应用文格式及范文ppt

为了写好应用文，就需要了解并掌握应用文的特点。这有利于按照应用文的特点来把握文章的写作目的和内容的表述；有利于把握撰写应用文的思维方式、文种的特定格式，从而有利于提高文章的撰写水平。下面先讲解应用文的共同特点，各类应用文的具体特点，将在讲解具体文种时介绍。

1．直接的功用性

直接的功用性是说应用文的实用性。所有的文章都是现实的反映，一切写作活动都是为现实服务的。从这个意义上来说，所有的文章都具有功用性。但是，应用文具有更强烈、更鲜明、更直接的功用性。

文学作品，如小说、散文、诗歌等，是以塑造艺术形象、反映社会生活为目的的，它不直接以办理事务为目的。应用文则不同，它的主要任务是办理事务、解决工作中的实际问题。例如，经济活动中要写经济活动分析、经济合同，法律活动中要写起诉状、答辩状，礼仪活动中要写请柬、贺信、贺电，开会要写通知，某级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项要写议案，等等；或者换一种说法，写一篇请示是为了向上级请求批准办理某一事项，写一篇财务报告其目的是向上级报告财务状况，写一篇民事诉状是为了解决所发生的纠纷，写一篇广告是为了向公众宣传某种商品或服务，等等。总之，为了办某件事，解决某个问题，交流某种经验，沟通某一情感，达成某项协议，都必须选择适合表达的具体文种，讲求实效。可以说，每种应用文体都体现出了很强的实用价值。

直接的功用性是应用文的主要特点。了解这一特点，就要求在撰写应用文时，应当首先明确具体的写作目的，思考如何撰写才能达到这一目的。

2．内容的真实性

应用文的真实性不同于文学作品的真实性。文学作品的真实性，要求的是艺术真实，即文学作品中的人物和事件能反映社会生活的某些本质方面或发展趋向，因而不要求写真人真事，可以大胆进行艺术虚构。应用文则不同，它必须排斥虚构与杜撰，要求作者严格按照客观事物的本来面目进行写作，所依据的材料必须真实、准确，内容实事求是，绝对不允许凭空想象。真实性是应用文写作的生命之所在。只有真实地向社会各方面传递各种信息，上情下达，下情上报，它的文体价值才会有效地实现，否则就会因失真给社会带来不利的影响甚至造成危害。

内容的真实性还表现在应用文的表述上。从语言来看，主要要求表述准确、不产生歧义，简明精练，具有平实的特点；比喻、比拟、借代、夸张、衬托等修辞方式的使用受到了一定的限制。即使可以运用文学手法的广告，也不能对商品和服务的内容作不切实际的夸张和渲染。

3．思维的逻辑性

应用文写作在思维方法上更侧重逻辑思维，虽然应用文在撰写过程中也有运用形象思维的时候，但多数文体是以具体的事件（或问题）为中心的，需要把观点阐述清楚，把前因后果、现象和本质分析清楚，所采用的是逻辑思维的方式。例如，写请示，要写清请求事项和请求批准的原因；写总结，应该在陈述具体成绩和存在问题的基础上，分析说明成绩取得和问题存在的原因；经济论文的结论，来自于对材料的分析和对问题的推断，等等。

思维的逻辑性，指在撰写应用文时，要讲究逻辑。体现在文章的结构上，要条理清楚，段落之间具有明显的逻辑关系；陈述的事项界限清晰，不交叉；内容前后讲究因果，材料能够证明观点。

4．格式的稳定性

通常所说文章的格式包含两方面的意思，一是文章的结构形式，二是文面形式。文章的结构形式，例如，写计划，一般先写目的，然后再写工作安排；写消息，一般习惯于“倒金字塔”形式，即把最重要的内容写在前面；写调查报告，一般先介绍调查的目的、调查的对象、调查的时间和地点、调查的方式，然后再就调查的问题分项说明。从文面形式来说，包括标题形式、有无指定说明等。例如，国家行政机关公文在文面上，要求有秘密等级、发文机关标识及发文字号等指定说明，对文种的使用有严格的规定。

格式是在长期写作实践中形成的，如果逐渐为大家所接受，约定俗成，就称为惯用格式；如果格式被法定固化，就称为规范格式。一般的应用文多数有惯用格式，其中，国家行政机关公文具有规范格式。应用文的格式具有使用的稳定性，所以要求写作时应根据应用文的具体类型，遵守各自的惯用格式或法定规范格式。（由于应用文的格式或是惯用格式或是规范格式，比较固定，有上述特点，所以有学者认为应用文具有“规范性”的特点。）

5．对象的针对性

应用文写作有着明确的实用目的性，它是为处理和解决社会生活中的实际问题而进行的。因此，它有着明确的特定接受对象，有强烈的针对色彩。从文种选择、格式安排到语词运用，都要针对写作目的与读者对象而有所选择与取舍。

6．作用的时效性

时效性包括应用文的时代性、及时性、作用时间的有限性三层含义。所谓时代性，是指它要与现实紧密结合，紧跟时代，适应时代的变化与需求；所谓及时性，是说它要求在一定时限内完成写作任务，延期则会影响作用的发挥，甚至贻误工作；所谓作用时间的有限性，是指它只在一定时期内产生直接作用，写作目的实现了，其直接效用就会随之消失，文本就变成档案材料了。

7．性质的工具性

应用文本身不是人们追求的目标，仅仅是能动地实现特定目标所采取的手段。它以语言文字为中介，传递各种信息，在社会政治、经济、文化、科技乃至日常生活等各个方面发挥着工具的作用。