浅析高校食堂就餐系统的财务管理

浅析高校食堂就餐系统的财务管理

吴振福　陈金友

（浙江工业大学容大集团　杭州　310014）

摘　要　本文对食堂就餐系统的财务管理的必要性、财务管理的内容及进一步加强就餐系统财务管理的有效措施作相应阐述，使财务管理更具全面性，更具可操作性，从而体现出管理出效益。

关键词　高校食堂　就餐系统　财务管理

为了防止在菜票流通中存在的各种弊端，提高食堂的现代化管理水平，高校食堂在上世纪90年代纷纷开始取消菜票，使用就餐管理系统。但是，随着实际情况的不断变化，食堂就餐系统的种种弊端越来越严重，系统采用的数据库远远不能满足实际需要，系统的数据管理能力欠佳，不仅影响了全校师生的正常就餐，也影响了饮食服务中心（公司）正常的经营，更重要的是系统的安全性已受到了严重的威胁。

一、加强高校食堂就餐系统财务管理的必要性

为适应高校的快速发展，后勤实体规模的进一步扩张，服务功能的扩展，高校食堂就餐系统日益更新换代，而对其财务管理却相对滞后。在新形势下，加强食堂就餐系统财务管理有以下几点必要性：

（一）保证后勤实体经济活动的正常运转，保护企业资产的安全、完整与有效运转，防止舞弊行为发生

餐饮收入是高校后勤公司的主要收入之一，收入的实现主要通过系统运行，由就餐卡资金的注入，以就餐卡预收款的形式进入公司，并由以后的消费行为转化为餐饮收入。加强就餐系统的财务管理，可以对资金从注入到转化为餐饮收入的全过程进行控制，防止工作人员发生侵占、挪用国家财产等舞弊行为。

（二）满足后勤餐饮精细化管理的需要

提高经济核算的正确性与可靠性，推动后勤实体各项方针、政策的贯彻执行，评价企业的经济效益，提高企业经营管理水平。餐饮部门是后勤公司的一个二级部门，一般都进行独立核算，并进行经济效益考核，同样，餐饮部门也对下属班组进行经济效益考核，如果财务管理要求没有在就餐系统得到很好体现，其提供的餐饮收入等经济数据就缺乏可靠性，上述两层考核就无法实施。

（三）有效保障师生员工的切身利益

有效可行的财务管理，保证了师生员工就餐卡账户核算的准确性，师生员工对就餐系统就会有信任感和亲切感，一定程度上提高了师生员工对餐饮的整体满意度。

（四）为经营管理者提供决策依据

完善的食堂就餐系统能够提供餐饮营业额、就餐人数、人均消费额等分析指标，食堂管理者可通过对这些指标的分析，进行科学的管理决策。

二、高校食堂就餐系统财务管理的主要内容

（一）制定明确的食堂就餐系统管理办法，突出财务管理要求

食堂就餐系统的日常管理是做好财务管理的前提，制订和完善系统的管理制度，明确食堂就餐系统管理办法，如出入机房管理、各级人员权限密码管理、数据备份管理、突发事件的应急措施、系统日志管理等管理办法，确保系统的安全运行。

1．加强出入机房管理，可防止其他无关人员进入机房，篡改数据，盗窃财物。另一方面，明确了工作人员职责，发生财物丢失、数据篡改，可追究责任。

2．加强各级人员权限密码管理，财务主管、系统维护人员、收银员、销售员都有各自的权限和密码，相互间权限无交叉。

3．加强数据备份管理，就是对日常的营业数据进行定期备份，以防系统发生故障时，能够尽早恢复正常，尽可能减少损失。

4．应付突发事件有预案，确保系统尽快恢复正常。

5．加强系统日志管理，有利于全面了解各级工作人员对系统的日操作情况。

（二）做好就餐卡管理，确保卡账一致

后勤公司就餐卡发放一般收取押金或成本费，虽然单价不高，但师生员工数量较大，卡更换频繁，加强就餐卡的财务管理、清查盘点尤为重要。就餐卡财务管理应以就餐系统、财务系统的数量核算监督为主，以人工登记、清查盘点为辅。

