采购及付款循环的稽核

第五节　采购及付款循环的稽核

一、采购及付款循环稽核内容

采购及付款循环稽核内容主要分为三个方面：一是对制度与授权的稽核，二是对内部作业的稽核，三是对特殊项目的稽核。

在制度规程方面稽核，主要是查明单位有无制订合理的供应商关系准则、比价的要求、采购来源的符合度、互惠原则、授权（批准）采购的阶层、职务上禁止行为、订单追踪控制、不合规程序事项处理等。

在采购授权方面稽核，主要是检查授权采购程序是否适当，如谁发请购单，谁审核采购项目、规格及数量，应用何种表单，实际成本价超出预算价如何处理，如何应付采购中变动等。其次要检查在实际采购中程序是否得到遵循，有无偏差，原因何在，责任在谁；检查既定的程序是否恰当；特殊采购是如何核准的。

对内部作业的稽核，主要是指对一般事项和供应商的稽核。对一般事项，主要是检查设备是否充分；内部作业是否按规定进行，有无偏差，原因何在，有何纠正行动；各类内部记录与档案是否充分、完备并妥善保管；整个采购循环（请购—核准—任务分配—采购—催询—收货）是否在适当控制之下进行，采购是否能适时办理；采购表单是否适当，是否做到妥善保管；作业效率如何等。对供应商方面，主要是检查有关供应商资料是否充分，其供应能力如何；对新供应商的开发是否充分有效；如何保持与供应商之间的亲密关系；对供应商的财务能力是否了解或调查；对供应商的定价、发货及货品质量有无调查；如何进行竞价和议价等。

在采购方面关于特殊项目稽核的内容主要是：一切政策与既定程序的准确性，各个步骤时间掌握的合理性，采购处理是否以追求企业最大利益为目的，采购工作是否充分发挥了集体精神，过分紧急订单的内容、次数与原因，零星或分散采购集中的可行性，未授权项目的采购情况，价格预约的必要性，内部记录与相关程序的效率，采购人员能力综合评价等。

二、采购及付款循环稽核工作重点

采购及付款循环稽核工作的重点，主要包括以下八个方面。

（一）采购预算作业稽核重点

采购预算作业稽核包括以下内容：

（1）采购预算的编制是否与销售、生产计划相配合，是否考虑存货政策及采购政策；是否考虑存量管制，如是否考虑安全存量、最低或最高存量、请购点、经济批量等因素，是否按常备与非常备及A、B、C分类编制预算。

