采购与付款控制概述

第一节　采购与付款控制概述

采购是企业支付货币取得财产物资或劳务的过程，是企业生产经营管理中的一个重要环节，也是一个薄弱环节。采购活动往往形成债务，伴随着经济利益的流出，即付款业务。采购与付款是不可分离的业务过程。采购与付款控制就是为规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，保证企业采购在满足生产和销售的前提下，最大限度地降低采购成本而采取的一系列措施。

一、采购与付款内部控制的目标

采购业务控制应围绕采购申请、合同签订、验收入库以及货款结算环节进行。其具体控制目标如下：

1．采购业务要与生产销售相一致

采购环节控制应使采购材料的一切活动，包括订货要求的提出和审批、供应商报价、材料和商品验收等，严格按照生产和销售的要求进行。防止不恰当的采购和销售要求以及为了个人目的，以牺牲企业利益购入与生产和销售要求不符的原料和商品等行为的发生。

2．支付款项后获得相应的物资和劳务

购买环节款项的支付应以获得相应的物资和劳务为条件，内部控制制度的建立和实施应保证一切购买活动在这一条件下进行。防止错计和篡改实物或劳务的数量和金额，保证账面记录数字与实际获得的物资一致。

3．保证会计资料的合法性、真实性和完整性

采购业务必须按照国家有关法律法规进行，根据企业具体规定在授权范围内开展，未经批准或授权不得进行采购活动。财会部门应按企业内部管理制度和会计制度的规定处理采购业务，正确编制会计凭证，及时记录会计账簿，全面、完整地反映采购业务来源、单价、金额及费用等发生情况，合理提示企业应享有的折扣和折让，保证采购业务及时、准确地被记录，并对采购业务的合法性与合理性进行有效监督。

4．保证货款按期支付，维护企业信誉

能否及时支付采购资金直接关系到企业对外的信誉，企业应合理调度资金，保证足额偿还债务。制定严格的资金计划或预算，合理布置、安排付款业务流程，保证支付环节畅通，防范支付风险。应配合供应商的对账或查询工作，保证付款业务的效率和质量。

5．力求节约成本，提高资金使用效率

进行采购业务控制除满足生产和销售的需求外，还应加强采购成本控制，包括确定采购单价、选择供应商和采用对企业最有利的付款方式等。如果对方提供现金折扣，企业还必须合理地分析是否享受折扣。另外，加强各种物资最低储备限额的确定，有利于减少企业存货资金的占用，加快资金周转速度，提高资金使用效率。

6．保证采购业务合法有效

所有材料采购业务的发生都必须经过适当的授权和批准，未经授权或批准不得进行采购。采购计划和临时性采购必须经过企业有关主管人员批准后才能执行。采购人员必须在授权范围内签订采购合同，不得越权采购，所有采购业务都必须符合国家有关规定和计划要求，不得套购紧俏物资。

二、采购与付款控制的重点

企业采购业务应当重点关注下列风险，并采取相应的控制措施：

（1）采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企业生产停滞或资源浪费。

（2）供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。

（3）采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。

三、职责分工与授权批准

（一）不相容岗位的设置

企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括：

（1）请购与审批；

（2）询价与确定供应商；

（3）采购合同的订立与审核；

（4）采购、验收与相关会计记录；

（5）付款的申请、审批与执行。

（二）不相容岗位相互分离的要求

（1）企业商品采购应由生产、销售、仓库及其他职能部门根据需求提出，并经分管采购工作的负责人进行审批，由采购部门组织采购。

（2）企业应由采购部门和使用部门共同参与询价程序并确定供应商，而不能由付款审批人和付款执行人单独完成询价与确定供应商工作。

（3）企业由采购部门下订单或起草购货合同并经授权部门或人员审核、审批或适当审计。

（4）企业采购人员不能同时担任货物的验收工作，验收工作应由专职人员或质检人员进行。

（5）企业采购、储存保管与会计记录工作分离，以减少误记商品数量金额的可能。

（6）企业付款的审核人与付款的执行人职务应当分离。

（7）企业记录应付账款的会计人员不能同时担任付款职务（出纳职务），例如支票的签字和应付账款的记账应相互独立。

（8）企业不能将采购与付款业务的全过程交给同一部门或一个人办理。

企业可以根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害企业利益的风险。

企业应当建立采购与付款业务的授权制度和审核批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权。经办人应当在职责范围内按照制度规定办理采购与付款业务。企业对于重要的采购与付款业务，应当组织专家进行可行性论证，由企业领导集体决策审批，防止出现重大决策失误。严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。

有资源整合条件的企业或企业集团，业务采购权应当尽量集中，实施集中或相对集中采购，或采取集中招标形式，以提高采购效率，堵塞管理漏洞，降低成本和费用。

企业应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录，填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单或采购合同、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。