采购与付款控制案例

采购与付款控制案例

案例资料

某公司材料采购业务内部控制制度可表述如下。

（1）首先由仓库根据库存和生产需要提出材料采购业务申请，填写一份“请购单”。“请购单”交供销科批复。

（2）供销科根据以前制定的采购计划，对“请购单”进行审批。如符合计划，便组织采购；否则请示公司总经理批准。

（3）决定采购的材料，由供销科填写一式二联的“订购单”，其中一联供销科留存；另一联由采购交供销单位。采购员凭“订购单”与供货单位签订供货合同。

（4）供货合同的正本留供销科并与“订购单”核对；供货合同的副本分别转交仓库和财务科，以备核查。

（5）采购来的材料运抵仓库，由仓库保管员验收入库。验收时，将运抵的材料与采购合同副本，供货单位发来的“发运单”相互核对。然后填写一式三份的“验收单”，一联仓库留存，作为登记材料明细账的依据；一联转送供销科；一联转送财务科。

（6）供销科收到“验收单”后，将验收单与采购合同的副本、供货单位发来的发票，其他银行结算凭证相核对，以相符或不符，确定此采购业务的完成情况。

（7）财务科接到验收单后，由主管材料核算的会计，将验收单与采购合同副本，供货单位发来的发票，其他银行结算凭证相核对。以符或不符作为是否支付货款的依据。

（8）应支付款的，由会计开出付款凭证，交出纳员办理付款手续。

（9）出纳员付款后，在进货发票盖“付讫”章。再转交会计记账。

（10）财务科的材料明细账，定期与仓库的材料明细账核对。

要求：针对该公司材料采购业务的内部控制制度进行评审，指出控制的缺点，并提出改进意见。

案例分析

1．控制弱点

（1）仓库只填一张“请购单”，无法核对供销科所订立的材料是否为本公司所需，也不易发现供销科未经公司领导批准前，自行订货现象。

（2）虽然要求材料采购按计划执行，但对此无相应的检查措施，加上对采购业务的批准与执行均由一个部门来负责，因而缺乏必需的控制。

（3）供销科未设立材料明细账，不便于随时掌握材料的收发动态，不便于确定相适当的采购时间。

2．提出改进意见

（1）仓库填制的“请购单”应该为“一式三联”。

（2）采购业务的审批，应由生产计划科负责，供销科只负责材料的采购业务。

（3）“请购单”的处理程序。

①仓库填写“请购单”后，交生产计划科审批。

②生产计划科审批后，一联留存，一联退回仓库备查，一联交供销科办理订货和采购手续。

③仓库将批准的“请购单”内容与原定的采购计划不一致的，由公司领导审查批准。

（4）相应增加一份采购合同副本转给生产计划科，以便与批准的“请购单”相核对。

（5）供销科增加一套材料明细账（可只记数量），以便随时掌握材料的增减变动。