（2）实际请购是否与预算相符，有无严格控制，采购是否根据生产用料及库存等情况作灵活调整。

（3）是否检查和分析导致实际采购与预算之间的量差与价差的原因，有无作适当调整。

（二）请购作业稽核重点

请购作业稽核包括以下内容：

（1）各种类别材料、商品是否由负责请购的部门填制“请购单”，按核决权限呈准后，再送采购部门办理。

（2）请购单是否连续编号，空白及作废的请购单是否妥加保存。

（3）请购单内容填列是否详实，是否经过权责主管核签后方作为采购依据。

（4）请购单上所填货品规格、数量等若有变更，有无经有关单位批准同意。

（5）紧急采购是否经常发生，其理由是否正当。

（三）采购作业稽核重点

采购作业稽核包括以下内容：

（1）查明采购人员是否选择最有利节约成本的方式办理采购。

（2）各种采购作业是否按规定期限完成，如有变更，是否按有关规定通知请购部门。

（3）除特殊情况外，同种商品、材料是否在三家以上单位采购。

（4）单位是否建立供应商档案，其资料是否齐全和不断更新。

（5）检查个案采购工作，如询价单、报价单、订购单是否齐全，是否前后一致，是否按规定程序办理。

（6）订购单或合同中，货品名称、规格、单位、数量、单价、总价、交货期限、交货地点、包装、运输方法、运费、付款方法、验收、保险等是否完备，内容是否合法。

（7）有无完整的市场调查资料，每次询价有无记录。

（8）办理比价、议价、招标是否符合单价规定等。

（四）验收作业稽核重点

验收作业稽核包括以下内容：

（1）采购单位是否会同使用单位、验收单位及有关部门共同验收。

（2）有关技术部分是否指派有专门技术人员负责验收。

（3）短交是否以补足为原则，超交是否以退回为原则。

（4）检验不符标准但尚可使用，是否予以扣款，无法使用者是否退回。

（5）分批收取者有无收足，如遇补缺、瑕疵破损有无立即处理。

（6）仓库门卫是否记录进货事项。

（7）检验人员是否依据进货发票上的品名、货号、数量、单价逐一点检，并将实收情况登录入库单。

（8）检验人员验收时，遇有商品不符、标签不合的情况，是否做适当处理。

（9）对于送货退出事项，是否按规定开立退货单，交检验人员或门卫，检视其品名、数量是否一致。

（五）不履行合约或罚款作业稽核重点

不履行合约或罚款作业稽核包括以下内容：

（1）查明延期交货者是否按合同规定罚款。

（2）所交货品的质量与规格与合同不符，如因急需已验收使用，但事前有无经主管认可，是否进行了扣款或减价处理。

（3）如因检验不合退回更换，或因故申请延期交货，有否事先报请有关主管同意，并确定逾期罚款和其他处理办法。

（4）因厂商违约另行采购，而超出原采购损失部分，其差额应由原订合同厂商负担，如未付款者是否办理扣款。

（5）供应商发生违约或索赔事件，是否登入厂商资料卡以免此类事件重复发生。

（6）对逾期已久未交货的合同是否逐项查核。

（7）违约扣款是否列账，或有无变价相抵消其他科目。

（六）仓储管理作业稽核重点

仓储管理作业稽核包括以下内容：

（1）商品、原物料的储存是否依类别分存各库，各库是否分别设仓，各仓是否分别设架并分格编号，编号是否清晰，是否有规律，是否有利于便捷收货或发货。

（2）库房安全措施是否完善，如承载量是否合适，有无加锁，消防设施是否足够，温度、湿度有否调节，易燃、易爆物料是否隔离保管，有无安全警示标语，有无办妥足够保险等。

（3）厂商交运商品时，是否核对送货单、发票、装箱单等单据并与请购单内容核对后办理收货手续。

（4）交货数量超过或未达购量部分是否作妥当处理。

（5）厂商送货是否即时进行质量检验并办理验收单。

（6）所有领料是否均根据正式核准的领料单办理。

（7）领料异常时有否查明原因，对于已领料未办手续者或已办手续未领料者有无追踪控制。

（七）付款作业稽核重点

付款作业稽核包括以下内容：

（1）会计部门是否按规定审查采购付款的所有凭证。

（2）国内采购是否于办妥验收手续后，检齐有关凭证送会计部门审核，编制传票付款。

（3）国外采购是否根据报关资料办理结汇手续。

（4）交期延误或质量不符的采购，是否按合同规定执行扣款或罚款。

（5）出纳付款是否根据会计部门填制的传票签发支票，签发支票是否划线，并在发票人签章处加盖“禁止背书转让”戳记。

（6）预付购料款部分，应核对传票与原始凭证、请购单、合同书、进口报单等是否相符。

（7）有关银行结汇、海关报关、支付保险公司、运输单位等预付款项，与规定是否相符，支付标准是否适当，计费方式是否合理；对于无支付标准的各种报关费用，是否依权责先报准支付。

（8）预付费用入账、转销、收回及调整时所应付的原始凭证是否经核准，内容是否正常，挂账较久或转销金额与原列金额不符留存尾数尚未冲销者，应查明原因。

（9）依据应付账款明细表核对明细账、总账是否相符。

（10）依据应付账款明细表观察本期冲销情形，如有久欠未还或性质不明者，应查明原因。

（11）调阅原始文件、合同、凭证，查证应付账款余额是否正确，必要时发函向卖方查证积欠金额。

（12）查阅有否收料后经检验合格、已发领用单位使用而仍未列账及付款等情形，如有，应查明原因。

（八）投保作业稽核重点

投保作业稽核包括以下内容：

（1）投保范围、投保申请、续保、灾害索赔等，有无依规定办理。

（2）进口物品的投保是否依规定办理，保费是否正确计算。

（3）除事先呈准免保项目外，商品、原材料、在产品、产成品等是否依公司规定办理投保，投保手续是否完备，金额是否足够，保费计算是否正确。