报表的建立与定义

三、报表的建立与定义

建立报表是使用安易报表系统的第一步工作，也是最重要的工作。建立报表的过程包括登记新表和定义报表两大步骤，下面分别予以介绍。

1.报表建立

每一张报表在计算机中都有一个登记项，如报表编号、报表名、附注、制表人等内容。

报表名是报表的惟一外部标识。登记以后的报表，其表名在功能模块中将被提示和供用户选用。报表名可以与报表标题一致，也可以另外命名，但同一账套中不能有重名的报表。新表登记时，系统自动检查是否有重名报表。报表名最长20个字符，即10个汉字。

报表编号主要用于计算机内部的标识，它的性质类似于账务系统中的往来客户编码、科目代码等。也就是说，报表编号的一个特点就是它的惟一性。编号由四个字符组成：第一个字符为大写字母B，后面跟三位数字001～999。也就是说，安易报表系统总共可以定义999张报表，其编号为B001～B999，新的报表自动按照这个规则编号。例如，我们定义的第一张表为“资产负债表”，其编号为B001，之后我们又定义了三张表，第五张表定义的是“损益表”，则损益表的编号为B005。

报表编号是一个非常重要的内容，用户在各种报表选择对话框中都可以看到报表的编号，在公式的定义中也将用到报表编号。

附注是关于报表的附加说明，用户可根据实际情况选择增加还是不增加。当定义报表时，用户可在选择报表对话框中查看附注的内容。附注最长120个字符，即60个汉字。

制表人是报表的惟一拥有者，只有作者才有对报表的全部操作权。系统管理员对所有报表有一定的操作管理权，但其他操作员必须通过报表作者的授权，才能够拥有对报表的部分操作权。登记新表时，系统自动将当前操作员作为报表的作者。

登记后的报表，其表名和附注可以在“报表改名”功能中修改。

2.操作说明

（1）在“报表定义”菜单中选择“新表登记”项，弹出“登记新表”对话框，如图4-57所示。

图　4-57

（2）此时用户可以输入新表的名称和报表附注，如在图4-57中输入的“资产汇总表”和“用于对资产类项目进行不定期地汇总”等内容。

（3）“登记汇总表”选择项用于标识登记的报表是普通表还是汇总表，不选表示是普通表。

3.报表的打开、保存与关闭

（1）打开报表

本功能可以打开已经登记的新表，进行报表格式、公式的定义，同时，系统将自动为每个打开的报表建立一个工作表窗口（与第三章介绍的桑原表格有些类似，所以用户至少有了两种制作报表的方法），称做某报表的工作表窗口，该报表的名称显示在窗口标题栏内。

①在“报表定义”菜单中选择“定义报表”项，弹出“报表定义—选择报表”对话框，如图4-58所示。

②用鼠标单击需要定义的报表，或者将光标定位在需要定义的报表上，按回车键或按“确认”按钮后，进入报表定义窗口，如图4-59所示。此时用户可以进行报表格式和公式的定义。

图　4-58

图　4-59

③如果需要打开多个报表，则每个打开的报表都有自己的一个工作窗口，用户可以在不同的窗口中对多个报表同时操作。如果再次打开已打开的报表，系统将激活原来的工作表窗口，而不是重新打开它。最新一个被打开或者激活的工作表窗口将覆盖以前打开的工作表窗口。多个窗口在屏幕上的排列位置可以使用“窗口”菜单中的命令进行调整。

因为“窗口”菜单的底部列出了所有已打开报表的表名。

（2）保存报表

对报表的定义或者修改只在工作表窗口中有效，保存报表的功能可将工作表窗口中的报表保存到硬盘上。正常关闭报表时，计算机自动询问是否保存该报表，为了防止由于意外引起的数据丢失，用户应当随时保存报表。

在“报表定义”菜单中，如果“保存报表”项目为灰色的，说明此次操作未对报表进行修改，不需要存盘。如果对报表进行过编辑，则“保存报表”项一定不是灰色的，用户可以选择它进行数据存盘。

（3）关闭报表

如果已经打开的报表不再需要操作，应当随时关闭它，以便释放出更多的内存空间，提高系统的工作效率。在“报表定义”菜单中选择“关闭报表”命令，或用鼠标双击工作表窗口左上角的系统菜单框。通常情况下，如果报表已被修改，但还没有被保存的话，系统会提出警告，如图4-60所示。用户可以根据实际需要选择是否保存对报表的修改。

图　4-60