改“卷”为“件”既有利也有弊

5.3　改“卷”为“件”既有利也有弊

杨兰芳指出⁽²⁸⁾，《规则》与《文书档案案卷格式》并行实施，二者的最大区别在于，前者以“件”为整理和保管单位，后者以“卷”为整理保管单位。相对于“卷”，以“件”为单位，既有利，也有弊。以“件”为单位之利，一是便于整理，省去了组卷而无法保证质量的许多麻烦，简化程序，简便易行；二是编目和编制检索工具的工作量大为减轻，便于文件的按照归档；三是便于利用；四是利用者不会接触到所需文件之外的机密文件，便于保密；五是能准确地确定文件的保管期限，剔除文件不用拆卷，能提高档案价值鉴定工作的效率和质量。以“件”为单位之弊，一是按件装订，编制档号的工作量大，组卷、编目、案卷装订“省”下的工作量可能被抵消；二是尚未实行草拟印制规范化的文件五花八门，大小、长短不一，复写的表格文件较多，不便于按“件”为单位保管，加上许多文件上方未留空白，盖档号章每件须另加封面，增加了存档纸张数量；三是利用者利用多件档案时，增加了调档和利用管理的工作量；四是档案工具单一，检索途径少；五是检索条目繁多，手工检索不易，用计算机检索时，漏检率、拒检率提高；六是保管档案工作量大幅增加。归档文件整理以“件”为单位和以“卷”为单位各有所长、各有所短，不能将以“件”为单位捧上天，把以“卷”为单位打下“十八层地狱”。归档文件的整理，必须施以正确的对策，一是各单位应根据具体情况，决定归档文件的保管单位；二是考虑档案工作的基本条件，决定档案文件的保管单位；三是暂时拿不准以何种形式整理归档文件为好时，可以“件”进行试验，实践检验后再决定何去何从；四是由“卷”改为“件”为单位整理归档文件的，起始年应具有阶段性特征(如2000年)，以免对档案的管理和利用带来更多的不便。赵跃飞指出，“卷”改“件”的不利影响:(1)档案文件的有机联系会被弱化；(2)档案信息的管理、组织、传输、检索，减少了一个重要级次；(3)档案检索的工作量可能增加，效率会降低⁽²⁹⁾。张红卫指出“还是保留案卷好”⁽³⁰⁾，《归档文件整理规则》规定以“件”为归档文件的整理单位，就管理角度看，“案卷”这一基本保管单位还是保留为好。(1)从分类上看，组卷时分类难是事实，但以件为单位整理并非不分类，同样要“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管利用”，同组卷要求相同。(2)从现代管理上看，档案部门设施滞后，大量单份文件的接收，必将给档案馆管理带来更大的压力。(3)从查阅利用上看，由于档案馆现代化管理工作的落后，尤其是县馆，手工检索在很长一段时间内还将是主要检索手段。(4)从保护上看，组卷是保护档案的重要措施。(5)从工作量上看，以卷装订要比以件装订有时省力得多。袁剑辉、袁大辉指出了，以“件”为保管单位的弊端⁽³¹⁾。为适应计算机检索文件的要求，目前不少学者认为应以“件”为保管单位，取消立卷。从表面上，以件为保管单位有着显而易见的优点:有利于档案的保密和利用，减轻了对档案原件的破坏，减轻了档案工作人员的劳动强度和工作量。然而，以“件”为保管单位存在着许多弱点。(1)开发利用不便；(2)不利于对重点档案的保护和开发；(3)不利于档案鉴定工作；(4)索取档案麻烦；(5)加大了档案工作人员的工作量。作者认为，以“件”为保管单位的管理方式不宜推广，以免给档案工作造成混乱。郭建平指出，《归档文件整理规则》实施3年来暴露了许多问题:一是简化原则与整理环节的矛盾问题。《规则》针对纸质文件所设计的文书整理方法，在很大程度上并未摆脱传统文书立卷模式的束缚，环节虽然减少了，但工作量并未减轻多少。二是整理原则自相矛盾的问题。《规则》规定文书整理原则是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。在文书整理中，要区分归档文件的价值，就无法保持文件之间的有机联系，要保持文件之间的有机联系，就不应该区分归档文件的价值，两者只能取其一。三是分类方法与现代化管理矛盾的问题。《规则》设计的分类整理方法，仍局限于对纸质文件的指导，没有考虑到纸质文件与电子文件共存的情况下文书整理的方法问题，没有跳出传统文书整理的圈子。对计算机文档一体化管理缺乏积极意义。这些问题反映出《规则》的改革思路起点较低，缺乏前瞻性，思维方式比较陈旧⁽³²⁾。