会计电算化系统的概念与特点

第一节　会计电算化系统的概念与特点

一、会计电算化的基本概念

会计电算化是指把现代计算机技术、网络技术和信息术应用于会计工作，代替人工记账、算账、报账，以及部分替代人脑完成对会计信息的处理、分析和判断的过程。

会计电算化是会计发展史上的一次革命，它不仅是会计数据处理手段的变革，而且还对会计理论、实务产生了深远的影响。

随着会计电算化事业的发展，会计电算化的含义得到了进一步的引申和发展，它不仅指计算机在会计工作中的应用，而且包括与其相关的所有工作，如会计电算化制度的建立、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观管理、计算机审计、电算化会计档案管理等也成为会计电算化的重要内容。所以，会计电算化有两层含义：一层是狭义电算化，指电子计算机技术在会计工作数据处理过程的应用；另一层是广义的会计电算化，指与电子计算机在会计信息系统中应用有关的所有工作。

会计电算化已成为一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的交叉学科，其研究对象是如何利用电子计算机信息处理技术进行会计核算、会计管理、会计辅助决策及有关的所有工作。会计电算化的主要任务是解决如何在会计中应用电子计算机的问题，它的目的是通过核算手段的现代化，研究更好地发挥会计参与管理、参与决策的职能，为提高现代化管理水平和提高经济效益服务。从会计电算化的研究对象和开展会计电算化的任务来看，会计电算化不仅是研究如何通过电子计算机及相关技术获取会计信息的全过程，而且也是研究如何按管理的需要，对现行会计工作进行改革与发展的过程。

二、会计电算化系统与手工会计系统的联系与区别

会计电算化系统是在手工会计系统的基础上发展变化而来的，它们之间既有相同之处又有区别。

1．会计电算化系统与手工会计系统的相同之处

（1）系统目标相同。无论是会计电算化系统还是手工会计系统，其最终目标都是为了加强经营管理、提供会计信息、参与经营决策、提高经济效益。

（2）基本功能相同。任何一个信息系统要达到系统目标，都应具备信息的采集与记录（输入）、存储、加工处理、输出和传输这五项功能。电算化会计系统由于使用了现代化的技术设备和科学的管理体制，其功能比手工系统更强。

（3）基本的会计理论、方法和准则相同。会计理论是会计学科的结晶，会计方法是会计工作的总结，会计准则是会计工作的指导。电算化会计系统会引起会计理论与会计方法的变革，但这种变革是渐进性的，而不是突变性的。目前建立的电算化会计系统同样遵循基本的会计理论与会计方法及会计准则。

（4）遵循的会计法规相同。会计法规是进行会计工作的法律依据。电算化会计系统的应用不能置会计法规于不顾，而应更严格贯彻执行会计法规，堵塞漏洞，消除弊端。

（5）编制会计报表相同。会计报表是企业经营、资金、成本等主要经济指标的综合反映，是国家宏观决策的依据之一，也是外部了解企业的主要途径，因此电算化会计系统应当按照有关规定编制出规范的会计报表，不得自行其是。

（6）会计档案都需要保存。会计档案是会计的重要历史资料，必须按规定妥善保管，以便查询。电算化会计系统形成的大部分会计档案的物理性质发生了变化，备份的消失与复制很容易，这就要求系统的信息资料管理更要加强。

2．会计电算化系统与手工会计系统的区别

会计电算化系统与手工会计系统相比，不仅仅是处理工具的变化，它在会计数据处理流程、处理方式、内部控制方式及组织机构等方面都与手工处理有许多不同之处。

（1）核算程序趋于简化。会计核算程序又称账务处理程序，是指凭证、账簿及报表的填制顺序及填制方法。

手工会计系统的账务处理程序有记账凭证核算程序、科目汇总表核算程序、汇总记账凭证核算程序以及日记总账核算程序等多种。对会计数据进行的分类整理是通过将记账凭证的内容按会计科目转抄，于是适应不同的企业特点就产生了各种各样的会计核算形式。但这些核算形式只能在一定程度上减少或简化转抄的工作，而不能完全避免转抄。同一数据的多次转抄不但工作量很大、资源浪费，还极易发生错误，于是又必须增加一些必要的核对工作，如编制试算平衡、明细账与总账相互核对等。

在会计电算化系统中，登账的环节完全可以取消，即平时对记账凭证按会计科目、日期等条件进行检索、编辑，直接输出日记账、明细账、总账甚至会计报表。由于计算机的处理速度极快，这种临时检索和编辑的时间很短。另一方面，由于计算机不会发生遗漏、重复及计算错误，某些手工方式下的核对环节亦不复存在。

