本章重点:

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1.系统的安装与启动

2.如何管理财务系统

3.如何使系统初始化

4.如何输入和审核凭证

5.如何记账与结账

6.账簿输出

7.往来账管理

8.安易电子报表系统

安易会计软件（Windows l.0版）在1997年1月23日通过了财政部的评审，该软件包括账务处理、报表、固定资产核算三个子系统。其中安易账务处理集成系统由账务处理、银行对账、往来账管理、部门核算、项目核算和预算管理等功能组成。安易电子报表系统的主要功能有报表定义、报表编制、报表审核、报表汇总、远程通讯、图表分析、报表输出以及报表管理等。安易固定资产核算系统由固定资产卡片管理、固定资产增减变动的核算、计提折旧、汇总和分配折旧费用等功能组成。

在这三个系统中，安易账务处理系统是一个面向会计核算和财务管理的综合性会计软件，而安易电子报表系统可以和安易账务处理系统、固定资产核算等系统配合使用，编制各种会计报表等。安易固定资产核算系统可以自动产生有关凭证并传递给安易账务系统。因此，整套系统是一个既相互关联、又相对独立的会计软件系统。本书主要介绍安易账务处理系统（Windows 3.0版）和安易电子报表系统（Windows 3.0版）。

在电算化处理会计数据的过程中，由于计算机的处理能力大大提高，在进行财务会计核算的同时可以进行责任会计核算，输出辅助账。电算化的账务处理子系统的数据流程可以描述如下：系统接收的记账凭证首先被存于凭证临时文件，经审核后存入审核凭证文件。审核后的凭证经登记处理记入各账簿文件，根据这些文件，可输出各种账簿、余额表、试算表等会计信息。科目表文件记录的是各级（从一级到最明细一级）汇总账的信息，它为报表编制提供有关数据。银行对账单输入存于对账单文件，与银行日记账进行对账，生成银行存款余额调节表。下面具体介绍账务处理系统中各模块的功能。

（1）输入功能：账务处理子系统输入的是记账凭证，系统提供的输入界面，让操作员输入或修改经授权人员编制的记账凭证。为了方便会计人员的输入，系统提供的输入界面与手工条件下使用的记账凭证格式一致，并提供在线帮助。为了提高输入数据的正确性，在输入过程中，系统已有下列控制功能：①保证记账凭证编号顺序不会出现重号或缺号；②自动检查日期的合法性，检查科目代码的有效性，并提供相应的科目名称；③检查每一张凭证的借贷是否平衡；④检查凭证数据的完整性，对凭证号、日期、科目、摘要、金额等强制数据项不允许为空白等。为了提高输入速度，系统还为用户提供了常用的标准摘要（也提供了建立常用摘要的手段）。为了加强管理，在进行财务会计核算的同时还要进行责任会计核算，因此在输入时还增加了业务发生的部门或责任中心等数据项。

记账凭证除由人工输入外，还来源于由电算化系统自动编制的机制凭证。输入模块还能接收由其他子系统转入的或本系统产生的机制凭证。输入的和机制的凭证都必须经过审核校验才能处理。因此，系统提供了凭证审核校验功能。常用的校验方法有：直接在屏幕上校验、打印出凭证清单校验或二次输入由计算机校验。按职责分工和内部控制原则，系统应当能判定输入与校验不能由同一人执行的功能。

未经审核的凭证可以修改，系统提供了对已输入但未审核凭证的修改功能，其界面和控制方式与凭证输入时的界面和控制方式相同。

（2）登账功能：登账是账务处理子系统的核心处理模块。系统根据已经审核签章的记账凭证自动登记各种日记账、明细账、各级汇总账和辅助账（按责任中心或部门记录的责任会计账），计算出各账户的发生额和余额。登账完全由计算机自动完成。为保证系统的安全，系统已有下列程序控制：只有经过审核的凭证才能登账，并保证不能重复登账；已登账的凭证和账簿不得直接修改，只能出冲销凭证，作留有痕迹的修改。

（3）自动转账功能：除了各核算子系统要给账务处理子系统传送自动转账凭证外，账务处理子系统中也有一部分规范的转账业务（例如期末结平损益类科目，进行某些费用的摊提等）可由系统自动完成，而不必人工编制凭证再输入。为实现自动转账功能，系统已提供用户设定自动转账关系的功能，并可根据用户设定的转账关系，自动生成转账凭证，送进凭证临时文件等待审核和登账。

（4）结账功能：根据会计分期核算的特点和要求，电算化系统的一项重要工作是月末或年末进行结账处理，会计上可以采用账结法和表结法。账结法要求每月结平损益类科目，而表结法则到年末才需结平损益类科目。无论何种结账方法，都要求把各账户的期末余额转为下期的期初余额。这一阶段应有的程序控制包括：结账前系统要先检查已接收的凭证是否已全部审核登账，明细账与总账是否相符，年结时如采用账结法的还要检查损益类科目是否已经结平，只有达到了这些条件才能结账，结账后不允许再输入，已结账月份的凭证结账时应对数据文件进行强制备份。

（5）银行对账功能：为实现由计算机进行银行对账，系统要提供初次使用时输入要参加对账的未达账和每次对账前输入银行存款对账单的功能。计算机自动（或辅以人工）按银行账号、收或付、金额、银行业务类型及票号进行银行存款对账，并打印输出银行存款余额调节表和未达账项。

（6）会计信息输出功能：电算化会计系统会计信息的输出包括打印输出与屏幕输出。系统可以随时打印输出记账凭证、各种账簿（日记账、三栏账、多栏账、数量金额账、按部门核算的辅助账等）、现金日报表、科目余额表、试算平衡表等有关会计信息。打印输出的凭证和账簿格式与内容要符合会计制度的规定。系统对机内账簿还提供满页打印的功能。已结账数据打印的账簿与未结账打印的账簿是有区别的。

系统除提供上述功能外，还可让用户随时查询记账凭证、各种账簿、科目余额表、试算平衡表等各种会计信息。查询时系统提示用户输入查询的条件，自动完成查找工作，并给出查询结果。为了方便用户，系统不仅提供了组合条件查询、模糊条件查询的功能，而且还提供了由总账直接查询到相应的明细账，或者由明细账直接查到相应的记账凭证的功能。如果查询的数据已经结账，系统会加以提示的。