购货与付款循环的主要业务活动

第一节　购货与付款循环的主要业务活动

购货与付款循环由企业从外部采购原材料、商品或固定资产(或接受劳务)和支付款项等活动组成。该循环有两种主要业务类型：(1)采购业务；(2)现金支出业务。该循环不包括购买或者出售其他公司的证券以及自己公司的证券等交易。

一、采购业务中的主要活动

企业通常采取以下六项程序来处理采购业务，并尽可能地将这些程序指派给不同的部门或人员来完成，使每个员工或部门都可以独立检查其他员工或部门工作的正确性。

(一)请购商品和劳务

对需要购买的已列入存货清单的项目由仓库负责填写请购单，但对所需要购买的未列入存货清单的项目，通常由使用部门编制请购单。请购单由手工或计算机编制，因为请购单可由任何部门开出，故它们很少事先编号，但为了加强控制，每张请购单必须经过对这类支出承担预算责任的主管人员签字批准后交采购部门。

为提高工作效率，大多数企业均对正常经营所需物资的购买做一般授权，如仓库现有库存达到再订购点时就可以直接提出采购申请，其他部门也可为正常的维修工作和类似工作直接申请采购有关物品。但涉及资本支出和租赁合同的采购，或者超过一般授权控制金额的采购，通常需要获得特别授权，只允许指定人员提出请购。

(二)编制订购单

采购部门在收到请购单后，只能对经过批准的请购单发出订购单。对每张订购单，采购部门应确定最佳的供应来源。对一些主要项目，应采取竞价方式来确定供应商，以保证及时获得成本较低、质量较好的货物。

订购单应正确填写所需要的商品和劳务、数量、价格、厂商名称和地址，并应预先编号和经过被授权的采购人员签名。其正联送交供应商，副联则送至企业内部的验收部门、应付凭单部门和开出请购单的部门。为促使验收人员仔细验收商品，最好将交送验收部门的订购单副联中的采购数量涂掉。随后，应独立检查订购单的处理，以确定商品和劳务实际收到数量和入账的正确性。这项检查与采购交易的“完整性”认定有关。

(三)验收商品

有效的订购单代表一个公司已授权验收部门接受供应商发来的商品。验收部门职员应首先核对所收到商品的名称、规格、数量、到货时间等方面是否与订购单上的要求相符，然后再盘点商品并检查商品有无损坏。验收人员应对已收货的每张订购单编制一式多联有预先编号的验收单。

验收人员将货品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收，以确立他们对所采购的资产应负的保管责任。验收人员还应将其中的一联验收单送交应付凭单部门和采购部门。

采购部门在接到验收单后，如发现货物的数量或质量不符合订购单的要求，要及时通知供应商。对于数量的短缺，一般要求供应商补足；对于质量问题，一般要决定是退货还是要求折让。如果退货，采购部门应编制“退货通知单”授权运输部门将货物退回，同时将“退货通知单”的副本寄交供应商，运输部门在货物退回后，应通知采购部门和会计部门。采购部门在货物退回后，应编制借项凭单，经主管人员审查后，转交会计部门，用以调整应付账款。如果要求供应商折让，采购部门也应在折让金额确定后，编制借项凭单，通知会计部门调整应付账款。由于退货和折让业务大多是非常规的，因此，应设置专人定期审查有关退货和折让的业务记录及相关凭证，确保退货和折让的合理性、真实性。

(四)储存已验收的商品存货

由独立的部门(如仓库)负责接收验收的货物，并承担保管责任。将已验收商品的保管与采购的其他职责相分离，可减少越权采购和盗用商品的风险。货物入库前，仓储部门应先行点验，然后在验收单的副联上签收。签收后，仓储部门应将实际入库货物的数量通知会计部门。仓储部门应为每一种存货填制标签，并根据存货的品质特征分类存放在设有相应安全措施的场所，如存放在加锁的仓储区。这些控制与存货的“存在或发生”认定有关。

(五)编制付款凭单

记录采购交易之前，应付凭单部门应编制付款凭单。这项程序的控制包括：

(1)确定供应商发票的内容同相关的验收单和订购单的一致性；

(2)确定供应商发票计算的正确性；

(3)编制有预先编号的付款凭单，并附上支持性凭证(订购单、验收单和供应商发票)；

(4)独立检查付款凭单计算的正确性；

(5)在付款凭单上填入应借记的资产和费用的账户名称或代号；

(6)由被授权人员在付款凭单上签字，以示批准照此付款凭单的要求付款。

值得注意的是，为采购交易编制凭单所要求具有的支持性凭证的种类，会随交易对象的不同而不同。如在为某些种类的劳务或租赁资产编制凭单时，还需要具有其他种类的支持性凭证(如合同副本等)。而在其他情况下，如每月支付的水电费，只要有账单和供应商发票就可以编制付款凭单，而不需要每月的订购单和验收单。

所有未付凭单的副联应保存在未付凭单部门的未付凭单档案中，以待日后付款。经适当批准和有预先编号的凭单为记录采购交易提供了依据。因此，这项程序的控制与“存在或发生”认定、“完整性”认定以及“估价或分摊”认定有关。

(六)确认与记录负债

在手工会计处理系统下，已批准的未付款凭单，应连同每日汇总表一起送交会计部门，以编制有关记账凭证和登记有关账簿。会计主管应独立检查会计人员记录的凭单总数与应付凭单部门送来的每日凭单汇总表所列数是否一致。

在手工会计处理系统下，会计主管应做好以下三项工作：

(1)监督为采购交易编制的记账凭证中账户分类的适当性；

(2)通过定期核对编制记账凭证的日期同凭单副联的日期，以监督入账的及时性；

(3)定期独立检查应付账款总账余额与应付凭单部门未付款凭单档案里的凭单总和是否一致。

二、现金支出业务中的主要活动

现金支出业务中的主要活动包括偿付负债和记录现金支出业务，并尽可能由不同的人或部门分别执行。

(一)偿付负债

企业通常由应付凭单部门负责确定在未付凭单到期日的偿付负债，并根据具体情况采用合适的结算方式，如支票结算等。在手工会计处理系统下，填写支票有两种方式：(1)应付凭单部门将到期的凭单送交财务部门，再由财务部门填写支票；(2)由应付凭单部门根据到期凭单填写支票，再连同凭单一起送交财务部门签字。

编制和签署支票的有关控制包括：

(1)独立检查已签发支票的总额(通常报告在支票汇总表里)与所处理的那批付款凭单总额的一致性；

(2)应由被授权的财务部门人员负责签署支票；

(3)被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已适当批准的未付款凭单，还应确定支票收款人姓名和金额与凭单内容的一致性；

(4)支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上加盖印戳或打洞将其注销，并连同支票的副本归入已付款凭单档案，以免重复付款；

(5)支票签署人应控制支票的邮寄；

(6)不应签发无记名支票甚至空白支票；

(7)应使用预先连续编号的支票，保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性；

(8)应确保只有被授权的人员才能接近空白支票和签字板。

上述控制与现金支出交易的“存在或发生”认定、“完整性”认定以及“估价或分摊”认定有关。

(二)记录现金支出

在手工会计处理系统下，会计人员应根据已签发的支票编制付款记账凭证，并据以登记银行存款日记账及其他相关账簿。

记录现金支出的有关控制包括：

(1)会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的一致性，并与财务部门送来的支票汇总表记录核对相符；

(2)通过定期比较银行存款日记账的日期与支票副本的日期，独立检查入账的及时性；

(3)独立编制“银行存款余额调节表”。