如何设计报表的公式

3.如何设计报表的公式？

答：在手工会计中，会计报表的数据完全靠手工书写。在通用计算机会计信息系统中，虽然也都保留键盘录入功能。但传统的模仿手工的会计报表的编制方法，不但劳动强度大、效率低，而且极易产生差错。所以在通用计算机会计信息系统中，主要通过系统内部信息的传递加工完成会计报表编制的绝大部分工作。无论在手工会计中还是在通用计算机会计信息系统中会计报表的编制都是由以下几部分工作组成的：

（1）从日常核算产生的信息（账户）中提取数据或从本表及其他报表中（二次信息）提取数据。

（2）对这些数据进行加工处理。

（3）将处理结果送入报表的指定位置。把这些程式化的工作编成计算机程序，并将所编程序储存起来，每次编制会计报表时调用这些程序由计算机自动完成报表编制工作，这是当前在通用计算机会计信息系统中会计报表数据输入的主要方法。

会计核算软件中报表公式设计方法主要采用公式法。所谓公式法是指把填制报表的方法用一种算法描述出来，并用计算机可以接受的语言表达出来。即将所需要的数字搬家过程用数学算式表达的一种方法。这种方法的优点是表达明确、无歧义、计算机容易接受。

采用公式法的第一个步骤，也是最重要的一个步骤，是把会计制度中用普通会计语言表述的报表各项目的内容及其填列方法用算法表达出来。所谓算法，是指可供计算机执行的对数据进行处理的一个有穷步骤，是解决问题的一个逻辑顺序，是解题方法的精确描述。一个算法具有以下一些性质：是一个有穷动作序列；有且仅有一个初始动作；序列中每个动作仅有一个后续动作；序列中止表示有解或无解。

采用公式法的第二个步骤，是把上述算法进一步翻译成计算机能够理解的公式。算法和公式都可以看作是解决问题的逻辑顺序，但两者又有不同之处。简单地说，算法不依赖于具体的软件，是对解题过程的一般描述；而公式则与具体的软件直接相关，其中的词汇和语法严格地受软件的限制。

采用公式法的第三个步骤，是把公式输入计算机，存储备用。

最后，调用公式完成报表的编制。公式法按照输入方式的不同，又分为键盘输入法和引导输入法。

①所谓键盘输入法是指在根据设计出的算法编写好公式的基础上，通过键盘将公式输入计算机。

②所谓引导输入法，也叫引导输入公式法，简称引导法，是指直接根据设计好的算法通过选择确认，让计算机协助编写公式并将公式输入计算机。

报表公式按其功能可分为主要公式和辅助公式，主要公式包括传递公式、计算公式和汇总公式等；辅助公式包括复核公式、近似计算平衡公式等。传递公式的主要功能是指明需要引用的数据的地址和处理结果的存放地址；计算公式的功能是将从账户中提取出的若干数据按照报表项目的要求计算出结果；汇总公式的任务是填制报表内的小计、合计、总计等项目。复核公式主要用于检查报表内各项目间的钩稽关系是否正确，并由此发现报表编制过程或账务处理过程可能出现的错误；近似计算平衡公式的功能是将计算结果取近似值后合计数可能出现的误差调整平衡。