改“卷”为“件”

3.1　改“卷”为“件”——立卷改革研究取得突破

简化档案整理环节，深化档案信息的组织、检索和开发利用，是档案整理工作的总体指导思想和发展趋势。早在20世纪80年代，我国就开始了立卷改革，这一时期主要是简化立卷方法和提高案卷质量，各地的档案工作者在实践的基础上提出了改革文件立卷方法的具体方案和办法，如立小卷，立纯卷、“四分四注意”、“三分两同”、“一案一卷”，以及分类组合立卷法等，上述方法各有利弊，但始终坚持了案卷的概念和立卷的做法。从20世纪90年代起，“取消立卷”的改革意见占据主流，其实质是将文件的基本保管单位由一组文件简化为“件”。这种改革思路的直接体现是国家档案局于2000年颁布的中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》(DAT/22-2000)(以下简称《规则》)，这是我国近50年来在档案管理程序和方法领域的一项重要改革举措。《规则》的颁布和实施，引发了众多档案工作者和档案学者对此问题的关注。据笔者通过《中国期刊网》不完全统计，近5年来关于立卷改革的文章(含报纸论文)多达约250篇。

鉴于传统文书立卷的种种弊端，人们对于文书立卷改革已经达成了共识，《归档文件整理规则》的改革思路和措施得到了广泛的认同。北京市档案学会组织的“档案立卷改革论坛”对《规则》的积极作用进行了总结，具有一定的代表性:(1)收集方式灵活，立卷归档及时，避免漏归；(2)简化整理，减轻劳动强度，提高工作效率和质量；(3)便于利用，查找快捷；(4)便于保护档案的安全；(5)促进档案计算机管理的应用和发展；(6)降低了计算机档案管理软件研制的难度，加速文档一体化管理进程⁽³⁰⁾。傅荣校从5个方面总结了《规则》的实施效果:其一是改革了立卷方法，用组“件”方法代替了立卷方法，从而使档案的形式从以‘卷’为主变成了以“盒”为主；其二是较好地解决了手工管理与计算机管理之间的关系；其三是减少了工作量；其四是较好地解决了档案管理与保管利用的关系；其五是能降低档案再次鉴定的难度，有利于馆藏的优化⁽³¹⁾。

但是，在立卷改革过程中仍然存在许多尚需澄清，尚待解决的问题。

第一，在改革的思路上，是否彻底废除“案卷”的概念和立卷的做法，完全以“件”为单位整理归档文件。这是自改革之初就一直存在的最具争议性的问题，存在两种对立的观点。一种观点认为，计算机用于档案管理以后，可不必立卷，在整理过程中，不必保持文件实体之间的有机联系，文件分类也不必过细。理由是，计算机可以根据文件特征和人的要求进行机构、问题等各种各样的分类和检索，跨类别的文件，只要输入了有关信息，计算机能在不同的类别里重复地检索出来，还可以通过打印，编制成各种检索工具，这种观点自20世纪90年代以来最具有代表性。如赵嘉庆，金洁慧在《论文书立卷改革的基本因素和理论基础》一文中就对计算机档案管理条件下的文书立卷改革思路进行了深入剖析，强调了计算机对档案信息整理的重要作用。“‘案卷’在内容上集中的优势是有限的，更是因人而异的。计算机不仅可以按问题一种特征汇集文件，还可以任何一种特征达到同样的目的，这是‘案卷’根本做不到的。”计算机可以实现对档案信息的“虚拟整理”。“文件‘虚拟整理’的成果足可以使文件‘实体整理’简单化”。⁽³²⁾但另一种观点认为，应保留案卷概念，不宜轻言放弃。邓绍兴、何嘉荪等老一辈档案学者基本都持这种观点。邓绍兴在其《立卷改革中若干问题的思考》一文中指出了立卷改革中普遍存在的三个盲区，并提出了两种相对折中的立卷改革模式。第一个盲区是“实行文件级管理按收发文字号排列”。他认为，这种做法忽视了文件的形成规律和特点，违背了档案整理工作的原则。“以收发文号、时间为唯一的排列依据，忽视了文件的形成规律和特点，将同一案件、事件、人物、会议形成的文件分散在不同的位置，割断了文件之间的相互联系。”以件为单位按收发文号排列的方法，“使一个全宗内的档案只是孤立的一份份文件的杂乱堆积，没有实现条理化、系统化的要求，将会给后续档案的管理与提供利用造成无法克服的困难”。第二个盲区是“计算机的作用夸大了”。计算机虽然在档案检索中具有重要作用，但是计算机的著录标引项目只是反映每份文件的内容和形式特征，没有肩负表达或恢复文件之间历史联系的任务。第三个盲区是“取消案卷的提法似乎过于绝对”。立卷可以保持好文件之间微观层次的历史联系，这对于确保档案的情报价值，尤其是凭证价值极为重要。他提出了两种可供选择的立卷改革的模式:一种模式是“立小卷”，另一种模式是不立卷按问题排，认为这样既实现了以件为单位管理，保持了文件之间的内容联系，又革除了传统立卷方法的弊端。⁽³³⁾此外，嵇关楚也认为“不立卷按问题排”吸取了“立小卷”、“不立卷按文号排”的优点，既保留了问题的完整性，又体现了整理和利用的灵活性，是现阶段较符合实际需要的整理方法⁽³⁴⁾。

