订房的种类

1.一般订房

订房组负责每日的房客订房作业，作业时间通常为上午7：00至晚间11：00。如有顾客在办公时间外打电话要订房，总机应将此类电话转至前厅人员代接订房。如前厅人员在忙碌中，总机也可代为订房，以缩短顾客的等候时间。

提醒您

酒店接受顾客订房时所需的基本资料包括：订房人姓名、联络电话、公司名称、抵达日期（时间）、停留期间（天数）、离开日期、要求的房间类型等。酒店一般仅保留订房到下午6：00（视酒店所在地决定是否提前），否则订房人须提出保证（如预付订金等）。在顾客订房时，酒店应提醒顾客，如无法按时抵达酒店，必须事先通知酒店。

2.保证订房

该类订房应注明顾客抵达时间（如顾客说在下午6：00以后才能抵达），且须预付第一天的房租作为保证。在此种状况下，不论顾客来否，酒店均应保留该房间，不得出售。换言之，在酒店客房供不应求或旅游旺季时，顾客为预防到达目的地后住不到房间，会在订房时先付保证金，以确保客房保留。

另外，酒店如接受超过可出租房间数以上的订房，导致无法为保证订房顾客提供住房时，酒店有义务安排顾客至附近其他同级以上的酒店住宿。顾客的房租、接送车费等一切费用均由酒店负担。

3.会议订房

（1）公司及团队直接向酒店订房

订房人员将团队进行分类编号，然后寄发确认信函给团队或顾客。订房组留存一份归档备查。

（2）会议团员订房

会议团员订房基本上仍依一般订房的程序办理，订房单则由订房团队提供给每位团员。订房单上应注明团队名称、开会日期，并由团员送至酒店，同时团员要写明自己的地址、姓名、抵达日期及离开日期等。

（3）订房确认

订房确认指订房人员在酒店有足够的房间可出售时，应寄发房间确认单给顾客。

（4）当日订房

当日订房指以电话、传真或电报确认订房（可由电脑查出当日空房情形）。

（5）次日订房

次日订房指由电脑查出次日订房情形，并须在四小时之内以传真或电报确认订房。

（6）变更订房

变更订房时，订房人员首先应详细记载顾客相关资料，并调查其变更内容能否接受，再以口头或书信的形式向顾客进行回报，以确认订房的最新资料。订房人员应记录的内容包括：

1）顾客姓名。

2）原抵达日期与离开日期。

3）如何更改、更改的日期、停留期间和变更方式等。

4）订房人员签字。

（7）取消订房

取消订房时，订房人员也应记录顾客的相关资料，如下：

1）顾客姓名。

2）原抵达日期与离开日期。

3）订房人员签字。

4）取消原登记日期。

5）取消字样输人电脑中记录。

（8）无法接受的订房

当酒店在客满状态而无法接受新的订房时，不论电话、传真、电报、信函、互联网订房，订房人员都应委婉且有技巧地告诉顾客，并表示歉意。

（9）核对订房

订房期限有一年前到一个月前、几天前不等，订房人员应视其期限的长短，在订房日期的半年、三个月、一个月、一星期或一天前与顾客进行核对；如有变更应及时更改，以求订房的正确性。特别是对于团队顾客，订房人员更应慎重对待，核对次数要不低于两次。

（10）超额订房

顾客向酒店订房，对酒店而言，如未预先支付订金，则无任何保障；如顾客虽已订房，却未到达酒店，则称为no show。以上情形，都会造成酒店的损失。因而，酒店为了本身利益大多会超额订房，以弥补这一损失。至于超额订房的百分比以多少最为恰当，应视酒店的性质与顾客的信用情况而定。