期刊的计算机分类编目和录入

第三节　期刊的计算机分类编目和录入

2003年3月，教育部颁布的《中小学图书馆（室）规程（修订）》的第十一、十二条中分别规定：“期刊就按《中国图书馆分类法期刊分类表》进行分类”；“期刊著录应符合国家规定的《连续出版物著录规则》”；“计算机编目按《中文图书机读目录格式》进行”。

因此，中小学图书馆的期刊应遵照这些规范来作前期的准备。当图书馆把准备进行计算机分编录入的期刊按本章第一节所述的方法整理装订后，就可着手下一步工作了。中小学图书馆的期刊的分编录入与图书相比，既有相同之处，也有不同之处。最突出的不同是，一种期刊原则上终生只要著录一次。然后只要加上这种期刊每年续订的合订本的年代号和财产号（即条码号）即可。当然，期刊的计算机分编录入与图书相比，分类可粗一些，种次号的编排也有独特之处。

一、期刊的分类

期刊分类与图书分类一样，主要是以期刊内容的学科性质为依据。期刊的分类对于期刊的编目、登记、典藏和利用等有着重要的作用。没有期刊的分类，计算机管理系统便无法组成期刊的分类目录，也不能完善期刊的计算机检索体系。期刊分类后，对于图书馆利用计算机进行参考咨询、阅读辅导、阅读心理分析，以及各种统计工作都是十分有益的。

（一）期刊分类的特点

期刊分类与图书分类相比，有以下几个特点。

1．期刊分类宜粗不宜细

这是期刊分类的主要特点。由于期刊内容广泛、综合概括，而且跨学科者又多，因而分类不宜过细。另外，从收藏情况来看，一个中小学图书馆收藏期刊超过五百种者甚少，收藏种类有限，也决定了期刊分类宜粗不宜细。若分类过细，必然会造成一些类目中刊物甚少，一些类目中甚至一种也没有，达不到类聚的目的，还会给排架等方面带来许多麻烦。从许多图书馆的实践也证明，大部分期刊是集聚在一、二、三级类目内。而中小学图书馆的G62．G63可能还要分到学科如小学语文G623．2，中学语文G633．3等。而像《十月》、《当代》、《长城》，《钟山》等大型文学杂志，可分到I217，现代家庭分到C，《大型医学》分到R即可。因为一个中小学图书馆，医学杂志的订阅，一般不会超过十种，分到R即足够了。

2．期刊分类应具有相对的稳定性

期刊本质是按卷与期或年与期顺序编号意欲长期分册出版的连续性。因此，期刊分类应从整个刊物的内容性质和主旨确定其归类。要求一种刊物只能一个类号，而不能仅从某一、两期或某一期的某几篇文章为依据进行分类，所以，期刊分类通常是依合订本为对象。

3．期刊的分类的变化和分类表的使用

期刊有时会出现更改刊名、合并等情况，期刊改名内容无多大变化，总期号连续者，分类号可不变，但有的期刊改名后，内容变化很大，变成了一种新期刊，这就要根据改名后期刊的内容重新进行分类。

期刊分类表是期刊分类的工具，过去因为没有成型的期刊分类表，故而做法极不统一，1987年2月，书目文献出版社正式出版了由中国图书馆图书分类法编委会编制的《期刊分类表》，为期刊分类提供了依据。

这个分类表是在《中图法》体系结构的基础上，结合中外期刊的出版情况编制的。对于分类深度，鉴于各科期刊的内容范围比较概括，因此在社会科学门类下，一般分到二、三级；在自然科学门类下，一般分到三、四级。分类体系和类目设置。1999年出版了《中国图书馆分类法（四版）》。于2001年出版了《中国图书馆分类法期刊分类表》，其某些学科资料的分类类目就更加繁细。例如：我国的中小学图书馆，用《中国图书馆分类法》（四版）来为期刊分类，已经足够了。

（二）期刊的分类排架的方法

期刊分类与图书分类的原理基本相同，即主要是按其内容范围所属学科体系归类。

期刊分类的一般原则及常遇到的一些分类问题的处理方法：

①大多数期刊的刊名能反映它的内容范围，但也有些刊物并非如此，因此，期刊分类时不能单纯依刊名为依据，而需察看其内容或参照编辑者的性质归类。

②多内容的刊物，要根据内容的重点进行归类。二个并列内容的期刊，一般按前者归类，后者作参见片，内容超过三个以上的期刊，如属同一学科的，归入其上位类；不属同一学科的，归入综合类，或根据本馆的实际情况归入用途最大的类。

③在总刊名下分辑出版的刊物，一般按分辑归类，综合性的学报入综合类，专业性的学报入有关各类。

④检索性期刊，宜入综合类的Z88／89类目，并按内容给予相应的组配复分号，以便将检索性期刊集中在一处。

⑤期刊分类后，为了解决编制分类目录及期刊分类排架的需要，还需对同类期刊加以区分，即需配以刊次号。目前刊次号的编制方法不少，如种次号、刊名字顺号、编者字顺号等。但著者认为，实现计算机管理后，期刊的刊次号还是参照图书的种次号再加年代和合订本号为宜。如前面所举的大型文学杂志《钟山》分在I217，如果前面已有《十月》、《当代》、《长城》，那么它的分类种次号应是“I217／4”。《钟山》是月刊，且较厚，如二本一装订，一年就是六个合订本。如2002年的六个合订本依次是“I217／4：2002（1），I217／4：2002（2）……”当然，这是举例，照本书著者的意见，象上述这些杂志，有一定的厚度，读者喜爱，流通率高。还不如不装订，一本就当作一个合订本处理。

