销售与收款循环的主要业务活动

第一节　销售与收款循环的主要业务活动

对一个企业而言，销售与收款循环的交易种类包括：(1)赊销交易；(2)现金收入交易，包括现销和应收账款收回；(3)销售调整交易，包括销售折扣、退回和折让；(4)坏账准备的提取和冲销。这些交易主要包括以下十个环节。

一、接受顾客订单

销售单是在批准顾客订单之后编制的，是证明管理当局有关销售交易的“存在或发生”认定的凭据之一，也是此笔销售的交易轨迹的起点。销售管理部门在决定是否同意接受某顾客的订单时，应追查该顾客是否被列入管理当局批准销售的顾客名单上。

二、批准赊销信用

对于赊销业务，信用管理部门应根据管理当局的赊销政策，以及对每个顾客的已授权的信用额度和至今尚欠的账款余额来决定是否批准赊销。这一程序与应收账款净额的“估价或分摊”认定有关。

三、按销售单供货

商品仓库只有在收到经过批准的销售单时才能供货，在未经授权的情况下不能擅自发货。

四、按销售单装运货物

将按经批准的销售单供货与销售单装运货物职责相分离，有助于避免装运职员在未经授权的情况下装运产品。装运凭证是指一式多联的、连续编号的提货单，通常由装运部门保管。装运凭证提供了商品确实已装运的证据，因此，它是证实销货交易“存在或发生”认定的另一种形式的凭据。而定期检查以确定在编制的每张装运凭证后均已附有相应的销售发票，则有助于保证销货交易“完整性”认定的正确性。

五、向顾客开具账单

开具账单包括编制和向顾客寄送事先连续编号的销售发票。向顾客开具账单时必须做到：

(1)开具账单部门职员在编制每张销售发票之前，应独立检查是否存在装运凭证和相应的经批准的销售单。

(2)应依据已授权批准的商品价目表编制销售发票。

(3)独立检查销售发票计价和计算的正确性。

(4)将装运凭证上的商品总数与相对应的销售发票上的商品总数进行比较。

六、记录销售

在手工会计系统中，记录销售的工作过程包括区分赊销、现销，按销售发票编制转账记账凭证或现金、银行存款凭证，再据以登记销售明细账和应收账款明细账或现金、银行存款日记账。

记录销售应该做到：

(1)只依据附有有效装运凭证和销售单的销售发票记录销售，这些装运凭证和销售单应能证明销货交易的发生及其发生的日期；

(2)控制所有事先连续编号的销售发票；

(3)独立检查已处理销售发票上的销售金额同会计记录金额的一致性；

(4)记录销售的职责应与前面说明的处理销货交易的其他功能相分离；

(5)对记录过程中所涉及的有关记录的接触予以限制，以减少未经授权批准的记录的发生；

(6)定期独立检查应收账款的明细账与总账的一致性；

(7)定期向顾客寄送对账单，并要求顾客将任何例外情况直接向指定的未涉及执行或记录销货交易循环的会计主管报告。

七、办理和记录现金、银行存款收入

这项功能涉及的是有关货款收回，现金、银行存款的记录以及应收账款减少的活动。处理货币资金收入时最重要的是要保证全部货币资金都必须如数、及时地记入现金、银行存款日记账或应收账款明细账，并如数、及时地将现金存入银行。在这方面，汇款通知单起着很重要的作用。

八、办理和记录销货退回、销货折扣与折让

顾客如果对商品不满意，销货企业一般都会同意接受退货，或给予一定的销货折让；顾客如果提前支付货款，销货企业则可能会给予一定的销货折扣。发生此类事项时，必须经授权批准，并应确保与办理此事有关的部门和职员各司其职，分别控制实物流和会计处理。在这方面，严格使用贷项通知单无疑会起到关键的作用。

九、注销坏账

不管赊销部门的工作如何主动，顾客因宣告破产、死亡等原因而不支付货款的事仍时有发生。销货企业若认为某项货款再也无法收回，就必须注销这笔贷款。对这些坏账，正确的处理方法应该是获取货款无法收回的确凿证据，经适当审批后及时作会计调整。

十、提取坏账准备

坏账准备提取的数额必须能够抵补企业以后无法收回的销货货款。