（2）会计数据的信息载体不同。手工会计系统的所有信息都以纸张为载体，占用空间大、难保管、难查找；而在计算机系统中，所有信息存储在硬盘、磁带、光盘、U盘等各种存储材料中。新的存储材料体积小、存储密度大、易于传递、易于复制、易于保管，具有纸张无法比拟的优点。但会计数据存储在磁性材料中后，不能直接识读，数据删改容易且一般不留痕迹，所以给审计带来新的课题，必须采用新的技术和方法。

（3）会计数据的采集、传输形式趋于自动化。在计算机系统中，各种在现场发生的原始数据通过自动输入装置转化为计算机可以直接处理的数据形式，而无需人工重新输入。如在超级市场中使用条形码扫描系统，在商品的进货与售出过程中，通过扫描仪对条形码进行扫描，各种商品的名称、计量单位、单价、规格型号等数据就可自动输入到计算机系统。这些数据不但可以用来进行商品的管理，而且可以直接进行会计处理，某些会计数据可以及时反馈给有关人员，大大提高了会计数据的有用性。

在会计数据传输方面，随着网络技术的发展，通过网络来传输会计数据已成为现实。在计算机网络中，电缆、电话线或卫星都可用于通信，公司内各个部门及子公司的计算机联网后，尽管远在千里之外，亦可随时相互调用会计数据。

（4）会计的管理职能进一步强化。会计是经营管理的一个重要组成，但在手工会计系统下，由于人工操作的局限性，会计职能只能以事后的记账、算账、报账为主。在计算机系统中，可以充分利用计算机的优势与特点，进行会计预测、会计决策、会计控制以及会计分析活动，从而真正实现会计管理职能。

（5）会计工作组织机构发生变化。会计电算化系统将手工会计系统对数据分散收集、分散处理、重复记录的操作方式，改造成集中收集、统一处理、数据共享的操作方式。

（6）会计人员的知识结构不同。手工会计系统中的会计人员只掌握会计专业知识，而在会计电算化系统中要求会计人员既要掌握会计知识，更要掌握相关的计算机知识。具体来说，会计专业知识包括会计原理、会计核算方法、会计法规等；计算机专业知识包括计算机操作系统、计算机硬件、软件、程序设计语言、数据库管理系统以及计算机网络、计算机安全技术等知识。会计人员必须同时理解和掌握会计理论和方法及计算机基本理论和方法，要在精通会计业务的基础上，掌握计算机的基础知识，了解在电算化会计系统中如何处理会计业务。

（7）内部控制方式不同。手工会计系统对会计凭证的正确性，一般从摘要内容、数量、单价、金额、会计科目等项目来审核；对账户的正确性一般从三套账册的相互核对来验证。此外，还通过账证相符、账账相符、账实相符等内部控制方式来保证数据的正确，堵塞漏洞。在会计电算化系统中，通过严密的输入控制，计算机可自动检测输入数据的正确性，也可自动稽核账表的平衡关系；原来通过签字、盖章等方式实现的控制被严格的权限控制代替；另外也改变了审计人员评价内部控制的程序。

由于账务处理程序和会计工作组织体制的变化，除原始数据的收集、审核、编码由原会计人员进行外，其余的处理工作都由计算机部门负责。原来的内部控制方式部分地被计算机技术所替代，由人工控制转为人机控制，引起了手工会计信息系统各方面的变化，使得系统功能更为加强，系统结构更为合理，系统管理更为完善。

三、会计电算化的特点

会计电算化除具有计算机具备的一般特点，如运算速度快、自动化程度高、计算精确度高、存储量大、适应性强、有“记忆”和逻辑判断能力外、与手工会计相比，它还具有以下明显的特点。

1．及时性与准确性

由于计算机能够长时间大量存储数据，并能以极高的速度和准确性自动地进行运算数据处理，从而打破了手工操作的局限性，可以为经济管理工作提供更为详细、更加及时的信息。

2．集中化与自动化

在会计电算化工作中，除部分数据录入工作由人工录入外，绝大部分工作都由计算机自动按程序运行，特别是在会计信息处理方面，一般都是集中处理，人工干预少，自动化程度高。同时由于计算机中的数据可以实现共享，从而减少了数据的重复记录。

3．规范化与标准化

会计信息处理由计算机自动按程序运行，因此会计电算化从填制会计凭证到数据输入，人工干预少。另外，由于财务会计软件大都是采用了符合财政部颁发的《会计基础工作规范》和《会计软件基本功能规范》的软件，会计账簿、数据输出、编制财务报告等方面更加标准、规范。

4．会计信息存储的电子化与科学化

会计档案是会计的重要历史资料，电算化会计档案从手工下的纸质会计档案转变为磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储，使得保存和备份数据更加容易，也使数据的检索变得更便捷。

