多张表格的汇总

五、多张表格的汇总

有很多表格，如财务报表和统计报表，每月都要按照格式填写一页，或多个部门都要填写各自的报表，最后，还需要将填写好的月报汇总成年报，或将分部门的报表汇总成总公司的汇总报表。

SYKB提供表格汇总功能，解决这类问题。

1.表格汇总的基本概念

表格汇总是将多个文件、多页的同类表格的数据合计到一张新表中，这张新表称为汇总表。

汇总时需要通过“汇总“对话框确定几个参数：

（1）汇总文件

表格汇总时，是将磁盘上选定的很多表格文件的表元数据汇总到工作窗口的表页上来。因此，汇总时要作的第一件事，就是从磁盘中已有的各种表格文件中指定需要汇总的表格文件，一次可以同时汇总多个表格文件。

对每一个区域来说，都可以单独指定它是累减、平均还是取出最大最小值。

（2）汇总区域及计算关系

对于汇总表来说，有些表元需要汇总，而有些表元不需要汇总。需要汇总的是“期初数”和“期末数”，而像“科目”列的表元是不需要汇总的。通过指定需要汇总的表元区域来确认需要汇总哪些表元区域，并且可以指定多个表元区域，从而可以汇总表元不在一个连续块内的表格。

在对话框中，可以直接在编辑框中键入列号，例如键入C、D等，也可以用鼠标单击编辑框右侧的下箭头按钮，或当光标在编辑框中的时候按光标下箭头键，光标会移到所选的列上，回车或单击鼠标，又返回对话框，同时所选列号自动放入编辑框中。

对指定的每一个表元区域来说，还需要指定其汇总方式，缺省时都是累加汇总，即将汇总文件中的“表元数据轴向”累加后放到汇总表中。

（3）页范围

由于SYKB的三维特性，汇总的时候还需指定汇总的页号范围。可以指定多页同时汇总。

缺省值只汇总第一页，也可以指定起始页号和终了页号，从而实现将月报汇总成年报的要求。

（4）汇总方式

SYKB汇总有两种方式：“分页汇总”和“汇成一页”。

分页汇总和汇成一页是汇总的两个分支，它们的区别是汇总的结果不同。

分页汇总是从起始页开始到终了页结束，分别对各个文件中同一页号的数据汇总，并将汇总结果放在汇总表中页号相同的页上。这样，汇总完成以后，在汇总表中从汇总起始页到终了页之间的每一页上，都存入了汇总生成的数据。

“汇成一页”与“分页汇总”不同，是将汇总文件中所有页的内容都汇总到一页上，最后的汇总表中只有一页数据。例如将月报汇总成年报，就要用到这种方法。

2.汇总操作的基本步骤

汇总时，一般都将同种格式的多个表格文件汇总成一个汇总表格文件。通常按如下步骤：在封面上选择“格式制表“功能，选择需要汇总表格的同类格式，创建一个同类格式的新表，进入表格窗口，然后在菜单中选择“数据”→“定义表格汇总”功能，进入“表格汇总”对话框，如图3-56所示，在对话框中确定汇总所需要的基本参数。

图　3-56

（1）选择文件名列表框右侧的添加按钮，进入“添加汇总文件”对话框，如图3-57所示，选择需要汇总的表格文件，可以同时选多个文件。

图　3-57

（2）选择“汇总区域”列表框右侧的“添加”按钮，屏幕要求用选块操作选择需要汇总的区域。

（3）回到表格中选择区域，然后返回对话框，并将选择的区域坐标列举在区域列表框中。这时候可以选择“方式”按钮，弹出“方式”菜单，确定当前区域的汇总方式。

（4）重复第二、三步，将所有需要汇总的区域都选定。

（5）根据汇总需要，确定汇总方式为“汇成一页”或“分页汇总”。

（6）确定需要汇总的页范围。

文件、区域都选好以后，选择“汇总”对话框中的“汇总”按钮，或者选择菜单中的“重新汇总”，都可以将需要的数据汇总到本表中。

3.汇总对话框操作

从菜单中选择“数据”→“定义表格汇总”功能，即可进入“表格汇总”对话框，如图3-56所示。对于汇总参数的定义、汇总实现都在该对话框中进行。

（1）汇总文件管理

“汇总文件”列表框中列举已经选定的汇总文件名清单，单击它右侧的“添加”按钮，即可进入文件选择对话框，参看如图3-57所示，从中选择汇总文件。单击右侧的“删除”按钮，则可将“汇总文件”列表框中光标处文件从列表中删除。

（2）汇总区域管理

“汇总区域”列表框中列出已经选择的汇总表元区域坐标，单击右侧的“删除”按钮，可以删除列表框中光标所在位置的表元区域；单击“添加”按钮，则可进入表格中选择表元块，将所选块添加到列表框的最后；单击“方式”按钮，则可选择列表框中光标所在区域的计算关系。

（3）汇总

单击“表格汇总”对话框最下方的“汇总”按钮，SYKB即将汇总文件中的指定页汇总到当前工作表中。

（4）其他

“清空”按钮可将汇总文件和汇总区域一下子从列表框中全部清除，因此该按钮一定要慎用。

4.选择文件对话框的操作

在“表格汇总”对话框中，如果选择“汇总文件”列表框右侧的“添加”按钮，即进入“打开”对话框，如图3-57所示，选择需要汇总的表格文件。

本对话框的目的，是选择磁盘上已有的表格文件。

（1）选择文件送入“选择文件”列表框

磁盘上已有的表格文件（TBl文件）列举在“已有文件”列表框中，可以用如下操作将所需文件挑选到“选择文件”列表框中。

1）全部送入

如果所有的文件都要选择，则选择“全部添加”按钮，将全部文件都送入“选择文件”列表框中。

2）选择送入

选择某个文件送入“选择文件”列表框的方法，如果用键盘，可以在“已有文件”列表框中将光标移到需要选定的文件上，然后选择“添加”按钮或回车。如果用鼠标，则在“已有文件”列表框中该文件处双击。

（2）从“选择文件”列表框中移去文件

如果选择的某些文件选错了，可以将它们从选择文件列表框中移去。

“全部移去”按钮能将“选择文件”列表框中所有的文件都移去。如果只需要移去某一个文件，可将光标移到该文件上回车，选择“移去”按钮，或者双击鼠标。

5.对汇总的几点说明

进行汇总操作，有几点需要注意：

（1）如果汇总表上选择的汇总区域中已经有数据，汇总的时候将与这些数据一同汇总。

（2）汇总区域可以选择多个，没有个数和位置的限制。

（3）如果表元中是文字，汇总的时候当作零来处理。

（4）汇总操作时，选择的表格格式应该一致，否则可能得出错误的结果。