电算化后会计工作的特点

一、电算化后会计工作的特点

计算机替代手工记账是指应用会计软件输入会计数据，在计算机内进行处理，并打印输出会计账簿和报表的过程。计算机替代手工记账以及由此产生的种种可能的问题，要求单位加强对计算机替代手工记账后的管理，以提高会计信息系统运行的安全与效率，充分利用系统提供的各种手段和便利，从而实现会计电算化的目标服务。会计电算化系统包括计算机硬件设备、系统软件、会计软件、会计人员、会计电算化的组织工作和单位的会计管理工作等内容。会计电算化系统管理和使用的财务会计部门，在建立会计电算化内部管理制度时，必须充分考虑会计电算化系统各个方面的特点。下面简单介绍会计电算化系统各个方面的特点。

1.会计部门必须对计算机系统的硬件和软件进行管理

实行会计电算化后，各单位用于会计电算化工作的电子计算机设备，一般都是由会计部门管理的，硬件设备比较多的单位，财务会计部门还单独设立了计算机室。因此，会计部门还必须针对计算机系统的特点，制定用于会计工作的计算机硬件和软件的有关操作、管理和维护制度。

计算机硬件设备是指计算机系统中的那些看得见、摸得着的所有机械电子设备。计算机硬件设备可以构建进行会计电算化工作的单机环境和网络环境，供会计软件运行，满足不同会计软件对不同计算机环境的要求。如果用户的会计软件在一台计算机上运行，生成的会计数据存储在这台计算机中；网络会计软件在用通讯线连接的多台微机上运行，会计人员在不同的工作站上可以共享网络服务器上的软硬件资源，共同使用一个会计软件，对同一套会计账进行操作而互不影响。

系统软件是管理计算机资源和支持应用程序运行的程序。会计软件是在计算机上运行的，客观存在的物质基础是计算机。不同的会计软件适用于不同的行业，有不同的操作方法。会计软件在不同的应用情况下要进行必要的调整和修改，软件要不断地进行升级更新。会计电算化后，会计信息必须通过会计软件进行管理，因为会计软件具有数据量大、数据结构复杂、数据处理和软件操作方法要求严格等特点。

计算机中的各种信息和软件存储在磁介质中，看不见、摸不着，磁场、电场、潮湿、灰尘、计算机病毒等因素都容易造成计算机硬件设备和软件的损害，而会计数据具有真实性、准确性、连续性、可靠性和安全要求高、数据要有可验证性、要有充分的安全可靠性保证等特征。

2.会计工作流程和工作重点发生了变化

全面实行会计电算化后，会计人员不再需要手工记账、算账和编制报表，会计工作的流程变成输入记账凭证。凭证将通过计算机进行传递并自动进行核算和编制报表工作，凭证的输入和审核成为主要任务，操作计算机成为会计工作的基本技能。如存货采用实际成本计价，对大量的固定资产进行个别计提折旧，进行详细的部门核算等方面的工作，在手工方式下工作量非常大，而在电算化方式下就能变得方便快捷，从而使更多的会计人员能够参与企业的经营管理和决策。

3.要求会计人员的协作性

会计软件通常由多个功能模块组成，每个功能模块处理特定部分的会计信息，各功能模块之间通过信息传递相互联系，能够完成日常的会计核算业务，包括账务处理、工资核算、材料核算、固定资产核算、成本核算、产成品销售核算、应收应付款核算（往来核算）、存货核算、成本核算、会计报表生成与汇总等等。除此之外，会计软件还能进一步完成会计管理和控制工作，如资金筹集的管理、流动资金的管理、成本控制、销售收入利润管理等，帮助决策者制定科学的预测和经营决策。尤其是在网络环境下，会计人员在不同的工作站内共同使用同一个会计软件，彼此的凭证传递、交接都是通过计算机进行的，相互之间联系非常紧密，一个人出现问题，会影响其他工作的顺利进行，因此，要求各岗位的会计人员之间必须加强协作，才能顺利进行会计工作。

4.内部控制的内容和重点有所变化

由于计算机自动进行总账和明细账的核对工作，手工条件下的总账、明细账核对工作可以取消，这样在电算化方式下，记账凭证的审核工作就变得更加重要和关键。同时，由于计算机软件开发人员对软件结构和设计非常熟悉，使得他们有能力进行非正常数据的修改，因此，还必须限制计算机软件开发人员操作会计软件，进行会计记账工作，尤其是不能兼任出纳工作。

5.会计人员的分工和职责发生了变化

实现会计电算化后，会计人员必须人人操作会计软件才能够进行会计核算工作，因此，会计人员必须改变原来的工作习惯，以适应会计电算化工作的要求。必须增设一些新的工作岗位，同时需要减掉一些不适应电算化工作的岗位。也就是说，会计人员的分工和工作职责都发生了很大的变化。

6.对会计人员的素质要求提高了

这是因为，在通用会计软件中，有许多自定义功能，如要求会计人员定义各种转账公式、数据来源公式、费用分配公式等；另一方面，是因为解脱了会计人员繁杂的计算和抄写工作后，要求会计人员参与企业的经营管理和决策，能够对会计信息进行综合分析和利用。

7.会计档案的形式和内容发生了变化

会计电算化的会计档案包括打印输出的各种账簿、报表、凭证和存储在计算机软硬盘及其他介质中的会计数据、程序，以及软件开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。许多会计档案都成磁性的了，看不见摸不着，正在运行的计算机中的会计数据也成为比较完整的会计资料，因此，包括用于会计电算化工作的计算机也必须严格管理。