何嘉荪教授在其2000年发表的《如何改革归档文件的整理方法》和《应保留“案卷”概念》两文中指出，传统的立卷方法太烦琐，必须改革，但并不意味着同时废弃“案卷”这种档案分类形式。他着重强调了保留“案卷”概念对于保持文件之间有机联系，尤其是保持文件之间最微观层次的联系的重要性，建议实行“一事一卷”。对于主张彻底废除案卷，完全依靠计算机实行档案的自动分类和主题检索的观点，何嘉荪教授与邓绍兴教授的意见相似，认为计算机无法完全实现表达和揭示档案文件之间历史联系的功能。但与邓绍兴教授的观点所不同的是，在如何立卷问题上，何嘉荪教授主张对纸质文件和电子文件一分为二:纸质文件及其他传统载体文件可以不立卷，文件实体仅仅按照文件产生时的流水顺序排列装盒上架，但其前提条件是与之对应的电子文件必须立卷。他提出了“虚拟”案卷的概念，即对电子文件进行逻辑组卷，而相应的实体案卷可能并不存在。在电子文件中标明相应纸质文件的“存址号”，在纸质文件实体上注明相应电子文件的档号^(35)(36)。

王英玮在其2001年发表的《关于立卷改革问题的思考》一文中，明确肯定了立卷的重要性和必要性，认为立卷改革不应绝对地取消案卷。“立卷工作尽管存在着许多不尽如人意之处，但可通过改革和建立正常的立卷制度等方式来解决，不能因为某项工作没有做好，就将‘洗澡水和澡盆中的婴儿’一起倒掉。”“信息时代电子文件的整理也应注意保持文件之间的历史联系，建立‘逻辑案卷’，以便使利用者可以通过此种关联，正确而有效地把握历史发展的基本脉络，发现人类社会运动的基本规律”⁽³⁷⁾。

在推行《归档文件整理规则》，深化立卷改革的过程中，王健指出了改革中人们在思想认识和行为方面存在三个误区:“废‘卷’兴‘件’”、“‘卷’过时”和“一刀切”现象，明确界定了《归档文件整理规则》的适用范围，认为立卷改革不能完全废除案卷，搞一刀切。他还提出了以立卷改革为契机的双延战略和立卷改革的多种优化模式。所谓“双延战略”，是“以贯彻前端控制与后期管理等现代理念为指导思想，以立卷改革为契机，实施前期介入与后续管理的双向延伸，扩大改革的视野”。他以典型案例的形式列举了当前立卷改革可供选择的三种优化模式:“卷”当家模式(典型案例:中联部)、“虚拟”卷加“实体”卷模式(典型案例:浙江省电力公司)，以及“组件”模式(典型案例:中国工商银行)。三种模式的共同之处在于强调并注重维系和反映文件之间最微观层次的有机联系。他认为，我国目前文书立卷“卷”、“件”、“组件”等多种模式并存的状况是正常的也是值得提倡的。⁽³⁸⁾郭建平则尖锐地指出，《规则》仍然固守传统的文件管理模式，改革思路的起点较低，思维方式较陈旧，它一出台就已经落后于形势，处于被动的地位。因此，必须重新梳理改革的思路，改革的契点应定在如何加强对电子文件的科学管理上，应彻底改变传统的文件管理模式，建立一个既适合纸质文件，又适合电子文件的管理模式。对电子文件进行全程管理和前端控制，对纸质文件的管理采取只保管，不运转的方式。⁽³⁹⁾

第二，对《归档文件整理规则》本身的理解和问题质疑。

为了促进档案人员对新的文件整理方法的理解和应用，《中国档案》2001年第2、4、5、6、8、9、10、11、12期登载了嵇观雨、嵇观明和嵇观桦三人关于《归档文件整理规则》的系列谈，内容详细具体，包括:《归档文件整理规则》的编制目的、编制原则、编制过程、整理单位及装订、归档文件的分类、排列、编号、编目、装盒等，便于档案人员对《规则》的全面理解和具体应用。但是，人们对《规则》本身还存在诸多疑义，主要集中在如下几个方面:

(1)关于“件”的理解和界定。人们对《规则》中“件”的理解各异，实际工作中存在隐含立卷的做法。王如兰、詹金水认为《规则》关于“件”的定义不够清晰、严密，应该用公文来给件下定义，而《规则》是用整理单位和“份”来定义“件”，不够准确。来文与复文在基本要素上各异，本来是两个不同的文件，不宜在归档时合二为一⁽⁴⁰⁾。此外，在实际工作中，周桂华等根据本机关的实际情况，对于一些特殊材料包括职工购房材料、出国人员材料、资产剥离材料等的“件”作出了特殊界定，将围绕同一户居民、同一个人、同一事由所产生的文件进行“组件”，实质上隐含了“案卷”的概念⁽⁴¹⁾。

