做报表的公式要怎么弄

报表管理模块是会计电算化系统中重要的子系统之一，报表的设计、制作和编制的过程，集中体现了电算化会计的快速、准确、方便的特点。

报表管理模块的功能：

(1)文件管理功能，提供了各类文件管理功能，除能完成一般的文件管理外，会计报表的数据文件还能够被转换成不同的文件格式。

(2)格式设计功能，在报表管理模块，可以设置报表尺寸、组合单元、画表格线、调整行高列宽、设置字体和颜色、设置显示比例等。

(3)公式设计功能，可以方便、迅速地定义计算公式、审核公式、舍位平衡公式；报表系统还提供了种类丰富的函数，在系统向导的引导下轻松地从其他子系统中提取数据，生成财务报表。

(4)数据处理功能，数据处理功能可以固定格式，管理大量数据不同的表页，并在每张表页之间建立有机的联系。此外，还提供了表页的排序、查询、审核、舍位平衡和汇总等功能。

(5)图表功能，可以很方便地对数据进行图形组织和分析，制作包括直方图、立体图、圆饼图、折线图等多种分析图表，并能编辑图表的位置、大小、标题、字体、颜色、打印输出等。

一、报表数据来源

(一)手工录入

报表中有些数据需要手工输入，例如资产负债表中“一年内到期的非流动资产”和“一年内到期的非流动负债”需要直接输入数据。

(二)来源于报表管理模块其他报表

会计报表中，某些数据可能取自某会计期间同一会计报表的数据，也可能取自某会计期间其他会计报表的数据。

(三)来源于系统内其他模块

会计报表数据也可以来源于系统内的其他模块，包括账务处理模块、固定资产管理模块等。

例3-31  (多项选择题)下列属于会计软件中的报表数据来源的途径有(    )。

A.其他模块      B.其他公司C.手工录入D.其他报表

【答案】ACD

二、报表管理模块应用基本流程

(一)格式设置

报表格式设置的具体内容一般包括：定义报表尺寸、定义报表行高列宽、画表格线、定义单元属性、定义组合单元、设置关键字等。

1.定义报表尺寸

定义报表尺寸是指设置报表的行数和列数。可事先根据要定义的报表大小，计算该表所需的行列，然后再进行设置。

2.定义行高和列宽

设置行高、列宽应以能够放下本表中最高数字和最宽数据为原则，否则在生成报表时，会产生数据溢出的错误。如图3-23所示。

图3-23  设置行高

例3-32  (多项选择题)设置行高、列宽时，应以能够放下本表中(    )为原则，否则在生成报表时，会产生数据溢出的错误。

A.最高数字

B.最低数字

C.最宽数据

D.最窄数据

【答案】AC

3.画表格线

为了满足查询打印的需要，在报表尺寸设置完毕、报表输出前，还需要在适当的位置上画表格线。

4.定义单元属性

定义单元属性包括设置单元类型及数据格式、数据类型、对齐方式、字型、字体、字号及颜色、边框样式等内容。单元属性一般包括数值单元、字符单元和表样单元。如图3-24所示。

图3-24  设置单元属性

(1)数值单元，用于存放报表的数值型数据，数值单元的内容可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算而成，建立一个新表时，所有单元的缺省类型为数值型。

(2)字符单元，用于存放报表的字符型数据，字符单元的内容可以直接输入或由单元公式生成。

(3)表样单元，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字，一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。

5.定义组合单元

把几个单元作为一个单元来使用即为组合单元。所有针对单元的操作对组合单元同样有效。

6.设置关键字

关键字是可以引起报表数据发生变化的项目。关键字是一种特殊的单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。

关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还可以自定义关键字。用户可以根据自己的需要设置相应的关键字。

(二)公式设置

在报表中，由于各报表的数据间存在着密切的逻辑关系，所以报表中各数据的采集、运算需要使用不同的公式。报表中，主要有计算公式、审核公式和舍位平衡公式。

1.计算公式

计算公式(如图3-25所示)是指对报表数据单元进行赋值的公式，是必须定义的公式。计算公式的作用是从账簿、凭证、本表或他表等处调用、运算所需要的数据，并填入相关的单元格中。依据数据来源不同，计算公式分为表内取数公式、账务取数公式、本表它页取数公式和它表取数公式四大类。

图3-25  设置计算公式

2.审核公式

审核公式用于审核报表内或报表间的数据勾稽关系是否正确。如“借方金额合计=贷方金额合计”，审核公式不是必须定义的。

审核公式由关系公式和提示信息组成。审核公式把报表中某一单元或某一区域与另外某一单元或某一区域或其他字符之间用逻辑运算符连接起来。

3.舍位平衡公式

舍位平衡公式用于报表数据进行进位或小数取整后调整数据，如将以“元”为单位的报表数据变成以“万元”为单位的报表数据，表中的平衡关系仍然成立。舍位平衡公式不是必须定义的。

例3-33  (多项选择题)报表管理模块中所使用的公式包括(    )。

A.计算公式

B.会计函数

C.审核公式

D.舍位平衡公式

【答案】ACD

(三)数据生成

报表公式定义完成后，或者在报表公式未定义完需要查看报表数据时，将报表切换到显示数据的状态，就生成了报表的数据。生成报表数据分为两步：一是输入关键字，二是表页重算。

(四)报表文件的保存

对于新建的报表文件，用户需要对其进行保存。可以利用“另存为”命令制作报表文件的备份或者将报表文件保存为其他文件格式，也可以只保存报表文件的图表，报表文件不变。

(五)报表文件的输出

会计报表输出是报表管理系统的重要功能之一。会计报表按输出方式的不同，通常分为：屏幕查询输出、图形输出、磁盘输出、打印输出和网络传送等五种类型。

1.屏幕查询输出

报表屏幕查询输出简称为查询输出，又称屏幕输出、屏幕显示、显示输出，是最为常见的一种输出方式。

2.图形输出

根据报表的数据生成图形时，系统会显示与会计报表数据有关的图形，便于分析会计报表。

3.磁盘输出

一般指将报表以文件的形式输出到磁盘，以便上报下传。

4.打印输出

打印输出是指将编制出来的报表以纸介质的形式表现出来。

不同的会计报表，打印输出的要求不同。其中，库存现金日记账、银行存款日记账需要每日打印，资产负债表、利润表等月报要求每月打印，现金流量表通常在中期期末和年末打印。

例3-34  (多项选择题)下列会计报表中，要求每月打印的有(    )。

A.银行存款日记账

B.资产负债表

C.利润表

D.库存现金日记账

【答案】BC

5.网络传送

网络传送方式是通过计算机网络将各种报表从一个工作站传递到另一个或几个工作站的报表传输方式。

三、利用报表模板生成报表

报表管理模块通常提供按行业设置的报表模板，为每个行业提供若干张标准的会计报表模板，以便用户直接从中选择合适的模板快速生成固定格式的会计报表。用户不仅可以修改系统提供报表模板中的公式，而且可以生成、调用自行设计的报表模板。