二、期刊的计算机编目和录入

期刊的计算机编目录入，表面上看与图书的区别不大，但比图书复杂得多。其主要原因就是期刊终生一次著录，但在十几年，有的几十年的出版历史中，刊名、出版发行单位、刊期、载体形态都会发生变更，使跟踪著录的难度加大。形成中小学图书馆管理的弱项。因此，许多软件开发商因对期刊分编和管理的特殊性了解不够，对期刊分编和管理模块的设计就浅尝辄止，有的甚至没有这一块功能。不能满足中小学图书馆对期刊管理和流通日益增长的需要。为此，本书特向广大同行介绍计算机自动化（管理系统在这方面急需解决的问题和一些解决方法。

三、期刊著录中的卡片格式和马克格式

本书在第三章第三节中着重介绍了图书普通卡片著录和MARC格式著录的比较样例，从而使大家从实践操作的角度去了解手工著录和计算机MARC著录的特点。现在我们再用上述方法，以《中小学图书情报世界》为例，进行期刊卡片格式著录和MARC格式著录的比较，并着重分析MARC著录的字段和子字段的格式和内容，从而让读者逐步了解期刊著录的实际操作方法和著录结果。

（一）卡片格式

关于卡片格式的手工著录方法本书不再详述，只是在此提醒中小学图书馆同行二点，一是图书著录卡片的各段首行与以下各行之间是缩格法，即首行缩进一格；而期刊著录则相反，为悬格法，即首行突出一格。二是在著录中强调只要该刊还在出版，那么出版期先著录首期出版年，然后在首期出版年后用“～”表示尚未停止出版，此即为期刊著录中的“开口著录”。

（二）CNMARC格式

从上述著录样例来看。MARC格式中有底灰色的部分是卡片格式著录所没有的。其中（1）、（2）、（3）基本上是计算机自动完成的，用以描述这条记录的长度、字节等物理特征和其他指标的。（6）中“20030125”是著录的时间，计算机会自动填入。后面的“a”表示现在正在出版的期刊；“1993”表示创刊年；再后面的“ekm”为读者对象；“y”为非政府出版物；“chi”为编目语种（中文），“0120”是用的字符集。以上这些都是要人工填的。“7”文献语种“chi”为中文。其他“（8）、（9）、（10）”都是根据左边的提示，应填入的著录内容。这些是过去卡片著录不记录的。“（25）”字段是必备的检索字段，是“200”题名责任者说明项里的各个子字段由软件设计者为方便著录人员而设计的软件自动转换过来的。“（26）”801字段是著录单位的信息，全部是自动生成。其中“＄a cn”为中国，“＄bchts”表示记录制作单位为chts（汉语拼音首字母），“＄c”后面是时间。（27）905字段是馆藏信息。全部由软件自动生成。如“＄b”Q0000086为期刊合订本的条码号，“＄d”是分类号，“＄e”是种次号。其他内容与卡片格式基本相似，如题名责任附注，在MARC中为304字段，可以重复记载。如图书软件设计得好，这些主编、副主编、编委的姓名都可以检索。这就加大了文献的被检中率和利用率。

四、期刊题录索引的计算机分类编目与录入

对中小学图书馆工作人员来说，要了解期刊题录索引，得先从二次文献说起。

二次文献是指文献工作者对大量的原始文献进行加工、整理后所得的产物，通称为“二次文献”。其目的是为了便于管理和利用原始文献而编纂的。它一般包括目录、题录、文摘、索引等。二次文献往往具有通报和检索的双重功能，既可以把大量的、分散的原始文献（也称一次文献）按学科或课题集中起来，形成无数相关信息的新集合，它既可以向社会向读者报道原始文献产生和存在的信息，又可作为一种有效的检索工具供特定的使用者查找文献线索之用。这是我们中小学图书馆工作者为学校教学、科研主动服务的物质基础。

题录是二次文献中的一种，通俗地说，是指图书馆工作者对大量的原始文献的题名、作者及刊登（发表）的处所进行著录，并有序排列供人们了解并查找原始文献的一种工具。

期刊题录索引是将期刊中具有检索意义的信息，如字词、语句、主题、人名、地名、物名、书名、篇名、名词术语、引用文献名等，分类摘录，标明出处，页码，并按照一定次序加以编排，指引读者据此查寻原始文献的检索工具。

期刊刊题录索引的作用：具有系统揭示、报道某一学科的原始文献的作用，是查找书刊中某一学科文献资料的有效工具。科研人员常常利用题录来全面掌握与研究课题或攻关项目有关的信息，跟踪世界科技动态，在情报传播中起着重要的作用。

在学校教育、教学工作中，可以大量提供有效资料，节约师生，特别是教师查找资料的时间。

简而言之，就是通过整理加工，输入计算机后向读者通报原始文献信息供读者用计算机检索专业文献资料，可以大量节约读者查找资料的时间。

所谓题录索引就是对期刊当中的某篇文章进行著录，便于以后的学术研究，以及教师的备课等使用。中小学图书馆的期刊题录索引一般摘录文章的题名、副题名、责任者、所在刊名、所在刊的期号、所在刊的年份、起始页数、结束页数等。对这篇文章进行分类，再根据分类号给主题词，归纳出这篇文章的关键词及内容提要，并注明这篇文章与中小学某个学段如高中一年级，小学六年级内的某个学科的第几册中的第几课有关。如下图为计算机软件中的期刊题录索引的编目录入屏。

由此看来，要在计算机自动化管理系统中利用期刊题录索引为教育教学服务，首先要软件供应商想到并设计这一功能模块。中小学图书馆工作者一方面可以自己编目、录入这些数据，另一方面，社会上已有期刊题录索引库在发行和销售，但适合中小学教育的并不多，所以中小学图书馆要以自编为主，相互合作，资源共享。才能利用计算机和网络技术以适时的二次文献为教育教学提供优质的文献检索服务。