(2)装订问题。装订方式和用品是反映最为集中的问题，目前没有一种方法能同时满足操作简便、成本低、材质可靠的要求⁽⁴²⁾。有人认为，采用文件级装订，增大了装订的工作量和工作难度。以往装订的方法是“三孔一线”装订法，结实、美观、耐用，而现在使用的“粘接式”、“穿孔式”、“变形材料”等方法都存在不足，装订方法和装订用材料的选择难度加大⁽⁴³⁾。

(3)分类问题。陈兆祦、和保荣、王英玮主编的《档案管理学基础》(第三版)(2005年，中国人民大学出版社出版)，对《规则》所推荐的“保管期限分类法”提出了质疑:“第一，保管期限有没有成为分类标准的资格？它的采用符合档案分类客观性的原则要求吗？第二，如果按照保管期限划分归档文件的第一级类别会留下哪些后患？第三，如果归档文件的第一级类目按照保管期限进行分类，能保证整个单位档案分类方案的相对稳定性吗？”作者进一步分析指出，保管期限只是人们对档案发挥作用的预测和估价，带有一定的主观性，而档案分类标准必须是取自分类对象本身的客观属性或特性，不能用人为的、主观的标准来类分档案，否则会严重违背档案分类客观性的要求。作者认为，必须慎重地决定是否采用“保管期限分类法”对归档文件进行整理分类，不可盲目从事⁽⁴⁴⁾。何嘉荪也建议“不要再将保管期限作为类别固定下来”，“这样做其实不太科学”⁽⁴⁵⁾。钟勇认为，在建立计算机档案检索体系以后，归档纸质文件的分类可以简化，以信息分类代替归档文件的实体分类。在实践中，《规则》关于年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等分类方法对于计算机档案检索体系已经没有实际意义，归档文件的分类应该随着计算机技术的应用进行简化⁽⁴⁶⁾。另外，在《规则》推行过程中，还存在件号和页号的编制、盒号的填写，以及归档章的章样设计、档号设置、档案的移交和清点等各种具体问题^(47)(48)。针对《规则》在实施中存在的具体问题，景振华就改革后档案的移交、保管和利用问题作出了解释，纠正和澄清了部分人在认识上的偏差和误解⁽⁴⁹⁾。

第三，关于《归档文件整理规则》的适用前提和适用范围。

王健将《规则》实施的前提较为准确地归纳为“三个显性规定”和“三个隐性规定”。“三个显性规定”是《规则》中有明文规定的，具体指:“办理完毕——尚未办理完毕的文件不属此列”、“文书档案——不包括文书档案以外的科技文件等其他门类的文件”、“纸质文件——只针对纸质文件，不涉及电子文件等其他特殊载体的文件”。“三个隐性规定”包括:“计算机的应用——如果尚未处于OA环境中或缺乏计算机辅助管理手段，没有建立可靠的检索体系，暂不宜采用《规则》的做法，沿用承担保管与检索的双重职责的立卷方法似更适宜”；“针对实体整理而言”；“适用于部分文书档案——《规则》虽然针对文书档案制定，但并不适用于所有的文书档案，如:成套性或专业性非常明显的会议文件、财会文件及其他业务文件等”⁽⁵⁰⁾。

高校和企业是否适用或如何适用《规则》，实际情况比较复杂，人们的意见各异。黄天明在2003年4月作了一个抽样调查，发现全国有影响的38所高校中，有10所高校仍然按“卷”整理，占调查对象的26.3%，有10所高校完全改“卷”为“件”，实行文件级管理，占调查对象的26.3%，有18所高校“卷”“件”并存，一般只对党群和行政两大类进行了立卷改革，占被调查对象的47.4%。因为按照国家教委颁布的《高等学校档案实体分类法》，高校档案中只有党群、行政、外事三类档案属于文书档案，符合《规则》立卷改革的条件，而其他各类档案则没有纳入改革的范围⁽⁵¹⁾。企业是否适用《规则》？有人认为《规则》并不适用于企业，企业还是立卷好。其理由是，在客观上，企业文件的行业性、专业性强，产品和科研档案占据主体，文书档案数量少，而且文书档案中有相当一部分是会议文件，没有必要为剩下的少量文书档案采用新《规则》，应该走按“卷”归档的道路。主观上，档案人员对传统的立卷方法已经烂熟于心，放弃早已定型、成熟的方法，不是明智之举⁽⁵²⁾。有人认为，企业在适用《规则》时应加以变通，采用与《规则》所规定的不同分类方法，不同的排列方法，以及不同的归档章格式⁽⁵³⁾。方芳、石魁先、王有效则以秦山核电站三期工程的科技档案立卷改革为例，阐述了在具备计算机档案管理条件的前提下，实行科技档案立卷改革的必要性、可能性，以及实施的具体措施^(54)(55)。