

②分类排检技术。它是指将信息素材按学科或事物性质系统地加以排列。该技术有按一种方式单独编排的，也有与按时间、地区排列技术相互配合使用的。

③主题排检技术。它是指以规范化的自然语言为标识符号来标引信息内容的排检技术。主题排检技术的一般形式是以主题词来揭示信息素材记述的中心内容或对象，主题词本身按读音或笔画或字母顺序加以排序。这种排检技术把属于不同学科、不同知识体系中论述同一问题的信息素材集中标引出来，揭示信息素材内容比较深入、广泛。

④时序排检技术。它是指按时间的顺序组合信息素材的技术，多用于编制年表、年谱等检索工具。

⑤地序排检技术。它是指按一定时期的行政区域来排列信息素材的技术。这种技术可以把同一地区的有关信息素材集中在一起，全面地反映某一地区、某一国家的历史和现状。

(3)手工信息检索方法

①顺查法。它是一种以信息检索课题起始年代为起点，按时间顺序由远而近地查找信息的方法。查找前需摸清课题提出的背景及其简略的历史情况，了解和熟悉问题概况，然后选用适宜的检索工具，从课题发生的年代开始查起，直到查到信息够用为止。此方法的优点是检全率高，缺点是费时费力。

②倒查法。它是一种逆时间顺序由近而远地查找信息的方法。这种方法多用于查找新课题或有新内容的老课题，需要的是最近发表的文献，因此一旦掌握了所需的文献信息即可终止检索。此方法优点是节约时间，缺点是漏检率较高。

③抽查法。这是一种针对研究课题发展的特点，抓住学科发展迅速、发表文献较多的年代进行查找的方法。由于学科发展兴旺时期，不但其文献数量远远高于其他时期，而且新的观点、新的理论也会在这个时期产生，因此抽查法能以较少的检索时间获取较多的文献。使用此法必须以熟悉学科发展特点为前提，否则难以取得预期的效果。

④追溯法。又叫回溯法，是以某一篇文献末尾所附的参考文献为依据，由近及远进行逐一追踪的查找方法。此法直观、方便的不断追溯，可查到某一专题的大量参考文献，在不具备检索工具的情况下，是一种扩大信息源的好办法。缺点是检索效率低，检全率低，漏检率高。

⑤循环法。它是先利用检索工具查出一批有用文献，然后再利用这些文献末尾所附参考文献的线索进行追溯查找。此法的优点在于检索工具缺年缺卷时，也能连续获得所需年限内的文献资料。

手工信息检索的特点是:操作简单，费用低廉，查准率高，但效率较低，查全率不能保证。