（三）做好就餐系统账务管理，明确财务管理的重点

定期进行账实核对、账账核对。账实核对是指会计账、就餐系统账与实物资产进行核对，内容包括：每日操作报表应收现金与实收现金的核对；窗口机等固定资产的核对；耗材等低值易耗品的核对；就餐系统预收款余额与就餐卡内余额的核对（若是写数据就餐卡）。对其中产生的差额应立即查找原因，属工作人员差错的，由个人承担责任；属正常损耗的，列入经营成本；属其他非正常原因的，列入营业外收支。就餐系统预收款余额与就餐卡内余额如不一致，应督促系统管理员查找原因，排除隐患，并对差额进行平账，调整营业收入。账账核对是指财务账与就餐系统账就预收款余额定期进行核对，若有差额，应查找是否有未达账、系统日操作报表不连续或直接修改数据库等情况。账账核对对防止系统管理员舞弊是非常有效的。

（四）加强收银、退款、纠错等环节的财务管理，提高资金的安全性

由于食堂餐饮现金流量大，管理难度也大，做好现金出入环节对食堂就餐系统财务管理十分重要。收银员在收取现金时必须仔细识别现钞真伪，并且确保收取现金与注入就餐卡数额的一致。同时就餐卡业务有其特殊性，大量业务集中在就餐时间，财务部门可根据管理需要，结合实际情况，制定相应的管理办法，如在加强原始凭证管理方面，收银业务量大，采用“流水账”方式登记；退款业务量小，采用逐个填写领据方式；食堂窗口工作人员打错消费额时，应按规范纠错单据、纠错程序，纠错单应有窗口工作人员、收银员、食堂负责人签字。

（五）进一步加强食堂就餐系统财务管理的有效措施

随着高校后勤现代化管理水平的不断提高，食堂就餐系统的应用范围不断扩大，就餐系统服务不仅限于食堂、餐厅，也为学校内超市、商店、医院、洗衣房、浴室、开水房等提供服务，甚至扩展到校园“一卡通”，这就对食堂就餐系统管理提出了更高要求。因此进一步加强食堂就餐系统财务管理是高校后勤财务十分必要、而且十分迫切的任务。

（六）坚持以人为本，提高人员素质

古人言：谋事在人。提高食堂就餐系统工作人员素质，为规范财务管理打好基础。

人员素质包括思想素质和业务素质两方面。加强人员的思想政治、敬业精神、工作责任心教育，同时树立反腐倡廉观念。提高工作人员的业务素质，特别是收银员岗位人员素质参差不齐，总体不高，应经常培训，主要在计算机知识、收银技能、财务知识方面加强培训。

（七）完善食堂就餐系统，突出系统控制，辅助人工控制，做到滴水不漏

完善食堂就餐系统，既可以起到很好的财务管理作用，又可以节约财务管理成本。财务人员可根据实际财务管理的需要，提出管理要求，责成食堂就餐系统开发公司在软件中得以实现，财务人员依据系统报表进行财务监督。系统控制若不能实现，财务人员财务管理工作就难以展开，甚至无从下手，事倍功半。

在实现系统控制的前提下，辅助人工控制。任何系统的完善是相对的，总有系统不能控制的盲点，人又有主观性，所以辅助人工控制，可以起到财务管理补缺的作用，做到滴水不漏。

（八）出现新问题，采取新举措

财务管理要求因管理环境、管理条件、管理重点的变化而变化，针对财务管理的新要求，应采取新举措。首先应考虑将食堂就餐系统进行软件升级，以实现新的财务管理要求，若变化小或软件升降成本较高，再考虑人工控制管理。

食堂就餐系统是高校后勤实体经济血液注入的主要环节，因此加强食堂就餐系统财务管理，为全面提升公司财务管理水平起到主要作用，开了好头。