工作流管理系统概念及功能和参考模型

5.3.3　工作流管理系统

政务协同系统是要在后台实现多个政府机关之间跨部门的业务协作，从而能够在前台向公众提供“一站式”服务。要想实现部门间业务协同，政府部门内部、政府部门与部门之间就必须能够有效地互联互通，这就需要利用技术手段对现有电子政务系统进行整合，工作流管理系统是协同政务系统中普遍运用的信息技术。

1.工作流管理系统的概念及功能

1993年，国际工作流管理联盟(Workflow Management Coalition，WfMC)的成立标志着工作流技术进入相对成熟的阶段。为了实现不同工作流产品之间的互操作，WfMC在工作流管理系统的相关术语、体系结构及应用编程接口等方面制定了一系列标准，并给出了工作流定义。所谓工作流是指一类能够完全或部分自动执行的业务过程，表现为参与者对文件、信息或任务按照规程采取行动，并令其在参与者之间的传递。^[20]

工作流管理系统(Workflow Management System，WfMS)是一个软件系统，它完成工作流的定义和管理，并按照在系统中预先定义好的工作流逻辑进行工作流实例的执行。^[21]工作流管理系统不是业务系统，而是为业务系统的运行提供一个软件的支撑环境。它的基本功能体现在几个方面:^[22]

(1)定义工作流，主要指对工作流过程及其组成活动的建模、定义。利用一个或多个建模技术与工具，完成从实际的业务过程到计算机可处理的形式化定义的转化。

(2)运行控制，在运作环境中处理工作流过程并为过程活动定序。在完成了过程定义后，所生成的工作流模型将由工作流执行服务软件进行实例创建并控制其执行过程。工作流执行服务对使用工作流模型描述的过程进行初始化、调度和监控过程中每个活动的执行，在需要人工介入的场合完成计算机应用软件与操作人员的交互。这样，工作流执行服务实现了在模型中定义的业务过程与现实世界中实际过程之间的连接。

(3)运行交互，跟最终用户和IT应用工具进行交互。在工作流管理系统的运作过程中，人和应用是完成整个业务过程的主体。工作流定义工具、工作流执行服务和任务表管理器都是为完成业务过程和支持人员工作提供的运行环境和工具。具体的人机交互操作包括创建、修改和发布业务过程模型;按照工作流任务管理器提供的任务项，完成具体的业务处理工作;检查、监控系统的执行情况，对系统中出现的意外情况进行紧急处理等。

2.工作流管理系统参考模型

工作流管理系统参考模型定义了工作流应用程序结构之间的接口，这些接口允许程序在不同层次上的交互操作。目前工作流系统产品不下百种，不同的产品其部件的功能不同，为了完成工作流产品之间的交互操作，对其部件接口和数据交换格式进行标准化就显得特别必要。图5-1是WfMC定义的工作流参考模型的主要部件及其接口。^[23]

(1)流程定义工具

给用户提供一种对实际业务流程进行分析、建模的手段，并生成可被计算机处理的业务流程的形式化描述。流程定义工具通过接口1与工作流执行服务交互，接口1也称工作流流程定义读/写接口，它为流程定义与工作流执行服务之间的信息交换提供了标准的接口格式和API(Application Programming Interface，应用程序编程接口)调用。图示5个接口统称为工作流API。

图5-1　工作流管理系统参考模型
(资料来源:马献明，严小卫:《工作流管理系统研究》，《广西师范大学学报》(自然科学版)，2001年第2期。)

(2)工作流执行服务

工作流引擎作为工作流管理系统的核心部分，主要提供对于工作流定义的解析以及流程流转的支持。通过一个或多个工作流引擎，激活并解释执行流程定义的全部或部分业务信息，并同外部的应用程序进行交互来完成工作流程实例的创建、执行和管理，然后生成有关的工作项或任务通知用户进行相应的处理等。

在某些大型的分布式的WfMS中，需要多个工作流引擎来共同完成，一个大的工作流程可能包含多个子流程，并且某些子流程可能需要其他异质的工作流执行服务来完成。这就需要多个WfMS进行交互协作，而接口4(互操作接口)则为异质工作流执行服务提供了互连模型、互连一致性及操作元素的定义和标准。

(3)客户应用程序

处理流程实例执行过程中需要人工干预的任务，包括处理时间限制等的一些处理上的细节要求及待处理的数据对象。WfMS为每个用户维护一任务列表，它表示当前需要该用户处理的任务。客户与工作流执行服务通过接口5(客户应用程序API)进行交互，接口5规范了用户的会话连接、流程控制、活动控制、流程状态、活动状态、任务列表的处理和流程实例的管理等。

(4)被激活的应用程序

在流程实例的执行过程中，被调用来对各种应用数据进行处理。接口3提供了一些标准的服务API，诸如本地调用、远程调用、会话建立、活动管理等。

(5)系统管理和监控工具

负责对WfMS中流程的实例的状态进行监控和管理，如用户管理、审计管理和资源控制等。它与工作流执行服务通过接口2(管理及监控接口)进行交互，接口2规范描述了流程执行过程中发生的各种事件所捕获和记录的信息格式，如流程实例信息、远程操作信息等。

3.工作流管理系统在政务协同中的应用

任何政府部门都是一个有机整体，都是以人为中心来运作，组织内的人、财、物、信息都是紧密关联的，并以与自身相适应的工作流来运转。政务协同系统强调以工作流表单为核心，组织内的各部门和各要素相关联，协同运作来服务整体。从政府业务应用的角度来看，因为工作流管理系统能够“所见即所得”管理政府日常的业务工作，能够将所有的工作事务以工作流为线索串通起来，形成多事务、多人员、多部门、多组织的协同互动。因此，工作流管理系统成为政务协同系统的核心。

工作流管理系统是一个人机结合的系统，从现今开发的协同软件来看，工作流基本上是作为其中最为核心的功能组件，在公文处理、档案管理、会议管理、人事管理、项目管理等事务上被广泛调用。用户可以通过人机交互界面灵活地设置各类不同管理表单和工作流程，以工作流管理思想为基础，构建与整合各类业务应用系统。从其应用过程来说，工作流管理系统大多经历了工作流建模、优化流程、系统开发和系统执行4个阶段。^[24]

(1)政务流程建模阶段

政务流程建模阶段的主要任务是根据政府部门的工作流程建立流程模型(工作流模型)，即用计算机可处理的形式来描述工作流程，这是分析流程与实现工作流管理的必要基础。这里强调政府部门之间的业务协同，在构建工作流模型上要充分考虑各个部门之间的沟通与协调，注重跨组织流程的对接和整合。通常从组织、资源和业务流程几个方面来决定工作流模型，建立相应的组织图、资源图和流程图。

(2)优化政务流程阶段

流程优化是运用静态或动态的模型分析方法和手段来分析已经建立的流程模型，发现其中可能存在的死锁或瓶颈问题，并在此基础上改进或优化工作流模型，从而达到规范、简化政务流程的目的。

(3)系统开发阶段

本阶段根据优化后的工作流模型建立相应的信息系统、数据库系统来实施工作流管理系统。由于工作流模型的建立方式实现了流程逻辑和应用逻辑的分离，可以在不修改具体功能模块实现方式的情况下通过修改流程逻辑来改进系统性能，实现对政务流程的集中管理。

(4)系统执行阶段

本阶段根据优化的工作流模型创建流程实例，调度和控制业务过程中活动的执行。执行过程中监控业务流程和工作流系统的运行情况，并根据运行监控结果对流程实例的执行进行人工干预。