四、会计电算化的意义

会计电算化是会计发展史上的一次革命，它不仅是会计发展的需要，而且是经济和科技发展对会计工作提出的要求，更是时代发展的需求。会计电算化已成为一门融合电子计算机科学、信息科学、会计科学等为一体的交叉学科。在经济管理领域中处于应用电子计算机的领先地位，正起着带动经济管理等领域逐步走向现代化，更好地为加强企业的经营管理、提高经济效益服务。具体来讲，实现会计电算化有以下几方面的意义。

1．提高工作效率，减轻会计人员的劳动强度

会计电算化工作的处理是通过各种业务处理程序，指挥计算机进行各种指令操作完成的。例如，原始数据的录入；建立数据文件代替手工操作的账簿；打印各种财务报表；进行日常管理所需的数据查询等。这些原来靠人工进行的大部分计算、抄写等工作均由计算机来完成，而计算机的运算和处理的速度是人工所无法比拟的，因而大大提高了工作效率。

2．提高会计人员素质，促进会计工作规范化

实现会计电算化后，提高了会计数据的及时性和准确性，为整个管理工作奠定了基础。会计是经济管理的重要组成部分，就企业而言，会计信息是企业管理信息的主要组成部分。由于电子计算机不仅能够存储大量的信息，而且可以以极高的速度和准确性进行数据处理，从而打破了手工操作的局限性，为日常管理提供了更为详细、更加及时的信息。另外，实现会计电算化后，必须使用一个比较规范的核算软件，这个软件必须通过财政部门严格评审，其会计数据的录入、处理以及输出必须符合会计制度的规定和有关操作规范，并且在用计算机代替手工记账时，还要经过财政部门严格的审批，使整个会计电算化的过程得到良好的控制，受人工干预较少，这样就能在很大程度上消除手工操作的不规范、不统一，以及出错和传递缓慢等问题。因此，会计电算化可以使会计基础工作得到加强，使会计工作的质量大大提高，从而实现会计基础工作的规范化。

3．促进会计职能的转变

实行会计电算化可以使广大财会人员从繁重的手工核算中解脱出来，减轻劳动强度，使财会人员有更多的时间和精力参与经营管理。但是，会计如果真正发挥管理、预测、决策以及控制功能，不仅需要丰富的内部财务会计信息，而且还需要丰富的外部信息，如世界经济信息、国家经济政策信息、实时金融信息、市场销售信息、物价变动信息以及企业经营信息等。随着计算机网络技术的发展和会计电算化网络系统的建立，实现了世界各地之间数据共享和信息的快速传递，满足部门管理、企业管理、行业管理、跨国企业管理对信息的需要，这将为财务管理人员、会计管理与分析人员、企业高级领导利用企业内部会计信息和外部信息进行管理、分析、预测和决策创造了良好的条件。

4．提高会计信息的质量和传播效率，充分实现资源共享

会计电算化有助于提高数据处理的精度，加快数据处理的速度，扩展数据处理的广度。

采用计算机后，数学方法在财务管理中得到广泛应用。例如，为了更好地认识和掌握经济活动发展变化的规律，帮助企业进行预测和决策，以选定最优化的经营方案，如果运用高次方数学模型和多元方程组求解，靠手工计算，不但难度大而且误差难免，如果采用计算机则可以将误差降到最低。同时，由于计算机能够长期存储大量数据，并以较高的速度和准确度自动进行数据处理，从而打破了手工操作的局限性，可以为财务管理提供更为详尽和更加及时的信息。此外，利用计算机具有高速存储和通过网络调用数据的特点，可以在存储介质上建立比手工登记更为详尽的记录，积累时间更长、范围更广的多时点资料，为管理者提供更加充分的数据，特别是使用了数据库系统，可以集中存储大量经济、技术及其有关的多方面的数据，这就为会计管理部门印证和利用多方面的资源，深入而广泛地进行管理、分析和决策创造了条件。

5．促进会计理论和技术的发展，推进会计管理制度的改革

计算机在会计实务中的应用，不仅仅是核算工具的改革，而且也必然会对会计核算的内容、方法、程序、对象等会计理论和技术产生影响。例如，会计电算化的实施以及会计凭证产生方式的变化使会计凭证概念变更；账簿存储方式和处理方式的变化使账簿的概念与分类变化；内部控制和审计线索的变化而导致程序变更；会计电算化的网络化使会计处理的安全性、风险防范与控制要求更高，这些都必然会推进会计理论的研究发展。

6．推动企业管理现代化

实现会计电算化后，可促进企业管理的现代化。会计电算化系统是整个企业管理信息系统的子系统，会计是经济管理的重要组成部分。一般来说，会计信息占整个企业经济管理信息的2／3以上，且大多是综合性的信息，而会计工作又是整个管理领域中较易实现计算机管理的部分。因此，会计电算化的开展将会有力的促进整个企业管理工作实现现代化。