语言的分寸感

三、语言的分寸感

秘书写作的语言，要求适度、得体、恰如其分，既要符合事实情理，又要符合语法规范、语法逻辑。这一要求，受秘书写作的语体特征制约，也与秘书写作的实用目的和直接显露主旨的特点密切相关。

秘书写作讲究实效，该严格禁止的就不能有所姑息或有意睁一只眼闭一只眼，该明确具体的就不能含混或者有意模糊，该有所批评的就不能全盘肯定，该详细的就不能一味简略，该一笔带过的就不能大书特书，该严肃果断时就不能委婉平缓，该友好协商的就不能主观武断和简单命令……总之，事情的是非成败、轻重缓急、利弊得失以及事物的时限、范围、数量、程度、主次等，均应恰如其分、恰到好处地予以反映和表现，“言不逮意”或不切实际、夸大其词、隔靴搔痒、文过饰非、虚情假意、卖弄做作都是无法达成秘书写作的实用目的的，是不可能有预期实效甚至可能适得其反的。举个极端的例子，假如某人逝世了，你起草一篇悼词文稿，提及逝者的过失和错误、大谈普通人物的非凡业绩和杰出贡献、滥用“永垂不朽”、“千古长存”等惯用语，都无法达到悼念逝者并慰藉其亲人的目的。至于起草公文，提出措施和要求，空泛的条文、过高的不切实际的要求、不得力的措施，都会影响到公文效用，使之成“一纸空文”。

上述种种，并不仅仅只是语言的分寸感问题，还涉及主旨、材料、表达等多方面。但不管怎么说，秘书写作要做到“适度、得体、恰到好处”，是必须依赖并通过语言，表达和反映出来的。语言的适度、得体、恰到好处，是文辞简明、表义准确贴切、文风平实、行文庄重的前提。

语言的分寸感(适度、得体、恰到好处)，是要求根据目的对象、内容和文体的需要，恰当地运用语言，以达到“为用而作”的实用目的。这里，既包括遣词造句要准确贴切，也包括表述方式得体、表义准确贴切，还包括语气要得体。秘书写作中，概念是否准确、判断是否正确、分析是否中肯、推理是否严密、表义是否贴切、说理是否透彻、叙述是否清晰等，都与语言的分寸感密切相关。语言失了分寸，或过之，或不及，均达不到预期的效果、目的。比如，写决定、决议，语气严肃果断，写请示、报告，语气谦恭委婉;写函，语气平缓温和。这些都有一个“语气得体”的问题，即适应文体、对象、内容和目的的需要。决定、决议是下行指挥性公文，内容都涉及重大问题和重大事项，是上级机关的议决、决断意见，要求下级机关严格遵照贯彻执行，如果写得平缓、委婉、有可商量的余地，决定、决议的指挥功能是无法实现的。请示、报告是上行报请性公文，是下级向上级请求指示、批准以及向上级汇报工作、反映情况、答复上级机关询问等，期望得到上级指示、批准或引起上级机关的足够重视、便于上级机关及时了解情况作出决策，如果以指挥、命令的口吻行文，显然有失体统，一味求委婉、恭敬以至于奉承、媚上同样是不得体的。

语言的分寸感，并不是虚幻和玄妙的，只要真正做到合意(目的)、合体(文体)、合理(内容)，并适合不同的受文对象，达到运用和表述的“适度、得体、恰如其分(或恰到好处)”并不是难事。但如果以为这是一个很简单的问题，显然也是自欺欺人。同其他写作活动一样，秘书写作中的语言问题也是一个关键问题，秘书人员尤其是从事文书撰写者，必须在这方面下一番苦功，认真钻研并熟练地掌握“语言”这一表情达意的工具，否则是无法写出高水平、高质量的各种文书的。