报表公式定义

五、报表公式定义

公式是报表编制方法和报表审核方法的一种数学表示。报表公式定义就是用户根据报表的要求，按照报表与账簿、报表与报表及报表与其他软件之间的关系，把相应的计算公式放在被定义报表的相应表元中，同时建立表间勾稽关系，形成审核公式，并存入计算机的过程。这样做的目的是，将来随时可以根据这种定义好的表间勾稽关系生成报表。我们在本书中主要介绍报表计算公式的编制方法。

1.公式的组成

公式的建立主要是根据报表中各项目的要求来完成的。既可以在表元中直接输入，也可以按照安易报表系统提供的引导输入功能逐项录入。系统自动对公式进行语法检查，要求计算公式必须以“=”开头，审核公式必须以“=”、“＞=”、“＞”、“ ＜=”、“＜”或“!=”开头。

定义好的计算公式供报表编制时使用，审核公式在审核报表时使用。通常情况下，每个报表的公式只需在报表定义时输入一次，以后在编制和审核报表时可以反复使用。

计算公式除用“=”开头外，还包括由运算符和操作数组成的算术表达式。运算符包括：加＋、减－、乘*、除/、乘方^，而操作数可以是常数、表元、表元块、系统定义的各种取数函数以及由括号括起来的其他表达式。如：D4*ZW（MJ，E，R101）－20，其中D4为表元。=W（MJ，E，R101）为一个函数，该公式的运算结果是一个数值。

常数是定义公式时直接输入的数据，可以是整数或小数、正数或负数。公式中带负号的数一般要用括号括起来，例如，D4／（－2）。当然如果负数在最前面，括号也可以省略，如：－2*D4。

公式中的表元用列号加行号组成，列号用英文字母表示，行号用数字表示，英文字母大小写均可，建议用大写。公式中的表元号表示本表中的这一表元中的数值。安易报表系统中合法的表元号从A1至CV2000，具体的表示方法如下：A1-A2000，B1-B2000，……，Z1-Z2000，AAl-AA2000，……，AZl-AZ2000，BAl-BA2000，……CVl-CV2000。

表元块用“表元号：表元号”形式表示，例如A2：E8。公式中的表元块表示取本表的表元块中所有数值型表元内容之和。公式中表元或表元块主要用于定义本表的取数操作，即作为本表取数函数的主要内容。

安易报表系统中，函数的表示形式为：

函数名（参数1，参数2，……，参数n）

其中，函数名是由字符组成的字符串，函数名后紧跟由圆括号括起来的参数，每一个函数的参数都有固定的含义，参数间用“，”隔开。

公式中的函数有六大类，第一类是与安易会计系统不发生关系的函数，如取日期函数、键盘输入函数等；第二类是从安易账务处理系统取数的函数，如账簿取数函数、凭证取数函数等；第三类是从安易固定资产系统取数的函数；第四类是从安易材料核算系统取数的函数；第五类是从安易工资核算系统取数的函数；第六类是为了根据条件编制报表数据而设置的条件判断函数和逻辑运算函数。

下面分别介绍几个在其后编制的“资产汇总表”中需要用到的函数名称及其含义。

（1）形式：ZW（class，time，code）

说明：ZW是账务的意思，即账务系统账簿取数函数。

类别为class的数，分别为CJ（期初借方余额）、CD（期初贷方余额）、MJ（期末借方余额）、MD（期末贷方余额）、JF（借方发生额）、DF（贷方发生额）、JL（借方累计发生额）、DL（贷方累计发生额）等。

time表示返回总账上的时间，分别为C（本月）、M（上月）、Y（去年同期）、B（年初）、E（上年末）等，科目代码为code，它又由两部分构成：货币代码和科目代码，如R101，R表示人民币，101即为现金。如果是W102，则W表示外币，102指银行存款。

举例：ZW（CJ，C，R101）即表示从账簿中取现金（人民币）的本月期初借方余额。

（2）形式：B4：B8（即表元块代码）

说明：此函数返回表元块内所有表元值的和、平均值、最大值或最小值。

2.计算公式的引导输入

引导输入是安易报表系统中提供的一种公式输入方法。在这种方式下，系统逐步提示用户要输入的内容，用户只要正确输入各项内容，就可以定义任何公式。从某种意义上讲，公式引导输入是将会计术语转换为计算机语言，用户无需精通公式代码，就可以按手工报表的编制方法进行公式定义。

