报表公式的编辑

二、报表公式的编辑

（一）计算公式的编辑

计算公式可以取本表页的数据，也可以取其他表页中的数据，还可以取其他报表的数据，例如从几张基础数据表中提取数据，计算后形成分析表。

在UFO8.7x中，除可以从《账务系统》中提取数据外，还可以从其他用友产品中提取数据，如《应收》、《应付》、《工资》、《固定资产》《资金管理》等。要实现从其他系统中取数据，必须在第一次使用UFO时，在UFO中进行账套初始化才能提取到与本账套有关的数据。常用的计算公式有表页内部的取数计算公式、本表它页取数公式、它表取数公式等。

1．表页内部的取数计算公式

表页内部取数计算公式，是指数据存放位置和数据来源位置，都没有超出本表本页范围的计算公式，即数据来源于同一表页。表页内部的计算公式又可以分为：一个单元的公式、区域公式、可变区公式、带筛选条件的计算公式和指定处理表页的单元公式五种情况，如表11-3的统计函数，B3:B9为数据来源区。

表11-3

2．本表它页取数公式

有些报表数据是从本表其他表页取得的，这就需要用到表页与表页间的计算公式。如使用Select函数从本表他页取数，select（）函数常用在“利润表”中求上月数。如：D=SELECT（C,年＠=年and月＠=月+1），表示“同年上月数”。对表11-4中的数据取数，可应用select函数，方法如下：

表11-4　数据统计表

本年累计：D=C+SELECT（D,年＠=年and 月＠=月+1）；上月数：E=SELECT（C,年＠=年and 月＠=月+1）；上年同期：F=SELECT（C,年＠=年+1and 月＠=月）

3．报表与报表间的计算公式

在报表与报表间取数时，不仅要考虑取哪一个表哪一个单元的数据，还要考虑数据源在哪一页。报表间的计算公式与同一报表内各表页间的计算公式很相近，主要区别就是把本表表名换为他表表名。例：取他表数据：

（1）令当前表页D5的值等于表“Y”第4页D5的值：D5=“Y”-＞D5＠4

（2）令本表各页D5的值等于表“Y”各页D5的值：D5=“Y”-＞D5FOR ALL

（3）令当前表所有表页C5的值等于表“Y”第1页中C10的值与表“Y”第2页中C2的值之和：C5=“Y”-＞C10＠1+“Y”-＞C2＠2

（二）报表审核公式的编辑

审核公式由验证关系公式和提示信息共同组成。定义报表审核公式，首先要分析报表中各单元之间的关系，确定审核关系，然后根据确定的审核关系定义审核公式。其中审核关系必须要正确，否则审核公式会起到相反的效果，即审核关系不正确会导致数据正确的报表被审核为错误，而报表编制者又无从修改。

例1：审核表11-5中2008年度郑州X企业“部门业务统计表.rep”数据录入的正确性。

表11-5有以下数据勾稽关系，希望审核时得到这样的效果：

C9=C5+C6+C7+C8，若此项关系不平，则提示“一季度小计不等!”

D9=D5+D6+D7+D8，若此项关系不平，则提示“二季度小计不等！”

E9=E5+E6+E7+E8，若此项关系不平，则提示“三季度小计不等！”

F9=F5+F6+F7+F8，若此项关系不平，则提示“四季度小计不等！”

G9=G5+G6+G7+G8，若此项关系不平，则提示“合计不等于各项小计之和!”

表11-5　部门业务统计表

因此，表11-5的审核公式应定义为：

C9=C5+C6+C7+C8MESSAGE“一季度小计不等！”

D9=D5+D6+D7+D8MESSAGE“二季度小计不等！”

E9=E5+E6+E7+E8MESSAGE“三季度小计不等！”

F9=F5+F6+F7+F8MESSAGE“四季度小计不等!”

G9=G5+G6+G7+G8MESSAGE“合计不等于各项小计之和！”

（三）报表舍位平衡公式的编辑

在报表汇总时，各报表之间的数据计量单位可能不统一，这时，需要将报表的数据单位进行转换，即由个位转换为百位、千位或万位等。如将“元”单位转换为“千元”或“万元”单位。这种操作我们称之为进位操作。进位操作可能会使原来报表的平衡关系因数位四舍五入而破坏，因此需要对进位后的数据平衡关系重新调整，使舍位后的数据符合指定的平衡公式。这种用于对报表数据进位及重新调整报表进位之后平衡关系的公式，我们称之为舍位平衡公式。例如：原表中数据之间有平衡关系为：5123.23+5446.24=10579.47，如果除以l000（向前进三位）后，原来平衡关系中的各项数据5123.23、5446.24、10579.47变为5.12、5.45、10.58。显然，原来的平衡关系被破坏了。为保持原来的平衡关系，上面的舍位操作应调整为5.12、5.46、10.58。

1．在报表格式设计状态下定义和使用舍位平衡公式

在报表格式设计状态下，用鼠标点取菜单【数据】下的【编辑公式】，选择“舍位公式…”，调出“舍位平衡公式”对话框，如图11-8所示。

图11-8

应在“半角”状态下输入各项值或公式，不支持“全角”。舍位数据的范围要把所有要舍位的数据包含在内，通常是指一个数据区域，也可以是多个数据区域。两个数据区域之间用逗号分开。舍位平衡公式编辑完毕，检查无误后选择“完成”，系统将保存此次舍位平衡公式的设置。按【ESC】键或选择“取消”将放弃此次操作。

当报表编辑完毕，需要对报表进行舍位平衡操作时，可进行以下操作：

（1）进入【数据】处理状态。用鼠标选取菜单【数据】下的“舍位平衡”命令。

（2）系统按照所定义的舍位关系对指定区域的数据进行舍位，并按照平衡公式对舍位后的数据进行平衡调整，将舍位平衡后的数据存入指定的新表或它表中。

（3）打开舍位平衡公式指定的舍位表，可以看到调整后的报表。

2．编写平衡公式应注意的问题

编写平衡公式时，应注意以下问题：

（1）舍位平衡操作的本质是：当对原表数据进行某种舍位操作时，为了保证原表中存在的平衡关系仍然保持，而对舍位操作进行的某种调整。所以在进行舍位平衡公式定义时，应将原表中所有平衡关系全找出来，不可遗漏。

（2）书写舍位平衡公式时，每个公式应占一行，各个公式之后用逗号“，”（半角）分开，最后一条公式之后不用写逗号，否则公式无法执行。

（3）平衡公式中涉及的数据，应完全包含在参数＜区域＞所确定的范围之内，否则平衡公式无意义。

（4）平衡公式书写顺序应为统计过程的逆方向。如统计过程为：

E11=A11+B11　F11=C11+D11　G11=E11+F11

则平衡公式正确的书写顺序应该为：

G11=E11+F11　E11=A11+B11　F11=C11+D11