（1）引导输入简介

为了更好地解释公式引导输入的步骤，现通过如图4-70所示的“资产汇总表”中计算公式的定义加以说明。其中“资产汇总表”的报表格式已经定义完毕。

图　4-70

首先列出资产汇总表中需要录入公式的表元地址及其相应的公式：

C4=ZW（CJ，C，R101）＋ZW（CJ，C，R102）＋ZW（CJ，C，R109）

D4=ZW（MJ，C，R101）＋ZM（MJ，C，R102）＋ZW（MJ，C，R109）

C5=ZW（CJ，C，R123）＋ZW（CJ，C，R137）

D5=ZW（MJ，C，R123）＋ZW（MJ，C，R137）

C6=ZW（CJ，C，R151）

D6=ZW（MJ，C，R151）

C7=ZW（CI，C，R161）－ZW（CJ，C，R165）

D7=ZW（MJ，C，R161）－ZW（W，C，R165）

C8=ZW（CJ，C，R169）＋ZW（CJ，C，R171）＋ZW（CJ，C，R181）

D8=ZW（MI，C，R169）＋ZW（MJ，C，R171）＋ZW（MJ，C，R181）

另外还套用到一个本表取数函数，在C10和D10表元。

（2）引导输入的基本步骤

1）选择表元：如C4。

2）启动引导输入：按F2键，屏幕显示“选择运算符”窗口，如图4-71所示。

图　4-71

3）选择运算符：计算公式的第一个运算符必须是“=”，当用户选定运算符后，系统将出现如图4-72所示的“选择函数”对话框。

图　4-72

4）选择函数：在列表框中选择“账务系统账簿取数函数”，然后选择“下一步”，进入“账簿取数函数”对话框，如图4-73所示。

图　4-73

5）选择项目和时间：从“项目选择”列表框中选择要取账上的哪类数据，如CJ（期初借方余额），从“选择或输入时间”列表框中选择取某一时期的数据，也可以直接输入绝对日期，此处为C（本月），再选择“下一步”，将出现如图4-74所示“选择科目”对话框。

图　4-74

6）选择科目：科目代码可以索引查找，在编辑框中输入代码，按回车键后，选择条自动移到与输入的代码匹配的第一个科目代码上，也可以用光标移动键选定科目代码。被选定科目的记账格式，如果是普通三栏式的话，不必再选择取值类别；如果是复币三栏式、数量金额式或数量外币式，则需按下“取值类型”组框中的相应单选钮，选取其中的一种。点击“完成”按钮，则系统返回“选择运算符”窗口。接着选择下一步运算的运算符和操作数，如果操作数还是函数，则可再次打开“函数”对话框，引导用户输入下一个函数。

7）结束引导输入：重复执行上述步骤，直到公式全部输入完成。输入的公式可以在编辑框中看到。选择“完成”按钮时，引导输入结束，系统激活编辑框，用户可以修改编辑框中的公式，或按回车键确认输入完成；如果希望取消此次引导结果，可以选择“取消”按钮或按〈Esc〉键。

8）如果引导输入的是本表取数函数，其操作步骤与前面讲述的“账簿取数函数”一致，但在本表取数函数中，其对话框如图4-75所示。

9）此时需决定三部分内容：表元或表元块、函数类型和是否完成。表元或表元块代码可以用鼠标单击表元代码编辑框后直接输入，也可以在工作表中选定表元或表元块后，单击表元代码编辑框，则代码就显示在当前表元信息框中。函数类型主要有四个：求和、求平均值、最大值或最小值，直接用鼠标单击相应项目即可。最后单击“完成”按钮，表示本表取数函数引导输入完成，按〈Esc〉键或单击“返回”按钮，则取消本函数的引导，返回到上一级对话框。

图　4-75

3.审核公式定义

审核公式是根据报表内部及报表之间的勾稽关系，产生报表审核方法，为报表审核提供审核规则。每个表元可以有一个或没有审核公式。

操作说明：

（1）设置审核公式输入状态：在窗口的状态条中有一个公式按钮，有“公式”和“审核公式”两种状态，分别表示用户正在输入哪种公式。如报表窗口打开时的缺省值为“公式”状态，用鼠标单击公式按钮，则可以将其切换到“审核公式”状态，如图4-76所示。

图　4-76

（2）选择表元：用鼠标单击需要输入审核公式的表元，或用光标移动键选择。

（3）输入审核公式：按空格键或用鼠标双击表元进入编辑状态，在表元中输入公式，也可以在公式编辑框中输入公式。审核公式必须以运算符“=”、“＞=”、“＞”、“＜=”、“＜”或“!=”开头。运算符前面不能有空格，否则将作为文字处理。后面的公式中可以有空格，不限制大小写。公式中的任何字符必须是西文字符。

说明：审核公式也可以用引导输入的方式输入。

（4）结束输入：按回车键、〈TAB〉键或用鼠标单击其他表元确认并结束输入。确认时，计算机不对公式进行语法检查。结束输入后，表元恢复原显示内容，不显示审核公式。按〈ESC〉键取消输入。